デジタルで業務改善に挑戦してみたら新しい世界に出会えた

こんにちは、小売り業界のマーケティング会社で人事部に所属している社会人8年目女子です。
デジタルを活用した業務改善に取り組むこと3か月弱・・・
今回は最終的に何をしたの？ということを振り返りたいと思います。

デジタル技術を活用した業務改善活動

取り組んだのは、社内で申請される申請書のデジタル化です。
事務職にありがちな申請業務・・・
申請する側も手続きが大変ですが、実は申請を受ける側も管理が大変です。
そして申請されるタイミングは人によってさまざまで、対応がおくれることもしばしば。
それではいけないと思い「私が改善してやる！」とデジタルに疎いながらも業務改善の挑戦を始めました。

作ってみた

作成したもの

今回はPower Automateというツールを使用して、申請フローの簡略化に挑戦しました。

申請者がFormsのアンケートに申請内容を入力すると、自動的に上司へ承認問い合わせの連絡が行われます。
上司に承認をされたと同時に、申請者には承認・再申請の通知がメールで送付されます。
そして人事部には、必要な情報がTeamsで通知されると同時に、Excelへ自動で記録される仕組みを作成しました。

申請者がすることは「アンケートに入力するだけ」
上司は通知された承認を「クリックするだけ」
人事部は自動的に記録され、通知された申請を「変更するだけ」
全員のいつもの負担が少しでも少なくなるといいなと思って作成しました。

実際に使ってもらうと

身近な人に実際に使ってもらいました。
やっぱり申請者としてはアンケートで入力するだけって簡単だよねとか、管理側としては依頼が自動的に一覧で記録されるのってありがたいよねとか、狙い通りの意見をもらう反面、改善点も見つかりました。

貴重なご意見の数々

これからの課題

申請が簡単になることによって、結果として人事部の仕事が増えては意味がありません。
しかし社内全体の負担を減らしたい気持ちも本物・・・。
どうにかして落としどころ、または良い方法を見つけたいと思います。

３か月のプロトタイプ作成に取り組んで

この３か月間、様々なデジタルツールに触れながらプロトタイプの作成に取り組んできました。

新しい世界、新しい知識、新しい機能
必死でしたが、すべてが新鮮であっという間の３か月でした。
なにより自分で出したアイディアを形にするという経験がとても楽しく、「モノ作り」の良さを体験する日々でした。

そして、なによりも「何か作る」ことを目的にするのではなくを「作ることで何を実現したいのか（改善したいのか）」を突き詰めて考えるクセができました。

この３か月の経験をここで止めてしまうのではなく、少しづつでも進んでいきたいと思います。

お読みいただきありがとうございました。