「超・箇条書き」という本を、箇条書きで紹介する
～安井コラム#65～
どうも。後輩たちの花見の取り仕切りにちょっぴり感動した安井です。
ビジネスや就活で文章が飛び交うが、よくイケてない文章に遭遇する。(単純に理解ができなかったり、何かを言っているようで何も言ってなかったり)
外資系の戦略コンサルタントからのメールで、箇条書きのメールをもらったことがあるんだが、これがまあわかりづらかった。というか、それを見て、すぐにアクションする気にならなかった。
普段から使っている箇条書きにも、何らかのテクニックが必要そうと思い、
「超・箇条書き」という本を読んでみたんだが、面白く、為になったため、それを箇条書きで紹介しようと思う。
(なんで、戦略コンサルタントの箇条書きがしっくりこなかったのがわかった)
※Noteの都合で、うまく段落を作れなかったので、頑張って少しでも読みやすいようにしたが、これが精いっぱいでした。ご容赦くださーい。
なぜ箇条書きが必要なのか
○ 要点を抑えることで、読み手の情報処理の負荷を減らすため
✔ 情報過多の時代。情報を多く、長く伝える価値が減った
✔ 経営層や上司は忙しいため、集約された情報が必要となった
✔ 情報が多いと、折角書いた文章が読まれないことがある
「箇条書き」と「超・箇条書き」の違いは何か
○ 『箇条書きとは何か』という勉強をしていない人は、箇条書きを適切に使用できていない
○ 多くの人が「箇条書き＝伝えたいことの羅列」と捉えているため、情報を減らしただけの文章になっている
○ その結果、文章の理解のプロセスや粒度を無視されたものになるため、伝わらない表現となっている
○ 「超・箇条書き」は相手が楽に情報を理解し、行動できることを目的にする
○ 『構造化』『物語化』『メッセージ化』を使い、一瞬で伝えられる文章にする
超・箇条書きを支える3つのテクニックの説明
(１) 構造化：相手が全体像を一瞬で理解できるようにする
○ 伝えたいことを幹(タイトル)にして、その補足を枝に書く
○ 幹や枝は、レベル感を整える
□ 状態や減少を伝える「自動詞」と行為やその行為の因果関係を伝える「他動詞」を使い分ける
□ 動詞の体言止めは、時間軸や状態を曖昧にするため、使用しない
□ 直列と並列で時間軸を整える
□ 頭出しのまとめ(ガバニング)で、伝えること(枝)を明確にする(例：対策3つの問題点、2つの対策)
※各内容をまとめつつ、数や要点を伝える
○ 似ているものはグルーピングして、情報量を減らす
(２) 物語化：相手が関心をもって、最後まで読み切るようにする
○ 物語化が必要な3つの理由
□ 構造化がされていても、相手の関心を引き付けることができず、結果的に意図した行動をとってくれない箇条書きになることがある(ちゃんと読んでくれない)
□ 相手の関心を踏まえ、相手がドキッとする仕掛けを箇条書きに埋め込む
□ その箇条書きが、自分に関係のあるものと相手が認識すると、真剣に読んでくれる
□ その箇条書きが、自分に関係のあるものと相手が認識すると、真剣に読んでくれる
○ 「物語化」は、下記の3つのテクニックで行う
1) イントロでつかみ、相手を引き込む
✔ 「相手が期待していること」を伝える
✔ 相手が期待していることとは、相手や相手の置かれている状況によって変わる
✔ 「アンサーファースト」が万能ではない
◊ 相手が背景や経緯を理解していない中で、結論を先に述べられると、何の行動を取っていいかわからなくなる
◊ こちらの話に相手が十分興味を持っているときは、背景からじっくり話して、認識を合わせたほうがいい
✔ 相手の期待に合わせて、柔軟に考える
2) MECE崩しで山場を作る
✔ 箇条書きにすると、MECEにこだわって、網羅的に書きたがる人がいる
✔ 情報量が多くなると、本当に大事な情報なのかが埋もれてしまうため、必要のない情報は削る
✔ 考えを整理する時には、MECEで考える
✔ そのうえで、本当に必要な情報に絞った「相対的MECE」にすることで、主張を明確にできる
3) 「固有名詞」で具体的にイメージさせる
✔ 自分に関わる固有名詞が登場した途端、相手は具体的にイメージする
◊ 文章は生々しくなるため、読みやすい
◊ 相手が持っている経験や情報などを使い、文を補ってくれる
(3) メッセージ化：相手の心に響かせ、行動を起こさせるようにする
○ 「メッセージ化」が必要な理由
□ 相手が文章を最後まで読み切っても、主張が伝わらなければ、意味のない文章となってしまう
□ メッセージ化の目的は『意思表示』を行うことであり、最終的に相手に何らかのアクションをとってもらう
○ 「メッセージ化」は、下記の3つのテクニックで行う
1) 隠れ重言を排除する
✔ わざわざ伝える意味のないものは、大事な文章を埋もらせてしまう
✔ 当たり前のことをもっともらしく言っても意味がないため、排除する
※サッカーの実況で、「そろそろ日本はゴールが欲しいですね」と言うのは、サッカーはゴールを目指すことが大前提のため、伝える意味の内容といえる。「今の時間帯にゴールを取る意味を言う」などが意味ある内容といえる。
2) 「否定」で退路を断つ
✔ 否定を使うことで、主張を強調する
✔ 否定を使うことで、主張を強調する
✔ 絶対的に否定をできないときは、ソフトな否定「AよりもB」「AからB」を使う
3) 形容詞や副詞は「数字」に変える
✔ 「程度」を表す形容詞や副詞は、相手の解釈次第になってしまう
✔ 解釈によって情報処理の手間がかかったり、相手が「程度」をイメージできないというデメリットがある
✔ 「数字」に変えることで、一気にイメージしやすくなる
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