会議をハックする「たたき台」を作るために必要なこと

はじめに

リモート会議が増えて日々疲れてませんか？着地が見えない会議もありますよね？円滑に会議を進めてものごとを前に進めるために必要なことの1つにたたき台があると思っています。

そもそもたたき台とは

一般的には、「試案。検討のもととなるもの。」です。（weblio参照）
個人的には、実は結構クリエイティブな作業でたたき台を作るのは楽しい仕事の1つだと思っています。まさに企画職の0→1の本当の種みたいな仕事なのかなと思ってます。

たたき台があることで生じるメリット

1.議論ポイントの整理

たたき台を軸に議論が進むので論点が整理されます。一方で会議の場ではたたき台のエリア外に知見がある人から指摘が入ることがあります。たたき台が必要な会議は議論を深めて前に進めることが目的なので指摘があればあるだけブラッシュアップされる良い会議だと思います。

2.自分の理解度の確認

たたき台の作成過程で自分自身の理解度を確認することができます。たたき台が作れないのであれば理解が不足しているので情報収集をしましょう。足りない情報に気付き、情報を集めるために動くことも重要な要素なので、たたき台を作成する過程で理解度が足りないことは何の問題でもないです。

ただ、たたき台を作るためにはそれなりにスキルや気合が必要になると思うのでそれについて以降で書きます。

1.ゴールから逆算して適切なサイズと分類で情報を設計できるスキル

情報設計の粒度や分類に正解はないので関係者全員の目線が合う粒度を調整することが求められます。
目的に対して適切であろうアプローチを設計したたき台を作らなくていはいけないです。ただ、その前段階として必要となるであろうものをMECEに整理し、現状ある情報をあてはめていかなくていはいけないです。
この解像度をいかに上げることができるか、解像度を上げられない場合は各領域のスペシャリストから話を聞くなどして情報を集めて事前の準備が大事です。

2.荒削りでも良いから結論を導き出す根性

具体的に着地させないとものごとは前に進まないです。そのためには、着地させるために必要な情報を収集する必要があります。
もしくはわからないことがわかっててその部分だけ複数の選択肢をもたせたまま未確定のまま着地させられるかです。
結論が出せないのは取り組んでることに対しての主体性と情報がない場合が多いと感じています。主体性に関しては1の自分でなんとかするという心意気と同じです。
情報不足は主体性と関係が強いですが、好奇心も要素の1つかなと思います。関わっているプロジェクトが気になれば情報を集めて自分なりの答えを出したくなるのではないでしょうか。

3.他の参加者の意見にビビらない強いハート

そもそも人はそこまで深く考えてきれていないので、たたき台を見て初めて気付くものも多いはずです。また、たたき台はみんなでものごとを良くするための土台なので指摘は批判ではなく改善のアドバイスだと考えれば良いです。
たたき台があることで、意見を出す切り口が見つかることの方が多いのはないかと思います。
他の人もたたき台用意して来ちゃってかぶる不安。たたき台が複数出ちゃう会議なんて最高じゃないですか？参加者がそのテーマについて全力で考えている証拠だと思うのでかなり早く結論を導き出せるようになると思います。

さいごに

頑張ってたたき台作ろうな。手ぶら会議ほど辛いもんはない。特に会議入れた本人は何か持っていきましょう。

下記note参考にさせてもらいました。