会議の改善にビジュアル・ファシリテーションを使う

以下は、ビジュアル・ファシリテーションを使って会議の改善を図る方法についての一部です。この部分を読むことで、コンフリクトの原因と解決策を理解し、円滑なコミュニケーションを実現できるようになるでしょう。

はじめに

会議でコンフリクトが起こると、話が進まなくなったり、雰囲気が悪くなったりします。コンフリクトは、当事者同士の個人的な感情や性格の問題ではなく、立場が起こすものです。つまり、同じ問題に対して、異なる視点や目的を持つ人々が対立することで生じるのです。

では、どうすればコンフリクトを解決できるでしょうか？そのためには、異なる立場の人々の内部参照枠を理解することが必要です。内部参照枠とは、自分の考えや判断の基準となるものです。たとえば、営業部の人は売上や利益を重視し、開発部の人は品質や技術を重視するといった具合です。内部参照枠は、個人の経験や価値観によって異なります。

しかし、内部参照枠は、言葉だけでは伝わりにくいものです。相手の言葉を聞いても、自分の内部参照枠で解釈してしまうと、誤解やすれ違いが起こります。そこで、ビジュアル・ファシリテーションを使って、異なる立場の人々の言葉を文字・絵・図解で見える化することが有効です。

ビジュアル・ファシリテーションで臨場感を上げる

ビジュアルにすることで臨場感が上がります。高い臨場感を持っているとそのことに対する対応する力も増します。

ビジュアル・ファシリテーションとは、会話や議論の内容をビジュアル（図やイラストなど）にすることで、コミュニケーションや問題解決を促進する手法です。ビジュアル・ファシリテーションを使うことで、以下のメリットが得られます。

• 記憶に残りやすくなる

• メッセージをより速く伝えられる

• 理解度を高める

• 感情に訴える

• 学習者のモチベーションをあげる

• アイデアの発想がしやすくなる

• グローバルなチーム内においては言語の壁をサポートする

あなたにはなにか趣味やこれなら誰にも負けないという得意分野はありますか。その分野に関する、知識・経験を誰よりも持っているのではないでしょうか。それこそ今目の前にあるように感じられるほどに。それが臨場感です。

学業や仕事における打ち合わせや会議はどことなく他人事になりがちです。当然ですが臨場感などはないに等しいでしょう。ビジュアルかにすることで臨場感が上がります。他人事が自分ごとになります。打ち合わせや会議であればその質が向上するのです。

ビジュアル・ファシリテーションで同じ絵を見る

ビジュアル・ファシリテーションを活用することで同じ絵を見て対話できます。

「同じ絵を見る」とはサッカーやラグビーなどの団体競技で使われる言葉です。共通した認識のもとでプレーすることを意味します。集団の連係と連動を高める。そんな場合の言葉です。

ビジュアル・ファシリテーションを使って会議を行うときのポイントは、以下の通りです。目的を共有する。役割分担する。その他進め方を決める。団体競技と同じです。

• 会議の目的やテーマを明確にする

• 参加者の役割や責任を明確にする

• ビジュアルを作成する人（ファシリテーター）を決める

• ビジュアルを作成する道具や場所を準備する

• ビジュアルを作成しながら会話を進める

• ビジュアルを参照しながら結論やアクションプランを決める

• ビジュアルを共有や保存する

ビジュアル・ファシリテーションを使うことで、同じ絵をみなながら対話を進めることができます。

内部参照枠の見える化

これにより、異なる立場の人々が互いの内部参照枠を理解することを容易にします。互いの内部参照枠を理解することで、共通の認識や目標に向かった新しいアイデアを思いつくことにもなります。ビジュアル・ファシリテーションは、会議の改善に効果的なツールです。ぜひ、試してみてください。