ビギナーズラック！？デジタル初心者が組織の「ゴール」を見つける…？
みなさま、お疲れ様です！３回目の記事投稿で少し慣れてきました(/・ω・)/
私は総合小売業で地区の商品供給スタッフとして働いています。
スーパー等の店頭に並ぶ商品の販売計画立案や仕入れが主な仕事です。
今回は、私の所属部署における「問題」について書いていきます。
様々な問題について「デジタルを少し仲間にした私に何か解決できないか」
という視点でチームメンバーに質問し、業務改善を目指した内容の記事です。是非、ご覧くださいませ！🙏
私の初投稿の自己紹介記事です。現在の仕事について少し触れていますので、こちらもどうぞよろしくお願い致します。
「問題（困りごと）」を探す🔎
「問題」とは「あるべき姿（理想）」と「現状」とのギャップ
私たちの会社では新入社員研修で、この言葉の意味を頭に叩き込まれます。
本当はこうあるべき、こうした方が良いという理想は持っていても、現状との乖離が大きく、実現の可能性が低く思えてしまうことが誰しもあると思います。私たちの所属部署のチームメンバーは、私も含めデジタルに疎い人が多いです。なので、デジタル関係の問題に着手することを敬遠しがちです。
「泥臭くやる、アナログでいい」こんな言葉が聞こえてくる度に、
自分のスキルの乏しさ（現状）を痛感しつつ、「何か解決する方法は無いか」（理想）を思考しています。これが私自身の「問題」です。
この私自身の「問題」はデジタルの勉強を継続するモチベーションの１つです。「誰かの役に立ちたい…！」そんなデジタル初心者🔰がチームメンバーと話し合い、見つけた部署の問題は以下の通りです。
1.データの「抽出」が面倒くさい！
チームメンバーに質問した中で最も多かった回答が「データ抽出が面倒くさい」でした。私も普段からルーティン作業になっているデータ抽出が面倒くさいと思っていました。問題発見のシーンはこちら。
～実際の会話～
先輩A：「もっと簡単にデータが取れたら良いのにな。データを取るために何回もクリックしてるし、データ取ってる間もパソコンぐるぐるだよ。
ダウンロード中のアレ、ずっとパソコンの前で待ってんだよ。効率悪くね？
何か良い方法無いの？」
私：「本当ですよね…。あ、最近習ったアレ使えるかも。PAD。」
先輩A：「PTA？学校の保護者会かよ(笑)」
私：「違いますよ(笑) Power Automate Desktop（PAD）です。」
みんな：「なんじゃそれ？」
Power Automate Desktop（PAD）は、簡単に言うとパソコンの操作を自動化できるツールのことです。「ブラウザを開き→特定のリンクへ飛び→データを抽出して→保存する」などの一連の操作をフロー（動作の流れ）として登録しておくことで自動で行ってくれます。
先輩方のためにデータを自動で抽出するフローを作成しました。
実際の動きは別の記事にも投稿しています。
2.社用パソコンが無いと「情報」が見れない
今のところ基本的には、会社のパソコン内に保管してあるデータを確認したい時、毎回パソコンの起動をしなければなりません。勤務計画・店舗情報・商品情報などはモバイル端末から閲覧できたら便利なのですが、セキュリティの関係上、VPN接続しないと閲覧できません。
問題発見のシーンはこちら。
～実際の会話～
先輩B：「出先ですぐにパソコンを開けられない時に店舗情報とか商品情報を調べる方法無いの？公共の場で社用のパソコン開くのもセキュリティ上、良くないし、毎回立ち上げるの面倒なんだよね。かと言って紙媒体で持ち歩くのもね。無くしたりしたら、それこそ機密情報の漏洩だよね。」
私：「あ、先輩にはまだお見せできていませんでしたね。LINEBotを使って、簡易秘書ろぼっとくんを作りました。これで調べることができますよ。商品検索は一部、修正中ですが、勤務計画とかも見れますよ。」
先輩B：「なにこれ！？公式LINEみたい！みんなこれ見て！」
私：「あ、これをこうして…。」
みんな：「すげぇ！！」
LINEBotは簡単に言うと、作成したLINEアカウントに様々な設定を行い、
質問に対して、登録した情報を返答を自動で行うツールのことです。
一部のチームメンバーの要望から作成したツールが、他のメンバーも必要としているものでした。もっと早く全員に情報共有しておくべきでした…。
LINEBotの作成記事も投稿していますので、ぜひご覧くださいませ！
3.デジタルツールに精通した人が少ない
今でこそ、自社においてもデジタルに関する研修が当然のように存在しますが、先輩方の若かりし頃にはそんな機会は非常に少なかったとのことです。
そんな先輩方は、様々なデジタルツールが普及される中で、その使用方法が覚えられず、利便性を感じられないこともしばしば…。社内システムに関する問い合わせについては専用窓口やチャットボットがあるので、困った時に即座に解決しますが、業務に関することは知識・経験を頼りに泥臭く、アナログになりがちです。問題発見のシーンはこちら。
～実際の会話～
先輩C：「うちの部署にはデジタル関係に詳しい人が少ないね。何かを作り上げるとまではいかなくても、Excelがパパッとできたり、フォーマット化できたりしないかね？マクロなんて書けないから、同じ関数を何回もコピペしてフォーマット作ってるよ。パソコン作業で分からないことがあったら誰に聞くのが良いんだろう？」
私：「そうですね。ChatGPTやCopilotのようなAIを活用するのはどうですか？漠然とした質問に対しても的確に返答してくれますよ。」
先輩C：「ChatGPTって噂には聞いたことあるけど、使ったことなかったな。ちょっと教えてくれよ。どうやって質問するんだ？」
私：「ここのテキストを入力できるところに、何でも良いので質問してみてください。例えば、Excelでどんなことをしたいとかでも良いですよ。」
先輩C：「ほぉ…。こんな便利なツールがあるのか。凄いな。」
業務でのAIツールの活用は、データ等を引用することは整合性において推奨されないかもしれませんが、パソコンやソフトウェアに関する質問については積極的に活用すべきだと考えます。ただ、会社で誰かに使用方法を習うことはないので、誰かしらデジタルツールに詳しいメンバーが居ることに依存してしまうのが現状です。
ChatGPTの登録方法から質問の仕方まで丁寧に解説されている記事を発見したので、こちらをメンバーにも紹介しました。
ノウハウとアイデアを掛け算する
デジタルの「ノウハウ」と、問題をどのように解決するかの「アイデア」が組み合わさることで実現できることを、これからも追求していきます。デジタルを学んでいる自分が「ノウハウ」を、チームメンバーが「アイデア」を担うことで、一人では思いつかない解決方法が生まれることを今回改めて実感しました。円滑なコミュニケーションとデジタル技術があれば、組織はもっと素敵な環境をつくれると思います。メンバーと話し合った結果、
「そんな環境を実現することが、我々の目指すべき「ゴール」ではないか」と少しカッコつけた着地になりました(笑)
以上です。ありがとうございました！