ペーパーレス化をしたいけど悩んでいる人

「note」36日目

昨今ではペーパーレス化があたりまえになっていますよね
私も自宅や仕事にまつわる書類関係などを
まだすべてできていませんが数年前から減らしてきました

何十年も蓄積された紙は膨大な量で
一朝一夕でできるものではないです

ペーパーレス化はしたいけど、まだ手つかずという方や
ペーパーレスについて良くわからないという方に向けて
この数年間で気づいたことや方法をシェアしたいと思います

１　なぜペーパーレス化なのか
２　ペーパーレス化できるもの、したもの
３　ペーパーレス化の方法
４　ペーパーレス化のその後
５　まとめ

１なぜペーパーレス化なのか

○環境問題
環境破壊がこのまま進むと、地球は大変なことになってしまいますよね。いろんなところでたくさんの取り組みがされています。紙を減らすことでも、環境を守りたいですね。

○印刷代紙代の削減
会社などでは、会議の度に紙を全員分印刷して、インク代や紙代もかなりのコストになります。ペーパーレスではデバイスを使うことで同じデータを共有することもできますし、印刷せずに保管しておくことができますので、コストを抑えることができます。

○保管コスト削減
紙は場所を取りますよね。領収書にしても、５年分も７年分も取っておいたら膨大な量になります。そしてその場所が紙で埋め尽くされる。なんとももったいないですね。

○災害対策
火事になったときや、水害にあったとき、紙のみで保管していた場合、大切な書類が復元することもできないとなると、大変なことになります。

○セキュリティ対策
紙で保管していると、簡単に閲覧されるという危険性があります。もちろんデータであっても盗まれることも見られてしまうこともあると思いますが、制限をかけることもできますので、安全度で言うとデータの方が高いかと思われます。

２　ペーパーレス化できるもの、したもの

私がここ数年間で紙→データにしたものです

○書類、契約書
○取扱説明書
○写真
○書籍
○今まで取り溜めしたノート
○思い出の品、手紙
○名刺類
○年度ごとの明細書
○お店のパンフ、チラシ

３　ペーパーレス化の方法

◇紙をデータ化◇

○スキャンしてデータやクラウドに保管
　スキャン機器ですべての書類をデータ化し、クラウドで保存することですべてのデバイスから閲覧したり、必要な書類だけ共有できる。スキャン機器は業務用から自宅用まであります。

○業者に頼む
　書籍、写真や画像、思い出の品などは自身のスキャンではキレイにできる自身がない場合は専門の業者がいるので、そちらに頼むとキレイにデータ化してくれる。



◇データベースで購入◇

○書籍は電子書籍で購入
書籍はKindleなどの電子書籍アプリで購入する。売ることはできなくなってしまうが、本棚に何冊も置いておけるので旅行や出張にもかさばることなく持ち運びができる。どうしても、電子書籍化されていない本の場合は、読んだら手放すか、手元に置いておきたい場合は更にそれを業者に送りPDF化してもらうと電子書籍と同じように持ち運びや保管にも最適になる。

○書類や予定はデータで共有
スプレッドシートやグーグルカレンダーを使用すると、共有したい相手とデータを共有することができる。FAXで送るなど面倒なことはなくなる。また、別の場所にいる相手にも簡単にデータを送ることができるので、時間的な部分も削減できる。

○あまり見ないものの保管場所
私はEvernoteを使用しています。検索もしやすいですし、カテゴリわけもしやすいです。HDに置くことも考えましたが、壊れてしまったり、なくすこと、忘れることを考えたらクラウドの方がやはり便利だと思いました。

４　ペーパーレス化のその後

○いつでもどのデバイスでもすべての書類が閲覧できる
私は保管場所にクラウドを使用しているので、パソコン、スマホ、タブレットなど、どのデバイスからでも、どこにいても閲覧することができる

○探す時間がかからない
すべてが、決まった場所にあるので探すストレスも探す時間もかからない

○場所をとらない
それらの書類や書籍の為に使っていた場所は、かなりの面積を要していましたが、そこが使えるようになりました。

○掃除がしやすくなった
紙類はほこりなどが溜まりやすい場所になります。なくなることで掃除もでき、ほこりも堪らなくなるのでハウスダストやアレルギーのある方にはおすすめです。

○モノをもたない自由度が広がり、モノへの執着がなくなった
モノを持たないって、本当に身軽です。いつでもどこでも行けるような、、そしてこれからの時代は場所を選ばずに仕事をしていく時代に変化していくのだとしたらなおさら身軽でいることが大切ですよね。
どんな思い出もデータにしてしまうと一つの画像です。でも、思い出をしまい込んで忘れてしまってホコリをかぶっているよりも、いつも見られることでその思い出を活かせると思います。

５　まとめ

ペーパーレス化は手をつけたことがない人にとって、簡単とは決して言えません。物質の整理、データ化、データの整理、紙の処理など、細かいことがたくさんあります。
それでもデータ化は楽しく、環境にも良いですし、そして自分自身が楽になります。データ化を考えている方は、さっそく始めてみることをオススメします。最初は小さなところから少しずつ始めていくといいでしょう。または紙を増やさないようにするだけでもかなり違いますよ＼(^o^)／

今日も素敵な一日に感謝です
ありがとうございます♡