私の情報整理
私の情報整理
私が行っている情報収集の方法を、２０１３年頃、何回かに分けて書いていました。今では行っていない方法もありますが、当時はこのようにしていました。
２０１３年に入ってから、手帳を持つことをやめました。手書きをやめました。長年超整理手帳を使っていたのですが、それをやめ、一切のスケジュール、メモなどを、ウェブやクラウドを使って管理するようにしました。
今のところ紙よりも使い勝手が良く、とくに困ってもいません。もともと私はノートやメモをたくさん取るタイプではありません。
仕事柄もあるかもしれません。
私が心がけている、情報整理のコツを３つあげます。
１．集中化
情報は一箇所に集めるのが原則です。ばらばらになっていては、探すことが困難になります。
一箇所に集めなくても、どこにどんな情報があるのか、検索ができるようになっていれば問題ありません。インターネットの世界が、まさにこのような状態です。
集中化でき、検索可能になったら、次は、どこからでも情報にアクセスできるようにしておきます。こうすることで、情報の活用度が飛躍的に上がります。情報は活用できなければ、意味がありません。
どこからでもアクセスできるようにするためには、クラウドが便利です。クラウドを使い、情報を同期し、一括管理します。
そのために私は、パソコン、携帯電話、タブレットを使っています。
２．即時化
情報はすぐに切り取る、集める、クリップするのがコツです。即時化です。
有益だと思った情報に出会ったら、すぐに手に入れます。
新聞や雑誌でしたら切り抜く、コピーを取る、ウェブ情報でしたらブックマークやクリップするのです。
あとで、と思っていたら、あっという間に情報は去ってしまいます。
情報があふれている世の中ですから、探せば簡単に見つかりそうなものですが、ところがいざ探そうとすると、見つからないものです。
価値ある情報に巡り合ったら、即、クリップします。
そのためには、写真が有効です。
私は新聞や雑誌の切り抜き、本に線を引いたり、ページを折ったり、書き込んだりはしません。
本を大事にしているからではなく、本に線を引いたり、ページを折ったりするよりも、読み進んだ方が良いと思うからです。
本当に有用なページや、引用に使おうと思ったページは、携帯でそのページの写真を撮ります。
撮った写真はすぐに一箇所に送ります。私の場合は、Evernote（エバーノート）を使っています。
時刻表なども、カメラで撮ります。とにかくメモを取らずに、現物も持たずに、全てを写真にします。音声などは、録音し、これもEvernoteに送ります。
レジュメや紙の資料で、そのまま残しておきたいものは、スキャナやカメラで撮影して、ＰＤＦ化します。
これらも、なるべく早く取り込むようにします。
とにかく何でも、すぐに、クリップして一箇所に集めるのがコツです。
３．規格化
情報は、同じサイズ、同じ様式で整理します。用紙のサイズ、体裁、ファイリングの方法などを同じくするのがコツです。
規格化は情報整理のコツではありますが、デジタル情報は別です。デジタル情報は、同じサイズである必要はありませんし、形式が統一されていなくても全く問題はありません。ようは、検索が可能であれば良いのです。
情報を同じ規格にするためには、デジタル化が便利です。私はなるべく情報をデジタル化するようにしています。
私の学生時代などはデジカメがありませんでしたので、大量の写真のプリントを持っていました。高校時代から大学、就職してからデジカメを買うまでの２０数年分の写真です。アルバムにして数10冊ありました。結構場所を占領します。
ある日思い立って、これらの大量の写真をスキャナで読み取り、データ化しました。そして、現物は捨てました。
よく考えると、現物を持っている必要はなく、また、現物の写真を見ることも、ほとんどありませんでした。デジタル化することで、かえって写真を見るようになりました。
私の子供時代のプリントした写真はデジタル化できていませんが、父が撮影したスライドはすべてデジタル化しました。父が私や弟を撮影した八ミリも、すべてデジタル化しました。
４年前の引っ越しを機に、大量に所持していたコピーなどの文献もデジタル化しました。本棚に２つ以上あったディベート関係の論文や記事、ブリーフなどもすべてデジタル化しました。そして現物はすべて破棄しました。
だいぶ部屋がスッキリしました。
次にデジタル化したいと思っているものは、現物です。置き場がなくしまってある置物、お土産などなど、全てデジカメで撮影して、現物を捨てたいと思っています。残念ながら時間がなくまだ手付かずですが、いつか実行しようと思っています。
・スケジュール管理 （１）
以前使っていた紙の手帳（超整理手帳）をやめ、全て電子化しています。年間予定はエクセルで作成し、細かい毎日の予定はグーグルカレンダーを使っています。
https://www.google.com/calendar/
