行政書士って知ってます？【師走15日：内容証明郵便の落とし穴いろいろ】

行政書士です。相続や遺言を中心に業務をしています。

さて、先日は、内容証明郵便を出しに行った話をしました【師走13日】。

内容証明郵便の効力は、送付された文書の内容、差出人及び受取人、差し出した日の日付が郵便局により証明されるということです。
そのため、後日、訴訟などにおいて意思表示の日付や内容を立証するための立証方法として用いられます。
つまり、差出人が受取人に対してどんなことを請求したり意思表示したりしてきたのかといった内容を証明してくれるので、裁判の証拠になるわけです。また、内容証明郵便が作成されたということは、差出人が裁判等を視野に入れて動いていると推測することもできます。

そんな内容証明郵便ですが、「どの郵便局でも取り扱っているわけでない」ということが、昨日わかったわけです。

今日は、いつもの郵便局に行きました。もちろん、すぐに受け付けてもらえました。
「２０～３０分ほどお待ちください」

形式が合っているのかを確認するためでしょう。
縦書き、横書きともに、２０字以内、２６行以内が基本です。２枚になるときは、契印が必要です。

しばらくすると
「これでは送れません。封筒と文書の住所と差出人名が一致しないからです。」
私は事務所の封筒を使っていたので、事務所名も載っています。しかし、文書には「行政書士　名前」しか書いてなかったのです。また、住所も省略していました。文字数に制限があるので節約したわけです。
「事務所名を文書に書くか、封筒を変えるかしないと送れませんよ」

しかたなく、出直しです。
時間がかかった挙句、再度やり直し。

事務所に戻って、PCを立ち上げ、文書を修正し、印刷。

郵便局に持っていくと
「修正されましたか。２０～３０分お待ちください」

さっきも３０分。またまた３０分。合計１時間超で待たされて、やっと発送してもらいました。
「１部は相手方に発送します。１部は控えとしてお持ちください。１部は郵便局の保管です。」

（今回のポイント）
内容証明郵便は、字数と行数を厳しくチェックされる。
差出人・受取人の住所・氏名は、文書と封筒で一致させる。
かなり待たされることもある。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。スキやコメント（体験談や感想・質問等）いただけると、１時間超待ったかいがあります。