恐妻から学ぶ_お悩み相談②

先日、とある経営者から社内のバックオフィス業務が安定しなくて困っていると相談を受けました。

企業名等わからないようにしていただければサイトに掲載していいと許可いただきましたので、今回はバックオフィス業務の問題点についてわかりやすくお伝えします。

（１）人材不足に陥りやすい

バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期の差が激しい」といった特徴があります。

経理や財務であれば決算期や年末調整の時期に業務が集中する傾向が高いです。

また人事労務であれば、算定期間や年末調整の時期に集中する傾向が高いです。

普段は人員に余裕があっても、繁忙期には人材が足りず、担当者が深夜まで残業するようなケースもあります。

（２）業務が属人化しやすい

バックオフィス業務では、専門的な知識やノウハウを必要とするケースが多く、一部の担当者に業務が集中することが多いです。

この業務はAさんにしか出来ないといったような業務の属人化が発生しやすい傾向です。

また、年末調整のような会計業務に関しては、頻繁に法改正がなされるため、担当者は常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。

そのため、担当者の離職や休職に伴い、業務が一時的にストップしてしまうといった問題が起こってしまい、相談されるケースがあります。

（３）対応策

ネット上では、システム化やコスト削減をPRしていることが多いですが、その前にコストを極力かけずにすぐにできる対応策をお伝えします。

①業務のマニュアル化を図る
    業務が属人化しやすい原因の１つに、特定の人しかできないことです。

    私がコンサルしている企業様には、必ず業務に関するマニュアルがあるか確認しています。

　大抵の企業様は簡単なマニュアルは作成していても、全くのど素人が見ても取り組めるようなマニュアルを作成されているケースが少ないです。

　業務のマニュアル化を図ることにより、社内の人間で対応できる、あるいはパートなど短時間勤務の採用で済む可能性があり結果として経費削減が図れることに繋がります。

②正社員を雇うよりまずは契約社員、業務委託契約として採用を図る
　契約社員をトライアル採用して正社員にすると、国から助成金を受け取ることができます。　
　
　また、業務委託契約として採用することにより、人件費（特に社会保険料）の削減につながります。

　正社員を辞めさせるのは難しく、契約社員として契約更新するか否かについてきちんとルール化をしておくことが大前提になります。

（４）最後に

自社のバックオフィス業務がどのような課題を抱えているかを理解し、まずは社内環境を変えることから始めることをお勧めします。

そのうえで、アウトソーシングやRPAなど、最適な解決方法を模索した方が結果として経費削減のつながることが多いことを知っていただきますと幸いです。