とあるエンジニア達の運用改善の記録
弊社Slackには、 #salad という社員のサラダの注文を管理運用するチャンネルが存在する。このチャンネルでは主にBROS TOKYOというフィットネスラウンジで月額契約している人を対象としたサラダの注文を管理運用している。
1ヶ月契約して毎日食べ続けると800円弱というお手頃価格で結構ボリュームのあるサラダを頼めて、好きなトッピングを3点選べて、体にも良いのでオススメだ。ちなみに私は契約していない。
今回はこのSlackチャンネルの運用についてお話したいと思う。
注文フローの確立
まず運用を開始するにあたって、注文フローを確立しなければならない。そこで以下の内容が確立された。
・以下のフォーマットで書き込むこと: [注文番号, 受取予定時間, 注文内容]
・12:30までに注文完了すること
・全員が注文を終えた後でランダムで1人が全員のサラダを取りに行く
それに伴い、注文フローは初日にチャンネルのトピックとして設定された。
率先して対応するメンバーにはすぐにリアクションで良い評価があるのだ
弊社にはすぐに明文化する文化があり、属人化を極力排除してドキュメントを追いかければ経緯が分かるようになっている。
加入者全員のサラダを1人がピックするというシステムのため、加入メンバーが多いほど効率が良く、勧誘も欠かさず行われている。
PoCの実施
サラダの注文運用はほとんど誰もしたことが無いだろう。そこで実証実験が行われた。
自動化の推進
運用は可能な限り自動化され、人の手が介在しないことが望ましい。
抽選botの導入
まず最初に、自動化の標的となったのは抽選だ。12:30になると誰かがサラダをまとめて取りに行かなければならない。それを人に任せると偏りやトラブルが発生する懸念がある。これは機械に任せたほうが良いものだった。
そこで抽選用のボットが導入された。
ボットの使い方はすぐにチャンネルトピックに反映された。業務のスピードが速いのも弊社の特徴の1つである。
対応したメンバーへの感謝はすぐにリアクションとして示される
その後も別のボットの導入が検討されるなどしており、改善に余念は無い。
最終的には時間になったら自動で抽選されることを目指しているが、今のところまだその域には到達できていない。
ワークフローの活用
もちろんSlackのワークフローも活用している。ワークフローでは様々な手続き的な処理を自動で行えるので便利だ。ここでは時間に自動ポストする機能、ボタンを利用して注文締切のリマインド、誰が取りに行くかを管理している。
美味しそうなサラダの写真。これは会員にならざるを得ない
ボタンは実は全員共通なので、個々の注文状況の管理には使えないことが判明したのだった。
サラダ債権の管理
#salad チャンネルは、抽選された人が他の人の分も含めてまとめて取りに行く仕組みにしているが、たまに抽選されても取りに行けない事がある。
我々はそれをSlackのポスト機能を利用して管理することにした。Slackのポスト機能はリアルタイムに変更が反映され、Slackへの定期ポストも可能な便利なものだ。Slackのポスト機能について詳しくは以下のリンクを参照されたい。
自身が抽選された場合、債権者は債務者にサラダを取りに行くことを依頼することができる。
これは自主的に債務を返済した例
しかし最近、債権が返済されない状態となっており、今後の課題となっている。人は毎日同じものが投稿される状況に慣れてしまうのであった。
Slackへの注文書き込みの効率化
Slackへの注文書き込みも徐々に効率化が図られている。不要な情報はどんどん削ぎ落としていけば良いのである。
初期のフル設定
注文時間と商品名が省略される
番号だけになる
とうとう番号もなくなる。これをタイプしている間に商品名と番号打てるだろという無粋なツッコミは無しだ
今後の展望
現時点においてNext Stepも明確である。
・salad.mdとして弊社社内ドキュメント化
・弊社では社内ドキュメントをMarkDown化して専用リポジトリで運用している
・GitHub Actionsによる自動発注
・注文済みのメンバーを特定して自動で取りに行く人の抽選
ありがちなこととして、次に何をやるかが決まっていないために進捗せずに宙に浮くことがあるが、弊社では次にやることを明確化することに注力しており、故に速度感を持った対応ができている。
まとめ
さて、タイトルを見て、一行目にサラダと来て、一体何のことかと思った読者の諸君は、ここまで読み終えて疑問は晴れただろうか。最初にサラダがあって、最後までサラダがあったはずだ。それが分かっても良いし、分からなくても良いと思う。
冗談はさておき、このように、運用は地道な努力を積み重ねることによって着実に改善されるものだ。
プロダクトにおいても根本的には近道などはなく、地道に努力を積み重ねて良い製品を開発していかなければならない。
どこにも銀の弾丸など無いのだ。
弊社ではこのように地道な努力を惜しまないメンバーを募集中なので、興味がある方は是非とも下記からご応募いただきたい。
サラダもオススメなので改めて紹介しておこう。なお私は契約していない。
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