恐妻家から学ぶ_お悩み相談①

先日、とある経営者から社内のバックオフィス業務が安定しなくて困っていると相談を受けました。

企業名等わからないようにしていただければサイトに掲載していいと許可いただきましたので、今回はバックオフィス業務についてわかりやすくお伝えします。

（１）バックオフィス業務とは

社内手続きや決算業務などを通して、企業活動を内側から支える部署における業務を指します。

また、後方支援という意味合いを持ち、直接利益を生まない業務のことを指します。

バックオフィスに該当する職種には、
・経理
・財務
・人事
・総務
が主にあげられます。

（２）バックオフィス業務が安定しない理由

①各部署に何名必要か把握できていない

バックオフィス業務に人を雇うことは、もちろん人件費がかかります。

また、人件費を抑えたい経営者が多いのも事実です。

しかし、人件費を削減しすぎて、バックオフィス業務が回らず経営者自らが業務をされているケースも聞きます。

②1人あたりの人件費がわからない

年齢や経験によって、もちろん報酬等は変わりますが、営業と異なり比較する材料が少ないのも事実です。

少なすぎても続かないですし、多く支払いたくないのもよくわかります。

ただ、ある程度人件費を決めておかないと採用してから変更することは難しいです。

③社内教育ができていない

5S（整理、整頓、清潔、清掃、躾）、組織人としての基本動作、クレームに対する初期対応など直ぐに必要な最低限の知識・技術も教育することさえできていないケースもあります。

（３）バックオフィス業務を改善するために

①基準を明確にする

社員を採用する、業務委託契約を採用する、外注を採用する基準をある程度決めておくといいです。

普段会社にいると助かる業務に関しては社員を採用する。

会社にいなくてもオンライン等で対応可能であれば業務委託契約を採用する。

人に任せるより、システム化や外注化したほうがコスト削減になる場合は外注化を図。

②生産性向上・内部統制を意識する

バックオフィス業務を効率化すると、社員が企業の利益や売上に直結する業務に専念できるため、会社全体の生産性向上につながります。

社員が自分の強みを発揮できる業務に集中すればモチベーションが高まり、組織の活性化にも効果を発揮します。

マネジメントやガバナンス強化といった付加価値の高い仕事に専念できます。災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑えるBCP対策にも取り組みやすくなります。

（４）最後に

バックオフィス業務を効率化するメリットとして、コスト削減、生産性の向上、内部統制の強化、脱属人化などが期待できます。

しかし、仕組み化ができていない状況でコスト削減に走ると失敗する可能性が高いため、記事にさせていただきました。

参考にいただきますと幸いです。