Yoom活用企業インタビュー#15【外食・アミューズメント事業を運営する株式会社DDグループ様】

こんにちは！Yoom編集部です。
今回は「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューです。
インタビュー第15回目は、飲食やアミューズメント事業を行う株式会社DDグループ様。Yoom導入前の課題や、実際の活用方法について、株式会社DDグループ 情報システム部の寺田様にお伺いしました。

会社名：株式会社DDグループ
業種：飲食やアミューズメント事業、ホテル・不動産事業の経営・企画・運営
従業員数：連結5,890名（2023年8月末時点）

DDグループ店舗総合情報サイト

外注する度に発生する時間と費用を削減したかった

──Yoomを導入した理由を教えて下さい

弊社の事業特性上、開発に時間をかけられない点と各クラウドサービスの情報を逐一確認するコスト面の観点から自社開発を行っておらず、これまではデータ間の連携などは、外注していました。データ間の連携を1回構築するのにお金も時間もかかりますし、「この項目を追加したい」「このサービスを連携したい」とカスタマイズするたびに、発注しなければいけないのが課題でした。他の部署から相談を受ける際も、「こうできたらいいけど、お金がかかると思うので、自力でがんばります・・。」といったように、コストが原因で業務効率化を諦めるような雰囲気がありました。

一度RPAを導入してみましたが、想定よりも時間や運用コストを費やしてしまいました。その後導入した別のデータ連携ツールも、プログラミングありきで動かすようなところがあり、ITリテラシーが高い人間がいない組織では活用するのが難しく、課題に感じていました。

そんな時、弊社のワークフローシステム構築にてお世話になっている、株式会社アイティーフィット様にYoomを紹介してもらいました。連携できるサービスが多く、画面操作も簡単でしたし、スモールスタートがしやすい料金設計だったので、まずは自分が手作業でしている業務を2〜3つ自動化できたらいいな、という感じで使い始めました。

──実際にYoomを使ってみていかがでしたか？

カスタマーサポートの方のご支援と、活用事例などを参考に、かなり簡単に利用できました。1ヶ月ほど使ってみて、これならできると確信が持てたので、他のツールを使って連携していた業務の8割はYoomに移行しました。また、他のツールを使って連携していた業務以外にも新たな業務をYoomを使って自動化しています。まだOCR（光学的文字認識）などの機能はテスト運用的なところはありますが、データを引っ張って加工して、違うところにアップする、あるいは、帳票にして送るなどの作業については、サクサクできますね。

スピーディーな対応とヒューマンエラーの削減に成功

──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？

弊社は飲食店の経営をしているので、人の入退社や異動など人事系ワークフローを使うことが一番多いです。他には、店舗の鍵のやりとりや営業時間の変更で生じる申請関連業務などで活用しています。特に店舗の従業員は、調理や接客の合間でメールを確認することが難しいので、チャット連携できるようになったのは、喜ばれましたね。チャット連携してからは、仕事の合間で確認もできるし、スピーディーな対応ができるようになりました。

＜Yoomを活用し、自動化している業務一例＞

①入退社で生じるデータベース更新業務

②鍵の使用申請業務

──社内の反応はいかがでしょうか？

人事から、給与関連の業務で相談をもらったんですが、利用しているツールで連携実績のある業者がいませんでした。人事からは2ヶ月程での連携を希望されていましたが、業者への発注となると納期的に難しい点もネックでした。Yoomの方に相談したところ、当時はYoomと連携していないサービスだったんですが、2ヶ月もしないうちに連携してくれて、やりたいことも実現できました。外注したらお金も時間ももっとかかっていたと思うので、このスピード感で実現できたのはすごいと思います。それこそ、お金でも解決できないぐらいの話かなと思いますね。他部署からも喜びの声が上がってますし、Yoomを活用してからできることが増えたので、「こんなことができないか？」と他部署から相談を受けることも増えました。

──今後はどのように活用していきたいですか？

今後は請求書の読み込みなどで、OCR機能なども活用していきたいです。今は情報システム部の3名がYoomを使っているのですが、今後は使える人がもっと増えるといいですね。今、社内で日常業務以外のスキルを上げるためのプロジェクトがあるんですが、そこでYoomを使ったものを出してみようと思っています。ITリテラシーがなくても、エクセルを使えて、いわゆる業務フローを考えられる人であれば、すぐにYoomを使えるかと思います。

──サービスに対するリクエストや改善点、欲しい機能などございましたらお教えてください

フローボットの利用状況のレポートを出せるといいですね。毎月利用した総数は表示されますが、フローボットごとの数字が出せると、業務効率化が可視化されるので、提案もしやすくなると思います。

──Yoomをおすすめしたい方や企業、業種などありますか？

事業は好調だけど、バックオフィスが整っていないような会社にはおすすめです。社員数も少ない会社であれば手作業でもできますし、大企業であれば大量処理をする必要があるので、その間の規模の会社ではYoomを活用できると思います。
寺田様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！

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