人事評価システムへ人事情報を自動反映させるための実行計画書

こんにちは。小売業で人事をやっているKAZUです。今回は自分が担当している業務上の一番手間と時間のかかる課題の解決に取り組みたいと思います。具体的な実行計画書を作成しました。

テーマ領域としては、「PCルーティンワークの削減」です。主にPower Automateを使用して人事情報を人事評価システムに自動反映させることを考えています。

１．課題背景

私の会社は正社員が10,000を超え、毎月500名程度の入社、退社、人事異動が発生しています。人事評価は人事評価システムを使用していますが、上記の入社した情報、異動した情報は人事評価システムとは別の人事情報システムで収集・管理しています。そのため、人事情報システムで収集した入社、退社、人事異動情報を人事評価システムに別途反映させなければなりません。現状それらの情報を連携する自動連携ツール等は導入しておらず、人事部門の担当者（私自身と同じ部署の同僚1名）が必要情報をダウンロード、加工、システムに反映している状況です。毎月同じ作業を実施しており、単純作業でもあるにかかわらず、必要時間は毎月16時間程度かかっています。

２．この課題を解決しようと考えた理由

・人事評価システムの管理・運営は私自身が主担当であり、意思決定がしやすいこと。

・RPAは私の会社で使用実績があり、Power Automateも問題なく使用できる環境であること。他の課題を解決しようとすると他のサービス、ツールを使用する必要があり、現状ではセキュリティの関係で社内許可が下りない可能性が高いこと。

・私の所属する部内で上記と似た人事情報システムから情報を出力しExcelに加工する作業が複数あり、実例ができると他の業務への汎用性、波及効果があり、また部内でヒアリングした結果、同じようにやりたいという意見や協力していただく体制ができたこと。

・単純作業でもあるにも関わらず毎月16時間の作業時間が発生しており、作業時間を削減すると労働生産性の向上及び、作業ミス低減、人事情報の更新時期が早まり人事情報の鮮度が維持できること。

３．具体的な改善アイデアと目標

人事評価システムにPower Automateを使用して、毎月の新入社員、退職社員、人事異動、役職変更の情報を自動的に反映させる。

４．実施工程の詳細

以下の工程をPower Automateを使用して、作業を自動化させる。

①人事情報システムAとBの入社、退社、異動情報並びにOutlookで配信される役職情報をExcelのフォーマットでダウンロードする。（すべてで５ファイル程度）

②ダウンロードした５つのExcelファイルを人事評価システムに反映するフォーマットに加工する。例えば役職情報が『店長』であれば人事情報システムでは、「役職No.5」といった形に加工する。（加工後は8ファイル程度）

③8ファイルを人事評価システムにアップロードし完了する。

５．実施工程のスケジュール

①部内で企画上の課題、アイデアの改善点、必要データの確認及びPower Automateで実現可能な範囲を再確認する。（2月10日まで）

②企画内容を試作する。Power Automate及びExcelのマクロ機能を使用して実装を行う。（2月14日まで）

③サンプルテスト実施する。サンプルデータを人事評価システムに取り込みを行う。（2月17日まで）

④テストの結果の課題抽出及び修正を実施する。同じ作業を実施している同僚及び部内メンバーからも意見を貰う。（2月19日まで）

⑤本番の人事データでテストを実施する。（2月21日まで）

⑥本運用を開始する。（2月22日から）

６．使用するツール

・Power Automat
・Excel
・Outlook

７．もし上記の実装がうまくいかない場合のサブアイデア

同じ部内のメンバーが毎月労働組合に人事情報を提出しています。こちらも人事情報システムから必要情報をExcelでダウンロードし、指定されたフォーマット形式に手作業で加工しています。この作業も単純ではある毎回30分程度作業時間が発生しています。ここのダウンロード及び指定フォーマットへの加工をPower Automateで実施し、作業時間の削減を目的とします。改善アイデアと比べ使用するシステムが少なく、加工するフォーマットも3種類程度のため、難易度が下がるため、サブアイデアとしました。

８．実現に向けて

実装してうまくいかなくても、諦めず粘り強く取り組みたいと思います。また実装後もブラッシュアップをしていきます。