誰でも作れる！メディアが使いたくなるプレスリリースの完全ガイド
予算をかけず、多くの人へ情報を届けたい！
そんなときに心強い味方になるのが、プレスリリースの配信です。
プレスリリースとは
プレスリリースとは、メディア向けに自社のニュースをまとめた資料のこと。かつては印字された紙を郵送していましたが、現在はネットで一斉配信する手法が一般的です。
テレビ局、新聞社、ニュースサイト運営会社など、さまざまなメディアがプレスリリースを情報収集の手段として活用しています。
しかし、プレスリリースを配信したからといって、必ずしもメディアに取り上げてもらえるとは限りません。なぜなら、多くの企業が「自社をネタに使ってください！」と、プレスリリースをメディアへ届けているからです。限られた枠でニュースとして扱ってもらうためには、ライバルのプレスリリースに競り勝つ必要があるわけです。
それでは、どのようなプレスリリースを作れば、効果的に情報発信できるのでしょうか？ この記事では、プレスリリースとはどのようなツールかを解説し、メディアの目に留まりやすいプレスリリースにするため、押さえるべきポイントをお伝えします。
プレスリリースの基礎知識
「プレスリリースという単語なら聞いたことがあるけれど、自分では見たことも、発信したこともない」という方も、多いのではないでしょうか。
そこで、まずは、プレスリリースとは何か？プレスリリースを使うことにはどのようなメリットがあるか？をお伝えします。
プレスリリースは広報で使われるツールの1つ
プレスリリースは、広報＝PR部門が活用するツールのひとつです。ここで前提知識として知っておきたいのが、広報と広告の違いについて。
自社情報を届ける手法には「広告」と「広報」の2種類があります。
広告は、テレビや新聞などのメディアから枠を購入し、自社の情報を伝えます。そのため、広告主である自社が、どのような内容を、どのように見せるかは自由にコントロールできます。
また、広告枠を購入しているので確実に情報を発信できます。
一方、広報ではプレスリリースや記者会見、プレス向けイベントなどを通じ、自社情報をメディアに提供します。この提供情報をメディアが採用するかどうかは、メディアが決定します。
たとえば、お昼のバラエティ番組で最近「ニトリの店員が選ぶ、ニトリの人気グッズランキング」といったコンテンツがありました。これは、ニトリの広報が自社内でランキングを集計してメディアへ提供した結果、バラエティで扱ってもらえたという事例でしょう。
ただし、こういった資料を集計してメディアへお渡ししたからといって、必ずしもメディアが使ってくれるとは限りません。また、CMと違って流れる時間帯も選べません。そのため、情報を届けたい人に情報が届くとは限らず、またどのような内容が、どのような方法で伝えられるかも自分たちでは決められないのです。
それではなぜ、広告を打つのではなく、広報戦略としてプレスリリースを書くべきなのでしょうか。
プレスリリースのメリット1：信頼できる情報と思われやすい
CMはどうしても「今からCMです！」という体裁で発信されます。そのため、消費者は「また広告だよ……」「こんな効果をうたっているけれど、本当かなあ……」といった、疑いの目で制作物を見てきます。
いっぽう、第三者のメディアを通した発信になる広報の情報は、本当だと信じてもらいやすいメリットがあります。先述の「ニトリの店員が選んだランキング」も、広告で描かれていたら「ホントかよ……」と疑いの目をもって視聴されたことでしょう。第三者目線をいれることにより、信頼度が増すのです。
プレスリリースのメリット2：費用対効果が高い
広告を打つ最大のデメリットは、費用が高いことです。一般的に、全国で発売している雑誌なら2Pのカラー広告で400万円、TVのCMなら1回流すだけのスポット広告でも3,000万円が必要です。それでも流れるのはわずか数ページ、数秒であり、費用対効果がいいとは言えません。
それに対し、広報は集計を取ったりプレス向けイベントを実施する「仕込み」の費用こそかかるものの、その後の制作費はメディア持ちです。
なかでも、プレスリリースは最も安価な広報ツールです。なにしろ、プレスリリースを企業から直接メディアに送付するだけなら、費用はタダです。
さらに、代理で大量のメディアへ自動配信してくれる「プレスリリース配信サービス」を使った場合でも、自社ニュースを1通3万円程度で送付できます。
そのため、プレスリリースで発信した情報がメディアに採用された場合、費用対効果の高い広報活動を実現できるわけです。
プレスリリースの基本的な構成
プレスリリースには、一般的に使われているフォーマットがあります。
メディアは標準的なフォーマットに慣れており、情報を素早く伝えるためには、その標準的な形式を採用するのが効果的です。
