新システム導入時の注意点

新システム導入時のサイクル

システム導入のサイクル

新システムは上図のサイクルで導入がされます。
①発案　上層部への管轄部署からの提案や上層部の発案フェーズで”おおまかな効果”を把握します
②計画　予算や納期を決めるため計画を立てます　プロジェクト化などを実施したり、見積や稟議を行います
③説明　システム使用者に周知・説明を実施します　マニュアル作成などを進めます
④導入　システム運用関連の手続きなどを進めて、導入します
⑤運用　各部署で使用を開始します

起こりやすい問題

・計画が長すぎて”説明が不足”し”運用”がうまくいかない
これは計画段階が長く不十分なマニュアルで現場が混乱するケースです。
導入側(人事・情報システム側)の問題ですね。
・現場側が”拒否反応”を起こす
これは現場側が”拒否反応”を起こすケースですね。
例として、前システムと新システムが両方使える期間があると思います。その期間で一回も新システムを使わず”新システムのみになる”タイミングで、問い合わせが殺到するケースです。
・導入が失敗する
これはシステム障害などの要因で新システムを導入が遅れるケースですね。
外注の会社や情報システム部などの問題ですね。

運用後の落とし穴

さらに運用後も現場に落とし穴があります。
新システムに取り組むのはだいたい”優秀な人”です。逆に優秀でない人は拒否反応を示し、”そのシステムを使う仕事”をやらなくなってしまいます。
優秀でない層の”働かない化”に拍車をかけてしまいます。
皆さんの会社は”システムに置いて行かれ働かなくなった人”はいませんか？

ケアすべきこと

①事業所ごとにプロジェクト化を
人事部や情報システム部は現場の実務まで把握していません。
説明会やマニュアルの配布などはありますが、事業所でプロジェクト化して実務にあったノウハウを蓄積し、それを共有します。
これで”使えて当然”という状態にして、”働かない化”を防ぎましょう。
後述の”部署全員の拒否反応”も防げます。
②導入部署は運用のチェックを
事業所にもよりますが、力関係で仕事の押し付けが発生します。
”拒否反応は部署全員”というケースも見てきました。そうすると他部署がカバーすることになりますので、介入までいかずとも定期的にアンケートを取る。チャットボットでの対応、問い合わせ窓口の周知などフォローが必要でしょう。

次回予告

今回は新システム導入時の注意点について記事にしました。
実体験もあり、久々に図解も入れてみました。
次回はOJTについての記事を書こうと思います。