【会議中】司会進行で発揮すべき"譲らない気持ち"とは｜売上の上がる会議

こんにちは！株式会社フォーバルの山本裕介です。いわゆる生産性が低いと言われている会議に参加していてよく見かけるシーンなのですが、みなさまもこんな時ありませんか？

『あれ？今何について話しているんだっけ？』

こんな思いになる事は"あるある"なのではないでしょうか？本来ならばこんな感情が生まれること自体NGだと思いますが、でもこうなっている会議は本当に多いということを肌で感じておりますのでご安心ください。あなただけではありません！

もちろん、私も今の会社に勤めて13年経ちますが、そのような会議になってしまっていた経験もありますし、改善してきた側なので色々な事象やその原因、当事者の気持ちなどもわかっているつもりですのでこの記事でそうなってしまうことに対して否定するつもりもありません。

が、企業として人・モノ・カネ・時間を使うということは何かの生産につながっていなければならない、という観点からすれば無駄なんてあってはいけません。ですので、今回は司会進行において"絶対に譲ってはいけない事"について書かせていただきましたので、司会をされる方はぜひお読みください。（会議に参加される方も知っていただくと便利だと思います）

１．目的は何度でも！！！

会議（ミーティング）に召集されたときに『何を話すんですかね？』『何を言われるんだろう・・・』などと、ミステリーツアーの如く何が起こるか分からないまま会議室に入った経験はありますか？

もちろん、私にはたくさんの経験があります！（全く自慢になりません）

だからこそ、会議の基本系には会議前から準備があったり、会議予定表を作成して配信したり、その中に議題がかかれていたり・・・という段取りを踏むのです。
※詳しくは会議の基本系をこちらの記事でご確認ください

目的は会議が始まる1週間前（※緊急性のものはその限りではない）から参加者全員に共有しておくべきことなのです。共有することが大切というよりも、会議の発案者・司会者・議長等の誰かしら言い出しっぺの方自信が会議で迷子にならないために自分自身で予定表や議題を作っておくことの効果は計り知れませんよ！

もし、無駄な時間を会議で過ごしてしまっているのであれば、ぜひ議長や司会者の方に『次の議題作ってみました！』的な感じでさりげなく、心を気づ付けない程度に提案してみてください。ストレートにぶつけていい相手であればそんなこと不要かもしれませんけど、そんな方の会議であれば無駄な過ごし方になっていませんよね。

『目的は何度でも』と書いているように、会議が進むにつれて必ずどうでもいい事や、今議論していない事、ずれていることに話が寄っていくシーンがありますね。そんな時は必ず司会者が『今これについて話してますよ』『今日の会議の目的はこれですよ！ずれてますよ』をすべきなのですが、司会者も入り込んでしまうと気づかないこともありますね。

そんな時は参加者の皆様も『今はなすべきことはこっちですね』などと言ってみんなで協力しながら予定表に沿って進めていくようにしましょう。会議が生産性低くなるのは司会者や発案者だけのせいじゃないのです。心のロ中で『むだだなーなんでこんなこと今はなしてんだろ』なんて思って発言をしない人にも原因はあるのです。

1年間同じやり方をしていても必ず目的からずれる会議に陥ってしまうシーンがありますので、気づいた人が目的を何度でも叫びましょう！

その時は『うるさいやつだ』『細かいやつだ』と思われたとしても、会議が終わった時には必ず達成感があるはずです。そして、それを言った方はヒーローですよ。

２．Q&Aの原理原則を徹底すべし

まず、人（私もあなたも）はいい加減な生き物だ、ということをお伝えしたいと思います。イラっとした方はお許しください。続きがありますので・・

みなさんはスターバックスやタリーズに行くことはありますでしょうか？おひとり様で行くことが多いかもしれませんが、たいてい２人～４名くらいの団体客がいますよね。その人たちの会話を聞いてみてください。本当にいい加減な生き物だと気づきますよ。