プレスリリースは、5つの要素で構成されています。
ヘッダー
タイトル
リード文
本文
フッター
1. ヘッダー
ヘッダーの記載内容は、決まり文句のため、一度作ったらあとはほぼコピー＆ペーストでもかまいません。
まず、ヘッダーの左側に、「報道関係各位」「プレスリリース」などと書きます。すなわち、この資料はプレスリリースである、ということを明記します。
続いて右側に、発行日と発信者（会社名、団体名）を記載します。
発信者は、正式名称で記載します。通称で記載したり、「株式会社」を「（株）」と略したりするのは避けましょう。
2. プレスリリースのタイトル
プレスリリースを読んでもらうためには、読み手の興味を引くタイトルをつけることが必須条件です。
メディアには、毎日膨大な量のプレスリリースが届きます。
そのため、すべてのプレスリリースについて目を通すことは難しく、タイトルを見て記事の内容を読むかを判断します。
＜タイトルをつけるときのポイント＞
●最も伝えたい内容を端的に示す
プレスリリースのニュースバリューとなる中心の話題をタイトルにします。ニュースでなければそもそも「プレスリリース」としての前提を成しませんので、単純に「うちの会社はこんな会社です」という情報は、プレスリリースとして採用されません。
新記事業の立ち上げや、売上◯◯個を達成、◯◯を招いてイベントを実施……といった、ニュースになりそうなネタを書いていきます。
●メインタイトルは30文字程度を目安にする
30文字で収まらないときはサブタイトルをつけましょう。
サブタイトルの文字数も30文字以内が目安です。
●具体的な数字や固有名詞を使う
読み手によって解釈が変わる、抽象的な表現は避けましょう。たとえば「新食感！硬いマシュマロを新発売」というプレスリリースでは、「硬さ」の定義が人によって異なるため、イメージがわきません。
そこで「まるでハードグミ」「釘が打てる硬さ」といった定義付けを行います。あるいは、「硬度◯◯」と数値化するのもよいでしょう。
3. リード文＝序文
リード文とは、プレスリリースの導入部分に書く文章のことです。プレスリリースでは、タイトルとリード文を読むだけで内容の全体像が分かるようにします。忙しいメディア関係者の多くは、タイトルとリード文しか読まないからです。本文は記事を執筆すると決まってから、補強データとして参照したり、正式名称を確認したりするときに使われる「おまけ」なのです。
＜リード文を書くときのポイント＞
●最初に結論（最も重要な情報）を書く
結論から書くと、読み手が文章を理解しやすくなります。たとえば、
〇〇株式会社（代表：◯◯太郎、所在地：東京都荒川区）は長年経営を続けてまいりましたが、苦節◯年を経て、ついに新しい開発に成功いたしました。このたび、お菓子の製造ラインを見直し、この度新しくチョコおかきを発売いたします。
と書くよりも、
〇〇株式会社（代表：◯◯太郎、所在地：東京都荒川区）は新しくチョコおかきを発売いたします。
〇〇株式会社は創業110年。これまでの経営で純和風のおかきを製造してまいりましたが、和洋折衷をテーマに製造ラインを刷新。この度、新しくチョコおかきを発売するはこびとなりました。
と、書いてあった方がわかりやすいですよね。これが、結論から書くやりかたです。
●ニュースバリューがあることをアピールする
メディアが取り上げる必要があるという重要性や、情報の信頼性などを記載します。たとえば、◯◯名に調査したデータであるとか、日本初、世界1位、といった内容です。
もちろん、世界初、日本1位……といった記載には根拠が必要となります。そのため、多くの企業では「自社史上最高の◯◯を達成」といった記載に留めるケースが多く見られます。
●250〜300字程度を目安にする
簡潔な表現を用いたり、不要な情報を削ぎ落としたりして短くまとめます。
●具体的な数字や固有名詞を使う
タイトルと同様に、抽象的な表現は避けましょう。
●文章では伝わりにくい場合、箇条書きにする
記載内容を一目で把握できる表現にします。
●全体概要を分かりやすくまとめる
5W5Hの要素を網羅することで、全体像を伝えられます。
*How Much 以降を省いて5W1Hで書いたり、5W2Hにしたりすることもあります。
4. 本文
本文へは、リード文では伝えきれなかった詳細情報を記載します。
＜本文を書くときのポイント＞
●最初に結論（最も重要な情報）を書く
リード文と同様に、本文の冒頭に結論（最も重要な情報）を載せます。
メディアに取り上げてほしい内容を明示して、その後にプレスリリースの対象となっている背景（新商品の開発ストーリー、調査を行う理由となった社会的問題、など）や、ニュース性（業界初の取り組み、最新データ、など）を説明します。
