仕事術５：仕事が速い人が、メールで気をつけていること
いま、平野友朗氏の「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という本を改めて読みなおしています。
平野氏は日本ビジネスメール協会の代表理事です。立場だけあって素晴らしいことを書かれています。
氏のいうところの、「仕事が速い人が気をつけているポイント」は
以下の５点だそうです。（一部加筆しています）
1. そのメールを送る目的はクリアか？
2. 相手が読みやすいビジュアルになっているか？
3. 返信してもらえる内容になっているか？
4. 相手に心に刺さる言葉を使っているか？
5. 処理時間の削減を心がけているか？
今回はとくに、2.「相手が見やすいビジュアルか？」について、書いてみます。
私の会社でも、しょっちゅうあることです。
メールの文章が、画面いっぱいに横に長く書かれているメールがよく来ます。何行も何行も・・・・、はっきりいうと全く読む気にならないビジュアルなのです。
右端いっぱいまで行ったところで、首も目も疲れてしまいます。
メールは、段落も改めないし、改行もありません。
アメリカの大学で勉強した人に聞いたことがありますが、上のような
メールの書き方はありなんだとか。
しかも偉い人がどうどうと、そんなメールを書いているのだとか。
本人もそれでいいと思いこんでいます。
私は、偉くもなんでもありませんが、そんな文章は読みたくもありませんし、返事を期待されても書きたくもありません。
だいたいですが、一行は30～35文字前後、しかも改行をして、段落も
改める。これが美しい文章のスタイルと思います。
これで初めて文章を読む気になります。
返信してほしいメールであれば、相手に読む気を起こさせるビジュアルな
スタイルにしては、いかがでしょうか？
相手にとっても時短になる仕事術、これも重要です。
ここで、返信を早くもらうための”技”を披露します。
これは、いままで成功している例です。
最初の送信は「急ぎませんが、対応いただけると幸いです」
と、普通に書きますが相手から返信が来た時に、
「迅速な対応感謝いたします！また教えてください」
などと、感謝の意を少しおおげさに表明すると、次回からは
返信が早くなります。
相手も褒められると、また褒められたくなる習性があるのでしょう。
その辺をくすぐると、お互い時短になり仕事が早く片付きます。
先ほども、ある以来のメールを送りました。
返信は、なんと8分後でした。
私の書いた感謝の言葉は、「いつも即レス感謝です！」です。
おそらく、気持ちは通じていると思いますので、短文で感謝の意は
伝わったと思います。
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