恐妻から学ぶ_Excelを共有する３つの方法

ひとつのExcelデータを社内で共有したとき、自分が編集したいタイミングで開こうとしたら、他の方が別のPCで開いていてデータの編集が行えない経験あるかと思います。

今回はそんなお悩みも解決できる方法を紹介いたします。

（１）Teams
有料にはなりますが、アプリを導入することにより、データの共有や同時編集だけでなく、ミーティングや文字起こしなど幅広く業務効率化につなげることができます。

（２）Googleスプレッドシートに反映する
Googleアカウントを作成すれば誰でも可能です。
Googleスプレッドシートは、共同作業にとても強く、これによって作業の分業化や効率化を実現できます。

例えば、1度に複数の方が確認したり編集をしたりすることが可能となるため、誰かがファイルを閉じるのを待ったり気にしたりする必要がなくなります。

また、Aさんが自分のPCで文字を入力したタイミングで、Bさんもその内容を自分のPCで確認することが出来ますので、常に新しいデータ情報を保つことができます。

（３）Excel
実はExcelの「共有ブック」機能が利用できます。

この機能を「オン」にすると、複数のユーザーが同時にそのExcelブックを開いて書き換えられるようになります。

同じセルに複数のユーザーが別々の値を書き込んだ場合は、どの値を残すか選んだり、変更履歴を記録・保存したりすることも可能です。

ただし、リボンの［校閲］タブ－［変更］グループにある共有関連のコマンドボタンを使って操作する必要がありますので、ご確認ください。

共有ブック機能を利用してExcelブックを共有するには、まず対象ファイルを共有フォルダに配置してからExcelで開き、リボンの［校閲］－［変更］－［ブックの共有］をクリック。

「ブックの共有」ダイアログが表示されたら、［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］または［新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します］にチェックを入れてオンにし、［OK］ボタンをクリック。

最近若い方は、無料という観点からスプレッドシートを使うケースが多いです。
しかし、閲覧権限や編集権限を誤ると誰でも見れてしまうというリスクが伴います。

すでにOfficeを導入されている場合、セキュリティの観点からTeamsやExcelの機能を駆使されることをお勧めします。