「秘書力」こそが最強のビジネス基礎！

ビジネスパーソンが身につけるべき、基礎って何だと思いますか？

そう。それは「秘書力！！！」

秘書になりたいわけじゃないから関係ない？

そんなことありません。

段取り、業務設計、問題解決からコミュニケーションまで必須の力がそこにはあります。

そんなことを教えてくれたのは、井出元子著「ビジネスパーソンのための『秘書力』養成講座」！
この本をもとに、今回はご紹介していきます！！

※ご紹介は一部です。気になる方はぜひ、本を読んでみてください☆

➀業務遂行編

限られた時間を最大化する段取り力

相手視点を身につける第一歩は、相手の「時間」を意識し、相手の「時間」に配慮して、自分の仕事を組み立てることから始まります。
そして過剰な仕事、足りない仕事をしないためのゴールの確認を具体的に行います。作成したものについて、具体的に意見を求ることに加えて、普段からのコミュニケーションで得たヒントも含めることが、レベルのすり合わせに役立ちます。
相手にとって余計な仕事と、喜ばれるおまけの違いを見極めるために、相手の興味関心を日ごろから観察し、理解しておきましょう。

では、スケジュールはどのように組むかというと、カレンダーではなく、「使える時間」（※実際に作業に充てられる時間）でスケジュールを組みます。
まずは、タスクの洗い出し、流れと重要性、緊急度によって取り掛かる順番を決めます。割り込みの仕事が入った場合は、その優先度によって、順番を変更します。
次に、どの仕事にどれだけの時間がかかるかを正しく知り、自分のスケジュールのどこでそれを行うのが二度手間にならない最適なタイミングなのかを考えて予定を組みます。

単純な仕事でも、前後にたくさんの細かなタスクがあることを理解しておきましょう。それは前後の細かな作業の洗い出しが段取りの決め手となるからです。

信用を得る為の確実力

ミスやモレは、自然に気がつく仕組みを自分の業務の中に作ること、記憶に頼らないタスク管理の仕組みを作ることで、防ぐことができます。

また「復唱確認」が、会話の確実性を高めます。「○月○日の○時までに、○○さまにメールでお送りします」と、期日や数量、相手の名前など５W２Hのポイントを踏まえて復唱することで、正しく伝わっているかをお互いに確認することができます。メールの場合も同様です。何をどう了解し、どう対応するのかを簡潔にまとめた返信をすることが、メールにおける復唱確認になります。

言われる前に動くこと、これが気づき力

先回りしてアシストするために上司や相手を観察しましょう。
相手の立場に立って「考える」ことはとても大切なことですが、実際にそこに「身を置いてみて」分かることもたくさんあります。

そして気遣いのベースは、「自分だったら」と想像することから生まれてくるでしょう。しかし、「私だったら」を活かして想像することはあっても、その感覚が絶対でないことを肝に銘じておかなければなりません。決めつけは厳禁です。

最後に、「気づく」人は、自分の仕事の本当のゴールを分かっています。自分のアクション（決められたことを「やって」終わり）ではなく、目指す状態（あるべき状態をに「なった」こと）をゴールにしているのです。ぜひ、目指す状態を見据えて取り掛かってみましょう！

また、集中状態・散漫状態を意識して使い分けることも効果的です。あえて注意を広くチラシ、状況変化をキャッチすることで、人より先に動くことができます。

「問題解決能力」は常に最善の行動を導く

「真の問題解決」とは、正しさだけを主張しない、相手の気持ちに寄り添うことです。
批判やクレーム対応で大事なのは、こちらの正しさを証明することよりも、相手が納得するかどうかです。また、注意・お願いをしなければならない場面では、先回りをして、注意しなくてすむような状況を作るべきです。

