メールのルール「メールは戦いだ！」９

今回の「メールのルール」のまとめです。

メールを発信する最後に確認することです。

これは、

「あっ送り先間違えた！」とか
「あっ、大事なことを言い忘れた！」とか、
「いけない、先方のお名前を間違えた！」
「お名前に様を付け忘れた！」

など、送信後に問題になりそうなことを、事前に気付くためのものです。
これを、30秒以内にやってください。

あとで、その間違いによって大問題になったとしたら、それこそ何時間も、
時には何日も回復にかかりますから・・・

1.　宛先は（T0:）、正しいですか？　→　一人になっていますか？

2.　メールアドレスは間違えていませんか？　→　似ているアドレスもあります

3.　TO: CC: BCC:は正しく使えていますか？　→　正しい人になっていますか？CC:に大勢入れていませんか？

4.　件名は、分かりやすく具体的ですか？　→　早く見てもらえそうな、件名になっていますか？

5.　本文は、正しいですか？　　→　伝えたいことがクリアに書かれていますか？

6.　相手の名前の漢字を間違えていませんか？　→　よくありますが、金沢を金澤、また逆になっていませんか。
長浜を長濱にしたりしていませんか？またはその逆は？
斉藤ですか？斎藤ですか？齋藤ですか？これも何種類かあります。

7.　相手の名前に敬称を付け忘れていませんか？　→　様がないと、様になりません

8.　挨拶はきちんと付いていますか？　→　メールでも挨拶は必要です

 9.　自分の名乗りを付けていますか？　→　「山田商事の中谷です」とか

10.　伝えたい内容は、分かりやすく全て網羅されていますか？　
→　ビジュアルに整理されていますか？

11.　誤字、脱字はありませんか？　→　間違えていると、教養を疑われます

13.　結びの挨拶は忘れていませんか？　　→　「またお会いしたいです」など

14.　著名はきちんと付いていますか？　→　電話番号など、お客様があとで連絡を取りたい時には必要です

最後に、気の利いた追伸は付いていますか？

時間指定で、送信という機能もありますが、上記を緊張感を持ってやれば、不要かと思います。

以上、メールも信頼されるためのビジネスパーソンの一番重要な
ツールです。

細心の注意を払ってコミュニケーションしましょう。