【エンジニアのひとりごと】業務効率化のポイントをまとめました #11

こんにちは！
月1更新継続中…ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです(/・ω・)/

ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう11回目。

今回は、「業務効率化のポイント」です。

お客様先でのあるある事例ですが、業務をRPA化する際のポイント、
つまりどのようにすれば業務をRPA化しやすいのか？
現時点での個人的見解ではありますが、この辺りをまとめていきます。
（業務フローがなければイメージし辛いため、業務例も記載しておきます）

【　業務フローの全体手順　】
①各拠点スタッフ10名から「業務報告書.xlsx」をメール集約
②各ファイルを別の「集計表.xlsx」にまとめる
③集約したデータを基幹システムに登録
④登録が完了したら上長に報告

１．そもそものゴールを定める

本来は業績向上のために必要な業務を遂行する代わりに、
普段の業務を自動化する…という所からスタートする訳ですが、
まずは「最終的に業務をどう着地させるのがベストか」になります。

ポイントは「業務開始から着手するのではない」ということで、
今回の業務では「④登録が完了したら上長に報告」から着手します。
理由は、「業務開始から着手すると、手戻りが起こりやすい」からです。

業務開始から進めていくと、検討していく途中や最後の段階で、
実は集計の際に必要なデータが不足していた…等に気付き、少しの手戻り、
途中から修正、最悪の場合は最初からやり直し…という場合もあります。

そこで、ゴールでどのような状況になっていることが理想かを見据え、
そこに至るまでにどのようなプロセスをたどるべきかを検討します。

「④登録が完了したら上長に報告」から、報告手段を検討します。
例えば「電話報告」だったのであれば、そのままではRPA化できないため、
「メール通知」で代替できないかをすり合わせます。

２．1つずつさかのぼって確認する

次は「集計表.xlsx、各業務報告書.xlsxの保管場所」を確認します。
前者…集計表.xlsx…は管理者とRPAが、後者…各業務報告書.xlsx…はどのアカウントでもアクセスできる、共有サーバー上のフォルダがおススメです。

ここで「集計表.xlsx」と「各業務報告書.xlsx」の保管場所も確認します。
「①各拠点スタッフ10名から「業務報告書.xlsx」をメール集約」の手段を、
共有サーバーに変更する方が、送信ミス等が発生し辛いためです。

事情により共有サーバー上の個人フォルダが良い等もあるでしょうが、
個人フォルダの場合は「RPA用のファイルを誤操作しない」ように、
注意する必要があります。（そうでない場合も、もちろんですが…）

そして、「③集約したデータを基幹システムに登録」を確認します。
RPA用PCで操作が可能かどうか等の基幹システム登録手順のほか、
「②各ファイルを別の集計表.xlsxにまとめる」ができているかも重要です。

普段の業務では、担当者のマンパワーで適当なファイルや紙にメモ書きし、
そこから登録している内容や、担当者の記憶と作業経験に基づいて、
独自の作業で高速に処理をしていたり…等の場合もあります。

上記の場合は「必要な情報が集計表.xlsxに存在しない」可能性が高いため、
実際の登録する作業とファイルとの関連性も確認する必要があります。
この段階で、「登録に必要な情報を集計表.xlsxに集約」しておきます。

３．作業開始時に必要な環境、状況を整える

ここまでの確認や状況がすり合わせられた段階で、初めて作業開始時の環境が整えられます。
「①各拠点スタッフ10名から「業務報告書.xlsx」をメール集約」について、
メールではなく共有サーバーの保管フォルダに配置する準備を行ったり、
「集計表.xlsx」の保管状況はもちろん、「RPA作業ファイル」の保管場所、
命名ルール、実行用作業ファイルと検証用作業ファイルのすみ分け…等を進めることができます。

作業の開始段階でおおよその作業完了イメージに基づいて作業に取り組むことで、手戻りの回数を削減したり、想定外の事項によって作業が頓挫する、
といったことを回避することができる可能性が高まります。

これを守っておけば業務自動化が作成できる、という訳ではありませんが、
作成前段階でつまづいている方の参考になれば…そんな今日、この頃です。

キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！

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