また、ノーを言うのは簡単ですが、依頼・要望・問い合わせに応えられなくても、相手の気持ちに沿うためにできることを考えましょう。表面的な問い合わせに対応するのではなく、その奥にある相手の気持ちを受け止めることが重要なのです。自分が相手の対場だったらどう思うか、何をしてもらえたらありがたいか想像して実行することで、相手の気が「澄む」対応に近づけ、結果的に解決に繋がることがあります。

最後に、自分だけでは限界がある問題もあります。そんな時は、配慮と必然性を盛り込み、人の力を借りましょう。必然性とは、なぜ「あなた」に頼んでいるのか、理由や経緯を丁寧に伝えることで生まれます。依頼事が終わった後に改めてお礼と報告をしましょう。直後のお礼は誰でもするものですが、完了した時点で改めて二度目のお礼を伝える人は、かなり少ないようです。さらにそこから時間が経って、その後の動きや事後報告とともに三度目のお礼をお伝えできるように心がけましょう。相手の仕事がどう自分を「助けて」くれるかを伝えて、協力してくれる人を大切にしましょう。

②関係構築編

よりよい関わりがよい仕事に繋がります

挨拶身だしなみの基本的役割を認識し、実践することが重要です。お辞儀だけでも信頼感をあたえることができます。また、相手の名前を呼ぶことやパーソナルスペースの尊重にも気を付けましょう。好感や信頼感はさりげない気遣いの上に成り立ちます。

また、言葉選びと声の表情も重要です。クッション言葉を用いたり、断りは拒絶ではなく、「～しかねる」表現にしたり、質問・進言はいきなりではなく、一歩引いてからを心がけたり、、、、相手の気持ちに配慮した表現で伝えましょう。

接遇とは、相手の状況によって柔軟に動きながら、相手を尊重すること、相手に対するおもてなしの気持ちを、形にして届けることです。相手を観察し、想像して、今、自分はどのようにすることが一番良いだろうかと考え、行動することが大切です。

言葉にできないものまで読み取る「コミュニケーション力」

相手が理解しやすい話し方にもコツがあります。
まずは、「話を聞く」決断をしてもらうための声掛けをし、話したい内容を一言で伝えます。その後、規模感、良い・悪い、重要性、優先度を表す情報を示します。その時、新規、進行中、続報など、理解と判断を助ける情報をつけて話します。

また、言葉だけでなく、背景を聞くことも重要です。指示を漠然と従うのではなく、「なぜだろう」とその背景を考え、理由まで理解します。そうでなければ、本当の意味で指示を理解したことになりません。また、伝える時にも、その言葉の背景や相手の受け取り方まで想像して、伝え方を選びましょう。

コミュニケーションのゴールは、「伝える」ことではなく、相手にしっかりと「伝わった」ことです。相手のリアクションを確認するところまでをコミュニケーションと捉え、相手に伝わっているか、理解しているか、納得しているかをきちんと見届けましょう。

選ばれる人になるカギは「信用力」

信用を勝ち取るのは、地道な仕事の積み重ねです。
地味な仕事、雑な仕事を軽視してはなりません。地味で目立たない仕事を、ミスなくモレなく確実に。不備なく整えているのが、当たり前です。

また、この人なら大丈夫という安心感を醸し出すことも大切です。
何か問題が発生したときは、起きた事（事実）とその人の考えや意見、感情、判断を分けて理解するようにしましょう。また、時系列で話す事、複数の視点で考えることも重要です。

最後に、情報管理です。
オフィスの机を見るとその人が分かると言われます。デスクは常に整理整頓し、小さなことから気を付けましょう。
また、公共の場所では、人の目を考慮しましょう。
会話も一瞬立ち止まり、口が堅いは鉄則です。

まとめ

秘書の仕事は「自分視点」ではなく「相手視点」で考え、行動することです。これは秘書に限ったことではなく、周囲と信頼関係を築くことを求める、すべての働く人に必要なことです。先を読んだ仕事の組み立てをし、相手が求めていることを考え、主体的に行動すること、私たちももぜひ実践していきたいですね！