仕事の関係上、年度ごとに予定を管理しています。次年度の予定は、大体前年内に決まってきます。毎日の研修日程と、移動が可能かどうかなどを考え、日程調整を行います。実際には、仕事のスケジュールは会社に任せています。一箇所で管理をしていないと、ダブルブッキング起こる可能性があるからです。
最初からグーグルカレンダーで管理していけば良いのですが、日程調整を行い、この研修をあちらに、そこにある研修をこちらにと、年内はなかなか確定しづらい状況です。来年度のスケジュールが確定するのは、３月の中旬頃です。ですからそれまではエクセルで全体だけをつかんでおきます。
およそ３～４ヵ月分をグーグルカレンダーに移し、細かく予定を入れていきます。研修時間、移動の予定などを入れます。仕事柄移動が多いので、移動時間をどう確保するか、どういう経路で移動するかもカレンダーに入れておきます。航空券の手配はJR券の手配をする必要もあるからです。
グーグルカレンダーはパソコンがあればどこからも見ることが出来ますし、書き換えも、変更も簡単にできます。紙の手帳は書き直すと汚くなってしまいますが、デジタルのものはその点便利です。日表示、週表示、月表示と、表示方法も変えることが出来ます。
私は、研修中、準備中、移動中など、日中のほとんどの時間パソコンに向かっています。ですからネット上でスケジュール管理するのが、手間がかからず、便利で楽です。
・スケジュール管理 （２）
今回はＴoＤoリストです。私はグーグルカレンダーのToDoリストを使っています。カレンダーの右側に出しています。
その日に行うものを、リスト化しておきます。完了したらチェックを入れ、完了したタスクは消去します。タスクの締切日は、締め切り当日ではなく、前日あるいは２日前にしています。タスクはなるべく細かくし、具体的にしていきます。私の予定でいうと、「研修準備」ではなく、「テキスト作成」や「パワーポイント作成」などです。
デジタルの良いところは、リストを簡単に移動できることです。終わったものは消去し、定期的に発生するものは、終了した時点で次の予定日に移動します。
カレンダーは携帯電話からも見られるようにしています。自動的に同期されるので、便利です。携帯電話、タブレット、パソコンで見ることができます。携帯で電話をしているときは、タブレットやパソコンで予定を見ることができます。外出中は携帯やタブレットからでも、更新や変更ができます。
携帯電話のグーグルカレンダーは見づらく、使い勝手が良くありません。携帯やタブレットでは、フリーソフトのジョルテを使っています。
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.johospace.jorte&hl=ja
ジョルテのクラウドもあるのですが、パソコンと同期できないので、グーグルカレンダーを同期させて使っています。携帯電話のジョルテで更新しても、グーグルカレンダーに同期さるようにしています。
いつでも、どこででも予定が確認でき、更新できるのは便利です。
・スケジュール管理 （３）
ほぼ毎日研修を行っているので、研修のテキストやパワーポイントなどの研修準備の締め切りを失念すると、大変です。あちこちに迷惑がかかります。何よりも、お客さんに迷惑をかけてしまいますし、会社のスタッフにも迷惑がかかります。
そのためにグーグルカレンダーのＴoＤoリストを使用し、締め切り前に仕上げるようにしています。
私のもう一つのＴoＤoリストは、アウトルックの受信トレイです。仕事の依頼、テキストやカリキュラムの締め切りなどは、全てメールでもらうようにしています。そうすると、受信トレイにあるメールが、ＴoＤoリストになります。
受信トレイに未処理の案件がずっと残っていると、常に気になります。ただし、あまりにも先のものについては、いつまでも受信トレイに残っているのも目障りなので、そういうものは取り置きフォルダに入れるか、エバーノートに移しておきます。
外出先などで、やることが出来た時には、携帯電話やタブレットで、ジョルテ経由でＴoＤoリストに追加したり、自分あてに携帯電話からメールを送ります。メモや思いついたものも、自分にメールします。これも備忘録になります。あちこちにメモするよりも、メールで一元管理した方が便利です。
忙しい時期だと、大量のメールが受信トレイに残ったままになります。返信もままならなくなります。来たメールは見てはいるのですが、返信する暇がないときもあります。
研修中や家での仕事中、会社でも、パソコンを開いているときには、常にメーラーは立ち上げています。日々入るメールはとにかく見てはいます。移動中も携帯電話でメールは見ています。よほど急ぐときにはすぐに電話します。
私に連絡をいただくときは、メールだと確実です。
Evernoteの使用 （１）
情報整理、情報管理にEvernoteを使っています。
http://evernote.com/intl/jp/
無料で使えるアプリで、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも使えます。パソコンやスマートフォン、タブレットとも同期できるので、便利です。
