みんな苦手？？タイムマネジメントの３ポイント

最近は仕事もプライベートも忙しく、タイムマネジメントができていない、という自戒の念も込めて、改めてそのポイントについて整理したいと思います。仕事に限らず、日々の様々な活動に追われている方のご参考になれば幸いです。

＜タスクの分類と優先順位の設定＞
最も有名なのはフランクリン・コヴィーの『７つの習慣』で紹介されている、【重要×緊急マトリクス】での整理ですね。これは私が前職の時は多用させていただいていました。
ほとんどの方は「①緊急かつ重要」なものから取り掛かるというのは同じです。では２番目は？？ 多くの場合「緊急度」の軸の方が「重要度」よりも優先される傾向が多いように思います。そのため、「②緊急だがそれほど重要ではないもの」が「③緊急ではないが重要なもの」よりも優先されてしまうパターンが多いです。
しかし、☝を続けると、いずれは③の領域のものが①に変化していくため、常に時間に追われている状態に陥ります。②の領域の仕事は徹底的な効率化を図るか、誰かに任せるかして、『かける時間を減らす』か『量を少なくする』必要があります。これが後程説明する【仕組み化】の部分です。
一方で、③の領域は壮大なテーマとなっていることが多く、どこから取り掛かったら良いのか、イメージがつかないことがあります。そこで行うべきは、大きなテーマを「自分が手を動かせるイメージができる」くらいまで、バラバラに【分解】していくことです。

※なぜ「緊急度＞重要度」となりやすいのか？
緊急度が優先されやすい理由は「軸がわかりやすいから」です。緊急度はあと何日、あと何時間といったように、時間軸で簡単かつ明確にイメージすることができます。一方、重要度と言うのは人によって解釈がまちまちで曖昧です。ここに何らかの評価軸を持ちこまなければいけません。例えば私は、【お客さままで影響するのか社内だけの影響か】【作業の依頼者は誰か】【売り上げに直結するか否か】などを重要度の軸として置いて分類をしたりしていました。

＜仕組み化：徹底した効率化と権限委譲＞
②の「緊急だけど重要ではない」領域については、徹底した効率化と権限委譲を行うのがポイントです。いずれも共通して「フロー（流れ）」を明確化することが重要になります。
まず徹底した効率化ですが、有効な方法としては「フレームワーク化」してしまう、というものがあります。何度も発生するようなルーチンワークであれば、フォーマットやツールを一度作っておけば最初の手間だけで、後は相当時間が短縮されます。良くあるのは、そのフォーマットやツールを作る時間が捻出できずに、ずるずると手間のかかるやり方を続けてしまうこと。
私は前職の先輩に『多少無理してでも最初に仕組みをつくるようにしろ』ということを良く言われました。最初の段階でその仕事や活動のフローをまとめておくことは、全体像の理解にもつながるので、ぜひ早めにやってみるようにしてください。
そして、もう一方の権限委譲においても、フローの理解がポイントになります。誰かにタスクをお願いする時は、目的や全体像、お願いする範囲とルールを説明することが重要です。そして、これらを説明するためには、そのタスクに関する一連のフローや位置付けをしっかりと把握しておくことが必要です。これが出来ていれば、どこまでは肝となる部分でどこからは任せても良い部分かがわかるようになり、いわゆる無茶ぶりにならずに余裕を持ったお願いができるようになります。

＜分解：モジュール化＞
仕組み化によって使える時間が増えたとしても、③の「重要だけど緊急ではない」領域に踏み込むにはまだ足りません。時間に追われているわけではないので、どうしても後回しにして「そろそろやらなきゃなぁ」というフワっとした状態で放置しがちです。
これを前に進めるためには「これならできそうだから始めてみるか！」という気持ちにならなくてはいけません。そのために使えるのが【モジュール化】の概念です。
モジュール化とは、一つの大きな課題・テーマを、自身がコントロールできるレベルの大きさまで分解することです。例えば「イベントの企画」という大きなテーマがあった時に、「キックオフミーティングの開催」「コンテンツの洗出し」「日時の決定」「費用の見積もり」「会場の候補探し」「参加者への声掛け分担の決定」などに分解するイメージです。このように大きく抽象的なテーマを、小さく具体的なものにしていくことで、実際に行動するイメージがわきやすくなります。
ポイントは以下の２つ。
①『１５分以内にできる』レベルまで細かく分解すること
☞１５分以上かかるような粒度だと、途中で手が止まったり、まとまった時間を取ることが難しくなります。
②そのテーマ・課題が発生した『最初の５分』でモジュール化すること
☞「あとでモジュール化しよう」と思っていると、他のことが舞い込んで来たりして、いつまでもモジュール化できない、ということが起こり得ます。

いろいろと振り返ってみると、私の場合は「あとでモジュール化しよう」のパターンと、「めんどくさいから自分でやっちゃえ！」が原因のようです…
反省を踏まえて、効率的な時間の使い方をしていこうと思います！！！