19タスクシュート

毎年この学期末通知表の時期になると、目の前の業務量から逃げたくなり、新たなスケジュール管理やタスク管理の方法を探したくなる。

今日やってはいけないと今回は思いつつ、目の前のタスクに集中しようとしたが、少しだけ気になったタスク管理があったので、ここで話す。

一応まぁ逃避行動とは言え、毎度毎度の振り返りになっているのかなあと無理矢理肯定的に捉えつつ、ビビとした伸びではあるが、タスク管理スケジュール管理や少しずつはマシになってきている気がするからよしとする。

今回紹介したいのはタスクシュートと言う考え方だ。

有名なアプリではタスクシュート、クラウドやタスクマーというものがある。またはExcelでもできるらしい。

今の私の課題としてはスケジュールに関しては、三好先生のルーズリーフバインダーに全てまとめていくことで、割と予定の抜け漏れはなくなっている。職員会議資料の閉じ込みや会議資料をカレンダーに落とし込んでいくと言うのは、ちょっとまだ難しいというか面倒でできていない時もあるのだが、それでもだいぶマシになった。特に子供への伝達事項などを全て不満。インダーに集約したことでその抜け漏れは前よりは減った気がする。
ただ課題だったのがタスク管理だ。週予定の下のほうに空欄を大きく設けて、そこにタスクを書き込んでいたが、優先順位にならないしできなかったタスクが積み上がり、次の週もまた同じタスクを書き移すと言う作業が生まれて、これが非常にもどかしく感じていた。できればタスクもルーズリーフになり進めて1カ所に集約したいのだがなかなか難しい、

タスクシュートはその日やる。タスクのみに集中して表示し優先順位をつけ、見積もりの時間と実際にかかった時間を記録していき、その場だけのタスク管理ではなくて、次回同じようなタスクをしたときにどれぐらいの時間がかかるのかと言うデータを取ることができる。またルーチンタスクの登録が容易ということで、毎日やるようなタスクをいちいち書く必要がなくなってくる、正確に言うと毎日自動的にやっているようなスはわざわざ書かなくていいので毎日やりたいけど、実はできていないものもしくは毎日やっているけど、これって時間どれぐらいかかっているんだろうと言うものを管理することができる1日単位集団予備、毎月単位等などそれぞれの時間軸ごとにルーティンを設定することができる。

ここまでは書いてきたが、まだ試してわけではないので、実際の使い勝手はまだよくわからない。

もう始まる前から見積もりの時間を書いて、それに実際にかかった時間を記録すると言う時点ですごくめんどくさそうに感じる。ただ例えば1年これを継続できたとして2年目から大きな改善がれるのだろうと言う予想はつく1年やっていて、1年間の大体のタスクルーティンタスクがわかってくればだいぶ見通しもつくのではないかなぁと思う。

ただ子やっぱ理想言えば、児童なんかその日やることリストが自動的に作られていて、この順番でやるといいよっていうのが作られていて、なおかつそれをパソコンでも携帯でも見れるっていうのが大事だと思う。

同僚の先生はApple WatchとAppleのリマインダーで全てタスク完了していると言うことだった。これはApple Watchに通知が来し、手元で全てタスク管理できると言うところで素晴らしいと思う。ただ私の場合は、どうしても優先順位をつけるのが苦手ということから、多分同じ方法をやっても、私の場合はそのリマインダーのお知らせ時刻を設定することとかが多分めんどくさいと思ってしまう気がするし、腕時計をつけたくないのでちょっと考えものだ。

今までやっていたように、手書きでタスクを書いていくっていうのは、頭に残る気がしていたが、実際は定期的に残っているわけではなく、やっぱり放課後になってまた宿一覧にしてあるものを眺めたりすることがあるので、そこは手書きじゃなくてもいいのかなと思ってきた。ただ思考整理する時はやっぱ手書きがいいと思う。

というわけで、まぁものは試しなので、ひとまず今次からはタスクシュート、クラウドの無料版でまずは試してみて使い勝手を見ていきたいと思います。