不動産業界で業務効率化が叶う６つの方法

こんにちは。
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNSです。

不動産業界にお勤めの方のお悩み

不動産業界にお勤めの方から「業界特有のアナログ作業が多く、なんとかしたい」というご相談をいただくことがあります。

不動産業界では、対面での接客やFAXでの物件情報送受信、紙ベースの書類管理など、業界特有のアナログな業務が多く存在しています。
これは、顧客である物件オーナーや入居希望者の「取引額な高額になるゆえに対面や紙といったリアルなやりとりを通して安心したい」という需要がまだまだあることが、アナログ業務の非効率さに課題感を持ちつつも、効率化が進まない一つの要因と伺えます。

一方、新型コロナウイルスの影響で、問い合わせから契約まで非対面で完結できるサービスの需要が加速しました。
アナログ業務をデジタルに移行することで、このようなニーズに応えられるだけでなく、さまざまなメリットを得ることができます。
　

デジタル化を行うメリット

デジタル移行により、これまでバラバラに管理されていたデータが集約されます。情報の追加や変更がしやすくなることで時間が短縮し、業務の効率化が進みます。
情報の抜け・漏れをすばやく把握できるため、管理の精度が上がります。
また最新情報をリアルタイムで共有でき、過去のデータ検索も容易になるため、応対の品質やスピードが向上します。
これまで手間のかかっていた、書類の手書きやファイリングが不要になり、スタッフの作業負荷が軽減します。

このようなメリットから、さらに
・生産性の向上
・人手不足の解消
・顧客満足度の向上
・新たな顧客層の獲得
といった効果を得ることができます。
　

デジタル化の取り組み方法

１. 予約のオンライン化

来店や内覧の予約システムを導入することで、予約受付にかかわる業務の精進化・効率化が図れるほか、ダブルブッキングや予約漏れといった人的ミスを防ぐことができます。
休日や営業時間外にも予約受付が可能になることで、利用者にとっての利便性が向上するだけでなく、顧客の取りこぼしを防ぐことができます。

２. 内覧のオンライン化

オンライン会議ツールやVRを利用した内覧サービスを提供することで、非対面を希望する顧客や、遠方の顧客のニーズに応えることができます。

３. 申込書・契約書の電子化

2021年の法改正により、不動産業界においても各種契約書を電子化できるようになりました。電子契約に対応することにより事務作業が削減されるのはもちろん、印紙税の削減や保管の効率化にもつながります。

４. 書類発行手続きのシステム化

入居者が車両を購入する際や、勤め先に家賃補助を申請する際など、各種書類の発行を依頼されるケースが多々あります。
専用システムにより受付をWEBで実施し、書類発行を自動化すれば、店舗の営業時間に集中しがちな事務作業を分散することができます。

５. 顧客管理ツールの導入

顧客管理ツールの導入により、顧客にまつわる情報や営業の進捗を一元管理することができます。顧客のプロフィールや過去の商談内容を常に社内で共有できるため、顧客のニーズに沿った提案や、適切なタイミングでの追客を行うことができます。営業担当者が変更になった際の引継ぎもスムーズに行えます。

６.会員制アプリの構築

企業と物件オーナーをつなぐ会員制アプリケーションです。アプリにはチャットなどのコミュニケーション機能や収支報告機能、承認ワークフロー機能などを必要に応じて実装することで、顧客との関係強化や効率的な情報発信が叶えることができます。
　

YNSでサポートできること

「デジタル化に興味はあるけど、どこから取り組めばいいのか分からない」
「なんだか時間も費用もかかりそう…」
という方へ、弊社では
・ご予算感や事業計画に応じたデジタル化プランの策定
・既存のWEBサービスやITツールの選定・導入支援
・貴社オリジナルのシステムをオーダーメイドで構築
といったご支援が可能です。

上記でご紹介した６つのデジタル化手法、すべて弊社で開発実績があります。しかし、お客様の課題を整理し、最適な解決策を導き出すことを重要視している弊社では、システムの押し売りは一切いたしません。

ヒアリングを丁寧に行い、もっともお客様のためになると考える手法を選定し、それぞれ金額の妥当性やメリット・デメリット開示しながらご提案いたします。

気軽にご相談いただける「無料IT相談」を実施中です
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