テレワークとExcelツールを作成する時間の話

コロナ禍の中、テレワークや自宅勤務になっている企業も多いようですが、そのような状況の中で今一度パソコンによる効率化を考えてみた時に、ひとつの答えにたどり着いたのでそのお話をしたいと思います。

テレワークでのパソコンの使い方

従来職場で実際にパソコンを使っている場合、周りからのExcelマクロで効率化するな、とか、みんながやっていないことを何でやっているんだとか、そういう雑音が聞こえてくる中で、画期的な効率化を思いついたとしてもそれを実行に移すためにはものすごくエネルギーを使うことになってしまいますが、テレワークになっているのであれば、このような雑音は基本的には聞こえてこないので、自分なりに誰にも遠慮せずガンガン効率化をやっていける、というメリットもあるかもしれません。
雑音を言ってくるうるさい人に画像共有でデスクトップを完全に管理されているのでは難しいでしょうけど、例えばシンクライアントで仕事している場合は、そのパソコン自体のWindowsの中でシンクライアント環境があって、シンクライアント環境は監視されているけど自分のパソコンのWindowsは監視されないという状況にあるのであれば、自分自身の判断と責任で仕事を勧めるという一点の目的に対して誰にも咎められることなくできるようになったというのは何よりメリットかもしれません。

テレワークでの仕事とは

テレワークで行なっている仕事は、いわば会社からのタスクを引き受け、アウトプットを返すというワークです。
タスクを受けるところとアウトプットするところのみが会社との接点になるのであればその間で何をしようが自己責任ですがどうやっても構わないということになります。
例えば、引き受けたら自動的にアウトプットするものが出来上がるツールを作っておいて、朝にタスクを引き受けたら、そのツールで処理をして、その間は自分のスキルアップの勉強をして、夕方に出来上がったアウトプットを会社に送る、ということもできるのです。
まじめさと誠意とモラルの問題はありますが、 実際にそれで業務が回っているのであればそれも一つの道かもしれません。もちろんそれで早くできるようになったことで他のタスクもどんどん引き受けてアウトプットしていくというのが一番の理想です。
会社員時代に営業の部長さんが営業スタッフに言っていたことが、「毎日ゴルフに行って会社に出社しなくても、そのことで契約が取って来れているならそれで構わない」ということで、表現は悪いなとは思ったのですが、確かに仕事というのはそういうことなのかなとも納得したお話でした。

Excelツールの自分だけの内製化

誰にも咎められずにきちんとアウトプットできる手段ができるのであれば、自動化するに越したことはありません。仕事に多少の条件が入ってそれを判断していきながら仕事をするようなことであれば、可能な限りあらかじめそれをパラメーターとして設定して、後はボタン一つでしばらく待つとアウトプットするものが出来上がる、そうなっているものがよいでしょう。
しかしそんな考え方によっては夢のようなツールを作るにはプログラムを駆使して作成しなければならないように感じます。
しかし、プログラムで作るものは、余計な機能とは言いませんが、セキュリティや様々な例外に対応できるように気を使って作られます。このような動作の本質とは違う処理を作るのは動作の本質の部分を作ることの何倍ものコストがかかっているのです。
その点、Excelでその本質となる動きだけをするものを作るのは簡単です。 テレワークでの個人レベルでは、初めからワークシートという画面が用意されているExcelでのツール作成は、テレワークでの個人レベルでは、最もシンプルに業務効率化できる手段になります。
テレワークのExcelツール作成は再生産を考えなくてもいいのではないか
世の中のプログラム、特にExcelで使う仕組みは、よく「後で他のものにも使えるように考える」というのがいいとされています。
しかし、そういう気遣いが入った仕組みも、本来の動きを作る数倍のコストがかかるときもあります。
そのような本来の動き以外のことでコストをかけるのは、将来に向けた投資と考えれば無駄ではないのかもしれませんが、もしかしたら将来使わないかもしれないものにまですべて拡張性を持たせるためにコストを掛けることが果たして正しいのかどうかだと思います。
もしかしたらその日一日しか使わない作業かもしれないですよね。
例えば、本来の動きだけであれば1時間でツールが作れるのに、後で使えるようにするための仕組みを入れたことによって作成時間が5時間になってしまうのであれば、もし将来使うかどうかわからないツールであれば無駄だと思います。
逆に同じような動きをするツールであれば1時間で作れるのでその都度作ってもそれほど負担ではないでしょう。

短時間でExcelツールを作成する方法

ここからは実際のExcelをどう使っていくかという機能なので、機能名が出てきます。その意味はや使い方は特にここでは書きませんので、難しければそのキーワードをWeb検索などで調べてください。
短時間でExcelツールを作成する方法は、まず、あなたにツールが必要なのか、Excelの既存機能でそのような機能がないのかきちんと調べることです。既にある機能をVBAなどで再生産するようなケースはとても多いので、注意したいところです。
単純な操作の自動化であれば、マクロの記録機能を使うことも良いでしょう。操作したものをそのまま記憶してくれて一回の操作呼び出しだけでその操作をしてくれるのですから。ただ、マクロの記録ではその都度変わる状態に対しての作業は難しいのです。ですが、できないこともないです。処理するセル範囲が毎回変わるのであればそのセル範囲はOFFSET関数と名前機能で解決できます。
Excelにはせっかくセルという箱が用意されているのでそれを使って入出力を考えましょう。入力フォームを新たに作成するとなるととても時間がかかります。
マクロの記録で絶対に出来ないのが繰り返し操作なのですが、マクロの記録をした VBA を編集して繰り返しのForループを付けるとよいでしょう。 これで一気に複数の書類を1ボタンだけで処理してきたりすることができるようになります。
一回しか使わないことが決まっているものであれば、Excelでどれだけ短時間でツールを作れるかということのみを考えながら作ると良いと思います。

まとめ

Excelで効率化、時短化、とも言われますが、このようなExcelで自動化するツールを作成する時間も少なくしないと、結局はツールによって削減される時間を、ツール作成することで食いつぶしてしまうのであればそれは意味がありません。
何度も何百回も何年も使うようなものであればしっかり作ることも必要ですが、そこまで行くようなものであればAccessでWebでのシステムを検討するべきでしょうし、Excelの守備範囲からは離れてくるのかなと思います。