ナレッジ共有の注意点

ナレッジの共有とは

ナレッジとは、業務上の知識や経験・ノウハウで主に以下の方法で共有することで仕事上有益になることが多いです。ナレッジが共有されないと”仕事が属人化したり、ブラックボックス化”してしまいます。

マニュアルや文書による共有

マニュアルや文書でナレッジを共有すると、引継ぎが容易になったり色々なメリットがあります。注意点はどこにあるかをはっきりさせることです。ファイル保管やデータ保管でも”探す手間やそもそも認知されない”状況にならないように気を付けなくてはなりません。社内イントラへの掲載をしても、見てくれない人は見てくれないです。

口頭や実践での共有

ナレッジは文書だけでは落とし込めないことは、口頭などコミュニケーションで共有します。OJTや教育などは文書と口頭を組み合わせでナレッジを伝えます。そもそもOJTのやり方のナレッジ共有が必要だったりします。

特に注意な事例

①会議の議事録
情報範囲をしっかり指定するのはもちろん、議事録のフォーマットを決め”決定事項やアクション”は一目でわかるようにしましょう。また言った言わない問題を避けるため”意思決定のプロセス”をある程度入れましょう。組織運営の上で”揉めやすい”情報なので注意が必要です。
②他部署や他事業所の改善など
改善事例などの共有は、参考になることが多い一方”工場やオフィスを分けてソートできる”など工夫しないと検索やソートに辟易して誰も見てくれなくなります。また”改善をノルマ化”すると共有するほどの質が担保できないので、改善額などでソートできるようにしたり”ノルマ化をやめる”などした方がいいです。

ナレッジを共有する有効な範囲

①新システムの説明会
例えば”勤怠システム”の変更の場合は、全従業員対象でOKですが”購買システム”の変更の場合は対象従業員を絞ることを考える必要があります。
購買は購買担当者がすべて対応する部署があったりして、全員参加にすると”使う見込みのない人を参加させて無駄が発生”します。
よって部署ごとに選別して参加するのがベターになります。
②Know Whoの共有
誰が詳しいかの共有です。〇〇さんに聞けばすぐ解決する問題を１日以上悩むことはあるあるだと思います。あの部署の〇〇さんは、△に詳しいなどは自然にコミュニケーションで周知されやすいです。一方で”DXなどの各部署への導入”はプロジェクト化して部署の専任者を作り、そこから伝播していかないとなかなかDXは進みません。

次回予告

今回はナレッジ共有について考察しました。
次回は職場における自然淘汰を考察したいと思います。