【タスク管理】Trelloのすゝめ
こんにちは、WINUです。今回はオススメのタイムマネジメントツールの「Trello」の紹介です。ただ紹介するだけでは味気ないので、僕なりの使い方を少し踏まえて紹介していきたいと思います。
Trelloとは？
TrelloはKanban（看板）方式のタスク管理ツールです。トヨタ等が導入しているToDoの管理法をアプリケーションにしたものです。それぞれのタスクに関するカードを作って、それを未着手のタスク（ToDo）、進行中のタスク（Doing）、完了したタスク（Done）という三つのセクションにそれぞれ配置するという使われ方（最初は全てToDoで最終的には全てDoneに移す）が主流です。従来のToDoリストみたく消化したタスクを線で消すのではなくスタック（積み上げ）していくので仕事の進捗状況を一目で共有できるので個人使用でもチーム使用でも非常に分かりやすい仕組みになっています。勿論、これ以外にも他のセクションを作る事もできますが、基本的にはToDo、Doing、Doneをメインで使います。
Trelloをすゝめる理由
さて、数あるタスク管理ツールの中でなぜTrelloを特に薦めるのか。箇条書きで書き出すと以下の理由が挙げられます：
1. スッキリした見た目
2. 高い操作性とカスタム性
3. チームで共有できる
まずスッキリした見た目という事ですがどうでしょう。
現在の私の画面ですが、非常にスッキリしていますよね。青やオレンジなどのタグ付けを行うことでタスクの分類が一発で分かるようになっています。今はこの記事を書いているのでblog writing、その前はスマホ料金の確認を行っていた為、check phone feesがDoneのトップに、そしてこの後は読書と分かりやすさには事欠きません。
高い操作性とカスタム性というのも大きな利点です。カードを移動させるときにシームレスに移すことができ、間違えたとしても他のアプリと違い直ぐに消えるわけではないので、リカバリーも簡単です。豊富なGUIからショートカットまであるので、タスク管理をする際にストレスをほぼ感じず使えます。また、ToDoのみならず、他の管理したい事柄のリストを作ったり、用途によって別のボードを作ったり、ステッカー貼ったりとかなりカスタム性が高く、自分独自の使い方が出来るので色々試してみる事が出来ます。更に、自分のカスタムをテンプレ化する事も可能ですので、一回構築したらゼロからまた作り直す、という事も回避できます。
ここで少し私のカスタムを紹介したいと思います。私は基本的に一つのメインボード、一つのサブボードを使用しています。メインボードでは全体のワークフローを管理し、サブボードで大きなプロジェクトを管理しています。私は大きなプロジェクトを「総合計時間が推定10時間以上かかる」と定義していますが、この定義は人それぞれになります。とにかく大きなプロジェクトは別個で管理した方がゴチャゴチャしないという経験則からこのような運用方法にしています。余談ですが、ちょっと面白味を足すためにメインボードは"USUAL THINGS"、サブボードは"PFP(Pretty Foolish Projects)"という名前にしています。
さて、最後の利点ですがこのボードはチームで簡単に共有する事ができます。そもそも、かんばん形式のタスク管理法は現在誰が何をしていて、既に何を行って何を行っていないかが一目で分かるので、個人作業よりもチーム作業でその威力を発揮します。Trelloではメールアドレスによって簡単に共有する事が出来るので、付箋などのアナログなかんばん式タスク管理ツールよりも便利になっています。僕もTrelloのチームでの威力を目の当たりにした人間の一人です。前年度の冬学期、大学の授業で統計学のチームプロジェクトをやる事になりました。その際チームメンバーで何をするべきかをブレインストームし、タスクとして書き起こし、Trelloで共有しました。その後は非常にスピーディーに、何の衝突もなくプロジェクトを終えることが出来ました。誰が何をしていて、何を終えて何をしなくてはいけないのか。この共通意識をメンバー全員が持てているのでプロジェクトがスムーズに進むわけです。また、自分の好きな時（非同期的）にコミットする事が出来るので、ストレスレスに円滑にプロジェクトを進めることが出来るのも大きな利点です。
さて、最後は少し雑になりましたがまとめると、Trelloはかんばん形式のタスク管理ツールで、スッキリした見た目、高いカスタム性と操作性に加え、共有の容易さも相まって非常に使いやすい有用なツールとなっています。ぜひお試しください。
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