有意義な会議とは

有意義な会議をするには、絶対に避けるべき悪い会議の特徴があります。

悪い会議とは

①情報共有のための会議
これは”〇〇進捗会議、〇〇定例会や〇〇委員会”と呼ばれることが多いです。担当者の報告者以外は”お通夜会議”になり形骸化しやすかったりします。特に資料が会議で初出になるので、説明のみで終わってしまいます。説明のみになる場合は、事前に資料を配布し、説明→質疑で行うのがベターですね。
②形骸化したお通夜会議
これは順番で改善発表がある会議などです。事業所や部署の取り組みですが、ほとんど意味のない改善がどうしても紛れ込みます。こういった改善は”有意義で他部署に共有すべき改善”を発表すべきです。改善が出ない部署が苦肉策で改善をして、発表資料を作り、他の部署が聞くという無駄のオンパレードになってしまいます。定期的に部署の取り組みを発表するなどの施策は形骸化して”目的と手段”が逆転しがちです。

良い会議のための施策

①査読文化を作る
査読とは事前に資料を読むことです。正確には教授が論文を精査するときなどに使われる言葉ですね。
会議の資料またはアジェンダを事前に共有することで、会議の質は大きく上がります。話し合いが炎上し長引く可能性も減ります。(内容に不満があるなら作成者に事前に申し入れ会議で他人を巻き込まないはずです)
事前根回しみたいなことも必要なくなります。
②未来の約束をして終わらせる
何のための会議だったんだ…となる会議には、未来の約束をしないという共通点があります。最後には５W１Hで”誰がいつまでに〇〇する”と決めて終わりましょう。
③ファシリテーションを学ぶ
正直な意見を出せない会議は多いと思います。司会役の人はファシリテーションを学びましょう。まずは型を学んで”自分に司会法”を身に付けたり、会社や組織に合った方法も見つかるはずです。ホワイトボードにまとめたり、オンラインツールを使ったり、前後で質問を募集したりするのも有効です。

次回予告

今回は会議についての記事でした。
会議は意思決定のためなので、しっかり意見を出し合い”未来の約束”で終わりたいですね。
次回は新システム導入時の話を記事にしようと思います。