●文章では伝わりにくい場合、箇条書きにする
リード文と同様に、記載内容を一目で把握できる表現にします。
●写真や図表、グラフなども載せる
図表やグラフがあると、文章のみのプレスリリースよりも視覚的に捉えやすくなります。
また、図表やグラフを用いて具体的な数値を示すことで、記事の内容に客観性を担保したり、説得力を持たせたりします。
5. フッター
フッターには、会社概要や問い合わせ先を明記します。
会社概要の記載は必須ではありませんが、載せることで情報の信頼性を高め、会社の認知度向上につながります。
フッターに載せる項目
会社概要
会社名
所在地
代表者
事業内容
問い合わせ先
会社名
部署名
担当者名
電話番号
FAX番号
メールアドレス
問い合わせの受付時間帯
ページ番号（複数枚となるとき）
※ページ番号は、「現在のページ番号／全体のページ数」という形式で記載します
その他に、問い合わせ先としてSNSのアカウント名や問い合わせフォームへのURL、問い合わせ先が読み取れるQRコード、会社のロゴマークなどを掲載することもあります。
＜フッターを書くときのポイント＞
●担当者名を明記する
メディアが問い合わせしやすいように、会社名や部署名だけではなく、担当者の名前も記載します。
◯◯株式会社
広報部部長 ◯◯◯◯
電話（直通）：000-0000-0000
こんな具合に書いてください。
●電話番号は、目に入りやすいところに掲載する
プレスリリースを受け取ったメディアは、実際に情報を掲載する前に、電話やメールで追加取材をして、詳細をヒアリングします。
メディアはメールより電話での取材を好む傾向があるため、電話番号は必ず明記しましょう。
●電話番号は、担当部門や担当者の直通番号を記載する
問い合わせにスムーズに対応できるように、会社の代表電話ではなく、担当部門や担当者に直接つながる電話番号を載せましょう。
プレスリリースをメディアに採用してもらうためのポイント
●A4サイズで1枚におさめる
プレスリリースは、A4サイズ1枚で書き切るようにします。
詳細なデータや具体的な仕様などがある場合は、添付資料として2枚以上になってもかまいません。
●白黒印刷でも問題なく読めるようにする
プレスリリースはFAXで送受信されることが多いため、色で装飾することは避けましょう。色をつける場合は、念の為モノクロ印刷を試し、色が重なったり、読みづらい組み合わせになっていないか確認しましょう。
●事実ベースで書き、主観的な意見や感情は含めない
プレスリリースは、公式文書です。そのため、主観的な話を含めると、情報の正確性や公平性を疑われる可能性があります。
たとえば「丹精込めて作り上げた」「社員一同、声を掛け合って助け合った」といった内容は、主観に基づいています。代わりに「◯時間かけて制作された」「社員◯名が一箇所に集まった」といった、客観的な表記に変えましょう。
●広告で使われるような表現は避ける
上述したとおり、プレスリリースは公式文書であり、客観的な事実を伝えることが求められます。
そのため、広告のように自社商品の購入を促すような表現や、誇張表現、「！」などは使用しないようにしましょう。
●メディアの視点で「読者に伝えたい記事」になるように意識する
自社が伝えたいことを詰め込むと独りよがりになってしまい、読み手に伝わらない記事になりかねません。ニトリの例を参考に、メディアにとって使いやすいネタを準備しましょう。
よい例：
・世界一硬く加工された鉄を制作 車が衝突してもひしゃげないことを実証
・千代田区麹町エリアのビジネスパーソンが通うグルメスポットを集計
●専門用語は使わない
メディアの担当者は、専門用語や専門知識に馴染みがない場合があります。
どうしても専門用語を使う必要がある場合は、注釈をつけましょう。
●適度な余白を入れて視認性を高める
メディアの担当者はプレスリリースを熟読することはないという前提で文書を作成しましょう。
適切な余白を設けて視認性を高め、一目で情報が伝わるようにします。
プレスリリースの作成が難しければ、企画段階から外注しよう
「そもそも、メディア受けするネタが思いつかない」
「プレスリリースを書く工数が割けない」
といったお悩みを抱えた場合は、外注するのも手です。
広報戦略とライティングは別の専門家であるケースが多いため、広報戦略・企画立案ができる企業と、ライティングの企業へ外注することをおすすめします。
弊社はライティング側の専門家として、多くのプレスリリースを作成した実績があります。広報戦略を立てられる法人を紹介することもできますので、お気軽にお問い合わせください。
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