大切な大事なデータは、まずクラウドストレージに保管・バックアップすることが第一歩 (スタート地点) (Microsoft Outlook、OneDrive編)

まずは、どのデータをバックアップすべきかの洗い出し

結論から言うと、

「スマホやパソコンが壊れて、応急対処として新品のスマホやパソコンを購入してセットアップしてインターネットに接続できるようになった時に、何が無くなってしまうか。何が困るか。」

を考えてみて、無くなったら困るデータがバックアップをとるべきデータです。

一部抜粋します。

・提案資料、プレゼン資料、見積資料 (Excel ファイルなど) が無くなってしまうばあいがある。

・サービス名URL・ユーザー名・パスワードの一覧を Excel に書いて保存していたのに、その Excel ファイルが見られなくなってしまった。(個人的にはこの用途にはパスワード管理アプリを強くお勧めします)

・パスワードが分からないので「ネット銀行にログインできなくて残高が分からない」

・パスワードが分からないので「クレジットカード会社の My ページにログインできなくて、今月の支払金額が分からない」

・iPhone を新しく買ってセットアップしているけど、iCloud のユーザー名とパスワードが分からなくて、セットアップが進まない。

・gmail アプリをインストールしたけど、gmail のパスワードが分からないのでメール送受信できない。

・LINE をインストールしたけど、LINE のパスワードが分からないので、LINE を使えない。

ここでは「Microsoft outlook、OneDrive 編」として、

Microsoft outlook、OneDrive を利用した、オンラインストレージ・クラウドストレージへのバックアップ方法を説明します。

outlook、OneDrive の利用をお勧めするのは以下に当てはまる方です。

1. Windows や、Office (Word、Excel、Powerpoint など) をよく利用している。

2. 持っているスマホが iPhone か Android である (iPhone 用にも Android 用にも Microsoft が公式アプリを提供しています)

事前準備は以下の通りです。

1. プライベートの PC や個人事業主の所有 PC の Windows にログインするときは、普段から「@outlook.jp」や「@outlook.com」を含むメールアドレス (Micorosoft アカウント) でログインするようにする。もし Microsoft アカウントがない場合は新規で作成する。

2. PC 内の大切なファイルは OneDrive 内に保存するようにする。

3. スマホにも outlook をインストールして、@outlook.jp や @outlook.com などのメールの受信と、送信ができる様にしておく。(iPhone 用にも Android 用にも Microsoft が公式アプリを提供しています)

4. スマホにも OneDrive をインストールして、@outlook.jp や @outlook.com などのメールアドレス (Microsoft アカウント) でログインする。(iPhone 用にも Android 用にも Microsoft が公式アプリを提供しています)

5. 後は必要に応じて、Word、Excel、Powerpoint をインストールする (iPhone 用にも Android 用にも Microsoft が公式アプリを提供しています)

6. Excel を例にすると、Excel 初回起動時に、@outlook.jp や @outlook.com などのメールアドレス (Microsoft アカウント) のメールアドレスとパスワードを尋ねられるので、入力してログインする。

スマホの Excel が起動したら、後は OneDrive 内のファイルを選べば、Windows PC の Excel で作成したファイルが、iPhone や Android の Excel での閲覧も編集も可能となります。

日常的に注意する点がいくつかあります。

1. Outlook の受信トレイはこまめにみるようにする。1年以上ログインしないままだと、outlook のアカウントが停止される場合があります (後述のMicrosoft の規約をご覧ください) 。仮に停止したアカウントを久しぶりにログインして、再開することも可能な場合もありますが、過去に送受信したメールが全て削除される恐れがあります。PC の outlook でメール受信をしても問題はありませんが、受信トレイをこまめにみるとしたら、スマホの方が手間がかからないので、outlook をスマホにインストールする方法を上では紹介しました。

2. OneDrive アプリをこまめに開いて、フォルダやファイル一覧をこまめにみるようにする。1年以上ログインしないままだと、OneDrive のアカウントが停止される場合があります (後述のMicrosoft の規約をご覧ください)。仮に停止したアカウントを久しぶりにログインして、再開することも可能な場合もありますが、過去に保存したデータが全て削除される恐れがあります。

3. outlook の最終ログイン日時と、OneDrive の最終ログイン日時は別々にカウントされます。極端な話ですが、毎日 outlook の受信トレイをチェックしている一方で、OneDrive アプリをスマホでも Windows でも全く使わない場合、OneDrive 内のファイルが正しく保存されている保証はありません。

4. Microsoft の規約の抜粋をここに引用します。
https://www.microsoft.com/ja-jp/servicesagreement/
少なくとも年に 1 回、お客様の Outlook.com の受信トレイおよびお客様の OneDrive に (別々に) サインインする必要があります。年に 1 回もサインインがなければ、マイクロソフトはお客様の Outlook.com の受信トレイおよびお客様の OneDrive をお客様に代わって停止します。

5. ここまでの話を読むと、「クラウドストレージは信頼できない。USBメモリに保存するのが安全」と考える方もいるかもしれません。一般的なUSBメモリの寿命は1、2年です。長期的なデータの保管には向いていません。

https://www.pro.logitec.co.jp/houjin/usernavigation/hddssd/1228_03/
USBメモリの寿命（データ書き換え可能回数や保持期間）は製品や使い方によって異なりますが、NAND型フラッシュメモリが使われている一般的なUSBメモリの寿命はおよそ1～2年と言われており、平均3年程度と考えられます。品質が良いUSBメモリであれば10年以上の寿命を持つ製品もあります。