ファイル管理の憂鬱

ファイル管理が憂鬱というか、面倒になりがちなのは、フォルダと階層構造による管理で、みんなに使いやすい管理構造をちゃんと作り上げることが難しいことがわかってしまっていることがひとつ。

もうひとつ、配信の中でも触れたが、普段の仕事ほ中心ファイルのやり取りがいなくなってきていること。普段のコミュニケーションだけでなく、お客様に対する成果物もファイルでなく、様々なサービス経由になってきていて、ファイルの管理はアーカイブのような、副次的な立ち位置になっている感じがするから。

でも、必要は必要なのでやらなきゃいけないのだが、副次的な立ち位置であることと、ルールが曖昧でも案外仕事が回ってしまい、かつ生産性にもそこまで影響しないあたりが改善のモチベーションが上がらない理由なんだと思っている。

なんでもそうだけど、ファイル管理についてもフォルダ構成のルールやファイル名の命名規則を決めることはただの手段で、何がベストなんてことはないし、あったとしてもそれは変化する。

なので、大事なのはそれをするための背景だったり問題や課題にフォーカスすることなんだろう。それで、ファイル管理であればファイル管理がチームなり組織なりで重要である場合はしっかり決めればよいし、そうでない場合は方法論は個人に任せて、考慮してほしいポイントだけ共有すればいいのかもしれない。

例えば、ファイル管理であれば、「完成版にない情報や成果物ものこるようにしてほしい」とか、「それが最新であることが他人がみてわかるようにしてほしいとか」「突然PCがシャットダウンしてしまっても作り直しが発生しないような仕事の仕方をしよう」とか、ふわっとしているものでもいいから共有して、それに対処するためのノウハウみたいなものもやっぱり共有して、各個人に合ったものを選んで仕事すりゃいいのかも。

改善すること＝ルール化やシステム化ではない。全部に対してそんなことしてたら日が暮れる。きっちりするのは絞り込み、重要でないものは個人の改善意識に任せる。そんくらいのバランスでやるのがいいのだろうな。

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