Evernoteでは、いろいろなことが出来ます。全ての機能を使っているわけではありませんが、私が使っているのは、音声や写真、ＰＤＦや名刺管理、メールの取り置き、住所録、メモ、チェックリストなど、さまざまです。これで一元管理ができます。
Evernoteは、ノートをノートブックといわれるフォルダに入れて管理します。私のノートブックの分類は、以下のようになっています。
ＭＥＭＯ
ＴＯＤＯ
会社関係
書籍（購入予定など）
チェックリスト
ネタ
引用
食事
履歴
名刺
特殊なノートの保存
Evernoteは、テキストデータ、画像データ、音声データ、ＰＤＦ、ウェブサイトのクリップなど、さまざまなデータに対応しています。それぞれのデータをノートに添付し、ノートブックに整理しています。
・ＭＥＭＯ
ＭＥＭＯフォルダには、さまざまなメモを入れておきます。いつも必要となる情報（プリンタインクの型番、主要な住所録、覚書などを入れておきます。
連絡用のメール、案内などが書かれているメール、外出先で参照したいメールなども、クリップして入れておきます。パソコンを開いてメーラーの受信ボックスをみなくても、携帯電話やタブレットで、どこでも見ることが出来るので、重宝しています。
ちょっとした思い付きなども、書いて入れておきます。写真データも入れることが出来るので、気になったものなどを携帯電話のカメラで撮影し、その場でEvernoteに送っておきます。いつでも見ることができます。データは貯めないで、すぐに送ります。即時化が原則です。
フォルダの中は、特に分類はしていません。何百枚もあるわけではないので、簡単なタイトルを付けておけば見つけることが出来ます。必要がなくなったデータは、すぐ消去します。
情報整理は、とにかく手間をかけずに整理することがコツです。
Evernoteの使用 （２）
情報整理、情報管理にEvernoteを使っています。
http://evernote.com/intl/jp/
前回に引き続き、Evernoteのノートブックの分類について書きます。私のノートブックの分類は、以下のようになっています。
ＭＥＭＯ
ＴＯＤＯ
会社関係
書籍（購入予定など）
チェックリスト
ネタ
引用
食事
履歴
名刺
特殊なノートの保存
・チェックリスト
Evernoteでは、チェックリストを作ることができます。リストだけではなく、チェックボックスがあるので、とても便利です。出張が多いので、忘れ物をしないように、チェックリストで必ず確認します。これで忘れ物は全くなくなりました。
仕事関係の出張のリスト、旅行に行くときのリスト、ワークショップを開催するときのリストを作っています。仕事関係のリストは、以下のようになっています。かなり細かく作っています。
研修
テキスト・シート、カリキュラム、会場案内、タイマー、パソコン、名刺
衣類
省略
持ち物
航空券、傘、ヒゲソリ、ハンカチ、薬、歯ブラシ、歯磨き、体重計
その他
充電器、本、コーヒー、スピーカー、タブレット
などです。
以前は紙のチェックリストを使用していましたが、このようにデジタルにしました。出張準備をしてから、必ず携帯電話やタブレットのEvernoteで、チェックします。万全です。
Evernoteの使用 （３）
情報整理、情報管理にEvernoteを使っています。
http://evernote.com/intl/jp/
前回に引き続き、Evernoteのノートブックの分類について書きます。私のノートブックの分類は、以下のようになっています。
ＭＥＭＯ
ＴＯＤＯ
会社関係
書籍（購入予定など）
チェックリスト
ネタ
引用
食事
履歴
名刺
特殊なノートの保存
・名刺
名刺整理に使っています。名刺整理のソフトはいろいろありますし、スキャナで取り込み、管理する方法もあります。私もさまざま試してみました。しかしどの方法も面倒で、長続きしませんでした。手間がかかりすぎるのです。
私が今行っている方法は、evernoteで管理する方法です。
整理したい名刺を、スマホで撮影します。撮影ソフトはcamscannerを使っています。無料で使えます。
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=ja
このソフトは、写真を撮るといったん保存し、名刺の範囲を自動指定してくれます。ゆがみを修正し、下地を綺麗にし、文字を読みやすくしてくれます。名刺のタイトルをつけて、evernoteに保存します。
名刺の文字をテキスト化できるわけではなく、あくまでも画像データとしての保存ですが、私にとってはこの程度で十分です。いかに手をかけないで、最大の効果を上げるかが重要だからです。
・引用
書籍や雑誌などの引用も、camscannerを使って撮影し、画像データを綺麗にして、evernoteに保存します。必要があれば、この画像をテキスト化し、引用に使います。いつでもどこでもクリップできますので、便利です。おかげで、どの本のどこに書いてあったか探すことが少なくなりました。
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