■とあるカフェ内3名の会話
Ａ『昨日のドラマ見た？？？主演の〇〇、ほんといい男だったわー』
Ｂ『わかるー！そういえばウチの旦那、昨日も帰ってこなくてほんとあきれちゃった、朝も家族が起きる前に出勤しちゃって、いてもいなくても変わらないわー』
Ｃ『大変だねえ、このケーキ美味しい！』

少し極端な例ですが、誰一人質問に答えず、自分の言いたい事を言っていますね。楽しそうなので会話については全く問題なく、これでいいのですが。これが会議でも起こっていることをご存知ですか？

■生産性の低い会議の会話（一部）
社長『工場Ａの生産性がここの所低下傾向にある、その原因と対策についてはどう思う？』
工場長『おっしゃる通りですね、納期も遅れてしまっていますので改善を図るところです。そういえば、班長Ｃからスキルアップを図る必要があるのではと提案をもらっています。』
社長『そうか、スキルアップは大事だな。どんな内容かな？』

これまた極端な例ですが、皆様はどう思われますか？本題の『工場Ａの生産性』についての話がどこかに行ってしまいましたね・・・・

しかし、こんな会議での会話非常に多いですよ。工場長が悪いのですが、気づかず乗っかる社長も悪いですね、おそらく他の課長や班長については『あれ？何だこの会話』と思う人や『なんか盛り上がってるなあ』くらいにしか思っていない人など様々でしょう。しかし、論点がずれていることを指摘できないならばここに参加する必要ないですし、そもそもこの会議自体無駄と言えますね。

ここまで長いこと説明しましたが、いわゆるQ&Aの原理原則を徹底しましょう！ということです。『質問には回答をする』ただこれだけです。そして、もう少し大きなところでは会議の目的に向けて話を進める、議題について意見交換をする、等をすべきなのです。ただこれだけなのですが、本当にこれができていない会議がとても多いです。

先述の工場における会議では最初のQ&Aが無視されていたのが悪かったですね。この時点で社長が『スキルアップもおそらく大事なのだけど、生産性が下がっている原因は何かな？』などともう一度質問することも必要かもしれませんね。

３．決まったことは何ですか？

予定表に沿って議題を消化して会議も終盤になると、気持ちも疲れてくるころかもしれません（※長い時間の会議は大変なので短めをお勧めします）。


ところで、会議で何が決まったのですか？


『え？何のこと？』なんて答える人は皆無だと思いますが、とても大切なことです。会議は『意思決定中心』ということを前提に考えると、そのために議題があるわけで、それぞれで何が決まったのか？が明確になっていなければそれは間違いなく生産性の低い会議です。

さあ、議事録担当の方は言いましょう！
『今の議題で決まったことは何ですか？』
『宿題はありますか？誰が何をいつまでにやるのですか？』
このような確認を議事録担当の方がするととてもしまりのある会議になりますよ。（※"売上の上がる会議議事録編"についてはまた別の機会に深堀しましょう）

何も決まらない会議は本当にまずいです。決めるための時間なのに決まらないという・・・・主要なメンバーが集まって時間費やして何も生まれていないのであれば、経営資源の時間を無駄にしたと思い反省しましょう。

その場合は一旦会議を見直しましょう！進め方も見直しましょう！改善するしか私たちに道はありませんので前向きに！

４．まとめ

というわけで、貴重なヒト・時間という経営資源を費やして"売上の上がる会議"にするために、司会者の方に絶対に守り通してほしいことは次の項目です！

■司会者が絶対に譲ってはいけないもの
・会議の目的を耳タコになるまで伝え続ける！
・話がそれたら必ず戻す！意地でも戻す！
・必ず決定事項を明確にする（決まらなければ進めない）
・宿題事項があれば担当・期日も含め議事録に記載！

とてもシンプルですが、これらのことを徹底していただくと、必ず生産性の高い会議、"売上の上がる会議"になりますので是非トライしてください。

働き方改革は時間生産性向上がカギです！