boxで脱属人化が進んだ話
こちらの記事はBox Advent Calendar 2022の12/11付けの記事になります。
あんまりbox、boxしてないので期待はしないでください。（なんだよ、box、boxって、、、www）
さて、へーしゃではboxを全社共通ツールとして利用しておりますが、ショージキいうと、そこまで凝った事はしておりません。あんまり人様に紹介できるようなテクニックを使っているわけでも、ほかのSaaSと組合わせて、工夫して業務効率化を行っている、なんてことはありません。
昨年はboxをどうやって導入したか？というの社内稟議テクニックを前編・後編に分けて紹介させていただきましたが、今回は、それほど他社さんのお役に立てないとは思いますが、紹介させていただきます。
参考までに昨年の記事はコチラ
実際に自社内のオンプレのファイルサーバとboxを併用しつつ、早2年が経とうとしています。最初は「ファイルサーバで十分」とか「ネットに情報をアップするなんて怖い」とか「そもそも新しいツールなんか入れるな」みたいな様々な意見が出てきましたが、こういうマイナス意見って、だいたい3か月もすると萎んでくるんですよね～。
当社の場合は、ファイルサーバも並行運用していたので、まぁ、使いたくなければファイルサーバを使ってもいいですよ。というスタンスで2年間の運用を行っていたので、「嫌だったら使わなくていいですよ」という感覚でいました。
ただ、これが逆に良かったのか、情シスである我々が頑張らなくても、社内の各部署のboxファンが「こっちの方が使いやすい！」とドンドンと使うようになってきたのです。
最初は、boxのURLだけで共有できる機能、その後、box_noteで簡易的な議事メモを会議と同時進行で作ったり、自分が作った資料を誰が閲覧したか？と履歴を追う機能、と徐々に口コミで機能が広がっていきました。
そして、重要なのがこの「一つのファイルをみんなで使う」という概念。これがみんなに浸透したのが大きかったです。（ファイルサーバだと、誰かが使っていると開けませんからね）
この「一つのファイル」という概念が、業務の属人化を解消するきっかけになったのは、皆さんも想像できることでしょう。
私が自分で仕掛けておきながらも、良い点だと思ったのは、「決して上からの押し付けではない」というストーリーに持っていくことですね。
・便利そうだから、使いはじめる。
・使ってみて良いと思ったから、他部署を誘ってみる。
なんにせよ、「主体性」を持ってもらう事で、この「データは一つ」の概念が浸透してきたんじゃないかなぁ～と思ってます。
多分、結果を早急に求めようとすると、このストーリーにはならなかったと思うし、各社各様のバックグラウンドがあるので、この方式が転用できる、という事は無いと思います。
ただ、なんにせよ、「やらされ感」ではなく「やりたい感」という主体性こそが、どんなツールにしても、浸透させ、それを会社の風土変革の起爆剤にまで持ち上げるキモだと私は思っております。
全国の情シスの皆さん、風土改革、組織改革を行っている皆さん、大変かもしれませんが一緒に頑張りましょう！今は疎まれ、貶されるかもしれませんが、10年後には絶対何かの変化が起きているはずです！