自部署の課題を３つ。デジタルを使うことで解決策を考える。
1.まわりを見渡せば
みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしているX世代の会社員です。
デジタルに出会い、一刻も早く、紙、印鑑、手作業から脱却を目指し、
「猪突猛進中」です。
ふと、自部署を見てみると・・・私と同じく埋もれていますね。
同じ部署ですから、当然か・・・
2.自部署の課題を洗い出す
①じもの大商談会開催時の受付業務
いろいろな大規模の展示会やテーマパークなど、オープン時は受付に時間がかかり、会場に入るのに時間がかかります。自部署が開催する「じもの大商談会」も同様です。特に年一回の頻度のため、人海戦術で対応しています。
●5W1Hで分析
仲間にヒアリング
🎤じもの大商談会担当者のご意見
😄下記の業務と連携させるとさらに業務が改善されるのでさらに良くなるのではないでしょうか。
●出展社情報の集計業務
（定型フォーマットに入力された出展社情報を自動で出展社一覧に入力）
😁出展社さまからの出展の申し込みがExcelファイルでメールされます。 Excelファイルへの自動入力と受付データとの連携。
出展社情報が連携されると、
受付したら出展ブース場所などの情報をすぐに表示。
ご案内がスムーズになりそう。
●出展商品画像とExcelファイルの商品一覧表との照合業務
😊じもの大商談会はオンラインでも開催しています。この照合業務に時間がかかるため自動化したい。
商品画像と商品情報が結びついている。
展示会で商品を携帯カメラとで読み取れば、商品情報がすぐ表示。
お気に入りボタンなどを付ければ、参加者が、展示会後のサンプル要望時に役立ちますね。
●商談会参加者への請求業務
😅出展社一覧表から、請求業務へ自動連携させたい。
請求書発行システムへ手入力して発行してますからね。
🎤受付業務をお手伝いいただいたパートさんのご意見
🤔同じことを受付でお知らせするのであれば、録音したものを流しておくのはどうでしょう。
受付したら、出展情報を表示するだけでなく、音声ガイドを流す。
スムーズにご案内できますし、情報を間違えることもないですね。👍
②店頭催事スケジュール作成業務
店頭催事とは、スーパーなどの店先などで、焼き鳥やギョーザなどを販売していたり、駐車場でキッチンカーでハンバーガーなどを販売していたりする縁日の露店みたいなものをいいます。
色々な業者様がいますので、毎月のスケジュール調整は大変です。
●5W1Hで分析
仲間にヒアリング
🎤店頭催事担当者のご意見
😄取引先希望、店舗希望集約後の最終調整
第一希望店舗が決定したときの第二希望の削除と
売上の高い業者様を優先した調整機能など
売上の良い業者様順に表示や直近の売上実績を表示。
店舗が決定しやすいですね。👍
🎤店頭催事担当のパートさんのご意見
🤔全て紙ではなく電子化。
・メールが苦手の業者様は、Excel入力後、わざわざ紙を出力し送付。
紙を出力できない仕組みがいい。
・業者様が店舗へ入店時に催事専用チェックリストを記入。
証明として、本社へFAX送信。
携帯画面でタッチするようなシステム作りがいい。
携帯から弊社のGoogleスプレットシートへ入力。
これなら、紙の出力がいらないですね。
チェックリストの代わりに携帯画面でチェックはいいですね。
スケジュール表と連携させれば、未提出業者様もチェックできますね。
③新店活性化店舗陳列応援依頼業務
新店オープンや既存店舗を改装し、再オープンする活性化店舗。その時には、店内の商品を全品一気に陳列しなければなりません。とても自社だけで陳列することは難しく、納品する取引先様にお手伝いをしていただきます。
そのお手伝いの依頼や作業費用のお支払手続きを行っています。
このやり取りを専用メールアドレスで行っているため、複数の担当者が複数店舗、応援依頼メール、返答メール、問い合わせメール、請求書送付メール、督促メールなど、メールが混在していてわかりにくい状態です。
●5W1Hで分析
仲間にヒアリング
🎤新店活性化店舗陳列応援依頼業務担当のパートさんのご意見
🤔応援業務のメールは担当者ごとにメールアドレスを変えるもしくは
メールの開封は自動化がいい。
応援費用の支払い明細の問い合わせが多い。支払い手続きが完了したら支払い明細を自動メール送信がいい。
メールアドレスを分けるのも視野に入れ、メールの開封の自動化をやってみようと思います。
入金があったけど何のお金かわからない状態。お支払い明細は、ご案内すべきですよね。
お支払い手続きをしたら、自動でメール送信の仕組みにしたいですね。
3.まとめ
自部署には、多くの課題があることがわかりました。
出来るところから、デジタル化していき、その後、デジタル化した仕組みを連携させていく。気が付いたら業務全体がデジタル化できていました！
そんな簡単にできないと思いますが、そんな妄想を信念として取り組めば、小さなデジタル化にも前向きに取り組めそうです。
楽観的すぎますかね～💦
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