年末調整の電子化に必要なこととは？思わぬ落とし穴を回避するために。
こんにちは。
プロモーションチームの弘田です。
暑い日が続きますが、お元気ですか？
もう8月後半。早いですね。
人事部の方なら、そろそろ頭をよぎりだすのは年末調整業務のことではないでしょうか。
今年の年末調整からは、国として電子化に向けた施策が導入されます。
年末調整が電子化されるとチェック業務などの負担が軽くなるため、
この記事を読んでくださっている人事部の方の中には、年末調整の電子化に向けて、各種整備に取り組もうと考えている方もいらっしゃるかと思います。
しかし今年中に急いで年末調整を電子化することは、本当に効率化につながるのでしょうか。
今日は、年末調整電子化の実態を覗いてみたいと思います。
年末調整の電子化とは
そもそも今年の年末調整では、何が電子化されるのか見ていきましょう。
これまで、従業員がはがきで受け取り、紙もしくは年末調整申請内で直接記入していた
・保険料控除申告書
・住宅借入金等特別控除申告書
・住宅借入金等特別控除証明書及び年末残高証明書
を、電子データで会社に提供できるということが最大の変化です。
従業員側にとっては、上記書類について紙の記入だけでなく原本の添付も必要とされていましたが、電子データになることでどちらも必要なくなるというメリットがあります。
それどころか人事担当にとっても、添付内容と申請内容が一致しているかのチェックが必要なくなるので、工数の削減が期待できますね。
年末調整電子化は、実は完全電子化ではない
とても便利になりそうに思える年末調整の電子化ですが、注意しなければならないことがあります。
それは、
今年はまだ電子化は義務ではないため、実運用上は紙と電子書類が混在してしまう可能性が非常に高い
ということ。
つまり、電子データで提出してくる人もいれば、
元来通り、はがきをホッチキスで留めて提出してくる従業員もいるということです。
電子化と紙の混在で起きる問題
混在するとどうなるか。
もちろん人事担当は二通りのチェックを強いられます。
これまで一通りのチェックで完了していた業務だと考えると、業務効率化どころか、その真逆になってしまいますね。
実際、この点を懸念されている企業様は、弊社のユーザー様への調査を見ても、とても多いようです。
従業員の意識の問題
また、年末調整の電子化を阻むもう1つの問題として、従業員の意識の問題があります。
皆さんは、年末調整をきちんと自分事としてとらえられていますか？
マニュアルを見ればわかることを、すぐに人事に問い合わせていませんか？
確かに、申請作業等は少し手間ではありますが、従業員一人ひとりがきちんと流れを把握して申請を行わない限り、年末調整業務の効率化は見込めません。
特に年末調整の電子化においては、
・これまではがきで送られてきていた保険料控除申告書等のデータを
保険会社から自ら取得
・マイナンバーカードの取得やマイナポータルの開設手続き
・e-私書箱の開設手続き
などが必要になってくるため、従業員の自主性がかなり求められると言えます。
※詳しくはこちらの記事「年末調整の電子化、本当に実施して大丈夫？気を付けておきたいポイントまとめ」でご確認ください。
まずは、従業員が年末調整を自分事として考えるような意識改革が必要なのです。
電子化を進める準備ができている企業とは
・ すでに年末調整申請を電子化している（する予定がある）
・ 本人、家族などの年末調整に関連する申請を電子化している
・ トップダウンで従業員に運用変更とその理解を徹底できる
・ 電子データを利用した申請しか規定として認めない
・ 全社員がPCを所有していて、すでに自立的に申請できる
反対に上記のような企業については、全社的な電子化に舵を切っても問題ないといえるでしょう。
自分の企業は、年末調整を電子化してよいのか
年末調整のメリット・デメリットについては理解したものの、まだ年末調整の電子化を実施するか悩んでいる。
そんな方はぜひ、電子化を実現するためのアクションについて整理されている、こちらの記事をご覧いただき、自社がどの位置にいるのかを確認してみてくださいね。
従業員にとっても、人事担当者の方にとっても、スムーズな年末調整となりますように。
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