経営層に響くboxのメリット（前編）

今回はBJCCでのアドベントカレンダー向けの記事です。
実はこの公開日である12/9は私自身の誕生日でもあります♪
自分の記事が他の誰かのお役に立てばよいな～と思って、自分自身の経験も踏まえて書いてみようと思います。

今回のお題目は「経営層に響くboxのメリット」になります。
内容はもったいぶって2回に分けてお送りします。（単純にコマを稼ぎたい！というヨコシマな気持ちが80%ですがw）

特にこれから「boxを導入したいけど、経営層への説得に自信がないなぁ～」とか「費用対効果だけで説得してもオンプレサーバでいいじゃん、とか言われそうだからなぁ～」なんて、お悩みの情シス部門の方々向けに、自分自身の稟議通過テクニックをまとめました。

≪控えのコピーの複写の保存≫

なんとなくコピーが増えていく紙書類

どこの会社もそうかも知れませんが、会社の中の書類って、各部署で「コピーの保存」が沢山あって、どれが原本なのかわからない～！何てことありますよね？（え？へーしゃだけ？）

特に多いのが、「各部署でそれぞれ個別にコピーを保存」なんてしているケース。コレやってると、どれが原本なのかわからなくなっちゃう場合がありますよね〜
しかも、会社の内部統制外の報告書のような類だと、各部署で修飾され、脚色され、サマライズされ、、、一体なにが原本で、何が残したい情報なのかわからなくなっちゃった！なんてことがありますよね？そうですよね？（シツコイ）

まさに「控えのコピーの複写を保存してます！」的なもうワケワカメ状態になっちゃている!!
こんな情報の保存方法だと、いざ真のデータがほしい！と経営陣が言ったとしても、なかなか情報は集まらず「欲しいデータがすぐ出てこないのは何事だ！」と怒り心頭になっている事でしょう。

≪原本はデータ！データは一つ≫

原本は一つ！その書類をみんなで確認

で、boxのようなクラウドでのコンテンツマネジメントだと、解決できるのか？というと、まさに上の図のように「原本はデータ、データは一つ」の世界観が達成できるのです！

通常のファイルサーバだと、「ファイルの履歴管理」が出来ないので、結局紙の書類と同様に「自部署内フォルダのコピー保存」という状態になり、結局、控えのコピーの複写問題が発生している事でしょう。

そこはboxの素晴らしい機能、バージョン履歴が100代まで遡れるので、担当者が作った書類が、係長、課長、次長、部長、事業部長、、、、と色んな人の想いが追記されたとしても、最初の書類もわかるし、同じファイルを操作することが出来る！

しかも、閲覧者はスマホからも確認できるので、正直、ＰＣを開けて確認するまでもないような書類も気軽に見ることが出来ます。

※もちろん、ちゃんとした正式書類であれば、Box Relayを使ってワークフローを回すこともできますが、それは社内の他ツールとバッティングする可能性もあるので、ココでは言及しません。

つまり、boxを使えば、面倒な書類の束から解放されますよ！というところ。ここまで言えば、経営陣も「あれ？boxって結構いいかも、、、」となることでしょう。

とはいえ、人間は実物が見えないと不安なもの。後編では、「どうやったらboxのメリットという概念を目視化できるのか？」をご紹介したいと思います！

後編に続く！