Microsoft Power Automateを用いた受験番号報告や欠席連絡の自動化

3年生に私立高校の受験番号が交付されたら必ず報告するようにと指導しているのですが、口頭で伝えてきたりメモを渡してきたりと、人によってその方法は様々でした。
タイミングもバラバラで煩雑になったり、報告が漏れたりすることもありました。
この受験番号報告を自動化できないかと考え、Microsoft Formsで投稿させ、Power Automateで自動的に教員用のTeamsに流れてくるようにしました。

Power Automateとは

Power Automateとは、定型業務をルールに従って自動で処理することができるMicrosoft社のサービスです。
Microsoft社版RPAや、ワークフロー自動化サービスなどと表現されることもあるそうです。
このPower Automateは、Microsoft 365のライセンスのうち、Bussiness BasicやBussiness Standard、Office 365 E1ライセンスなどに含まれているサービスで、本校では使用できることが判明しました。

Microsoft Power Automate – Process Automation プラットフォーム | Microsoft

Formsの作成

受験番号を報告させるにあたり、Formsを作成しました。
1人で何校も受験することになるため、Microsoftのアカウントとは紐付けせず、何度も投稿できるようにしました。
内容は①氏名、②受験校（コースや形態など）、③受験番号の3点に絞りました。

作成したFormsのリンクは生徒用のTeamsにリンクを貼り、いつでもどこからでも投稿ができるようにしました。
Teamsは普段の連絡や課題の配信にも使用しているため、自ずとこのFormsを目にすることが多くなり、受験番号の報告漏れを防ぐことにつながります。

Power Automateの設定

使用したフローは以下のテンプレートです。

このテンプレートにFormsのリンクと投稿先Teamsのチャネルを登録しました。
これはForms上で新たに応答が送信されたら、Teamsのチャネル上でその内容が通知（投稿）されるものです。
つまり、Formsだと確認するのをついつい忘れてしまいがちですが、それを教員が普段見るTeamsへの投稿にすることで、教員も確実に受験番号を確認できるようにしたわけです。

なお、このときにプライベートチャネル（カギ付きのチャネル）を設定してしまうと、通知の際にエラーが出てしまうようです。

投稿のされる内容には、名前と受験校（コースや形態など）、そして受験番号が表示されるようにしました。
こうすることでTeams上だけで受験番号を参照することができるし、台帳作成の際にも楽になります。
今のところ順調に動作しており、DXや働き方改革にもつながっています。

部活動での活用

この自動化の話を職員室でしていたところ、部活動の欠席連絡で活用したいとの声がありました。
この部活動では欠席連絡をFormsで送らせているが、いちいちFormsを開くのが面倒だったり、忘れてしまうことがあったようです。
一緒に設定を手伝ってあげると、顧問からは喜びの声が上がりました。
難しい機能ではないので他のところでも活用できればと思っています。

今のところ活用できそうなのは、いわゆるデジタル意見箱や校外学習でのチェック、職場体験の終了報告、各種アンケートでしょうか。
本校は学校欠席の連絡は別のシステムを使っていますが、Formsで欠席連絡を受け付けている学校は導入してみてもいいかもしれませんね。