Slackの歩き方～学生コミュニティ編～

皆さん、あけましておめでとうございます！

UT-BASE代表を退いてはや3か月、鈴木大雅です。

この記事では、学生コミュニティにおけるSlackの有効な使い方を紹介します。

Slackは、皆さんが入っている部活・サークル・学生団体・ゼミ・学科など、様々なコミュニティで使われているわれていると思います。UT-BASEもその例外ではありません。

ただ、各コミュニティの人の話を聞いていると、色んな悩みを耳にします。
「淡々と業務連絡が行われ、緩い雰囲気が作れない。」
「誰もSlackを見ないし、スタンプを押してくれない。」
「既読もつかないし、Slackは使いづらい」

また関わりのある各団体からは、(僭越ながら、)「UT-BASEほどうまくSlackを使っている団体は見たことない」などの称賛を頂く機会が多いです。

コロナ禍でリモートワークが一般化した昨今、コミュニティの温度を上げる方法としてオンラインチャットツールの有効活用は避けては通れない道。

そこで、UT-BASEでの事例を挟みながら、Slackを通じて皆さんの活動が少しでも充実してほしいと思い執筆しました。ぜひご一読ください。

効率化の鍵①：スタンプを充実させる

オンライン・非即時の会話となるSlackでは、相手からの見えるリアクションが、メンバー同士の関係を育み、Slack内での発言障壁を下げる役割を担います。

スタンプは特に便利です。
ざっくり3つ言うと…
・テキストを打たずとも意思を伝えられる(参加スタンプでの出席表明・感謝の気持ちなど)のでコミュニケーションのハードルが低くなる
・無料版でも内容のカスタマイズが無制限である(いろんなスタンプを入れられる)ので、多様なコミュニケーションを行える
・工夫次第では、カジュアルに明るくコミュニケーションできる
と言ったところです。

ただスタンプが便利だとしても、メンバーに使ってもらえなければ意味がありません。
使いやすい環境を整えるには、スタンプの質(and量)が必要です。

よく押したくなるスタンプは…
・自分の言いたいことを的確に表したもの
・投稿との整合性は無いけどノリで押したくなるもの(組織内の内輪ネタなど)
とに分けられますね。

これらが充実しているのが大切かなと思います。

○あると便利なスタンプ例
・感謝/称賛/共感を伝えるもの

・メンバーの名前/顔写真

○スタンプの作り方
スタンプの作り方は…
・スタンプ用の画像を作成

・Slackのカスタマイズ画面で、ファイルをアップロード&スタンプを命名
　※スタンプ名はローマ字(例：makasete)だと検索しやすいのでおススメです(⇔”任せて”より楽)
また、メンバーがストレスフリーで検索できるように、命名には規則性を持たせましょう。

筆者オススメのサイトも紹介しておきます。
・絵文字ジェネレーター　サクッと絵文字を作成したいときに最適なサイトです！
・MEGAMOJI　動く文字など、ディテイルの込んだ絵文字が簡単に作れます！！

これに限らず、「Slack　絵文字　作り方」などググれば色々出てきますので、ぜひお試し下さい！

○〈お年玉〉300超スタンプ公開！
いまUT-BASE編集部Slackで使っているスタンプを公開します！

リンクはこちら。自団体のSlackに導入するスタンプの参考にする、そのまま導入するなど、使い方はお任せします！
※著作権・肖像権に引っかからないものだけなので、そこはご了承下さい<(_ _)>

そのまま導入する場合は、
Slackのカスタマイズ画面でアップロード&命名すれば使えます！(「スタンプの作り方」にて説明)

効率化の鍵②：チャンネル設計を工夫する

オンラインでの情報共有で生まれがちな問題点は、筆者の経験上主に3つあります。
・伝達範囲が一部分に限定され、全員(リーダー含む)に伝わらない
・リアルタイムで情報共有されない
・情報が整理されておらず、求める情報にたどり着かない

こうした問題が発生しない「仕組み」として、チャンネル設計は大切です。

チャンネル設計で大事なのは…
①話す内容・テンションごとにチャンネルを分けること
②できるだけオープンコミュニケーションを目指すこと
③みんなが求めているチャンネルを作ること
の3つです！

①話す内容・テンションごとにチャンネルを分ける
統一性のないチャンネルが乱立して情報が散らばって不便になっちゃうのは、Slackあるあるです。
これを防ぐには、
・共通の接頭辞(Prefix)でチャンネルの統一性を作り出すこと
・Prefixルールの遵守を一定期間言い続けること
が最善策でしょう。

例えばUT-BASEでは、次のようなPrefixルールを採用しています。
#0, 1→全員参加のチャンネル
#2→マネジメント部門(部門統括・戦略設計・新歓・配属など)のチャンネル
#3→その他部門(サイト実装/記事作成/SNS運用/イベント運営など)のチャンネル
#4→期限付きプロジェクト(学科紹介/合同新歓など)のチャンネル
#8→個人チャンネル(全メンバーが1つのチャンネルを持っており、officialなことではなく、ツイートのような雑談程度に使用)

②できるだけオープンコミュニケーションを目指す
ハイハイ聞き飽きましたよ、と言われそうですが💦
作業効率を上げるには、やはりオープンな情報共有が必須中の必須になります。

こと学生コミュニティの特徴に当てはめて、オープンな情報共有が大切な理由を整理してみました。

・速く情報を得られる
些細なことなのに、少数のプライベートグループで返信を待っていたら時間の無駄ですし、何より活動自体がつまらなくなります。
とはいえ、すぐに返信してもらうようお願いするのも難しいです。
学生コミュニティではコミットを強制できない以上、迅速に作業を進めるためには、誰からもアドバイスを貰えるオープンな場所がおススメです。

・後輩への引継ぎが楽になる
学生コミュニティには、企業が何年もかけて整えるような「研修システム」がありません。それに、毎年経営層(執行代)が入れ替わります。
こんな環境でスマートに引継ぎするには、「活動の様子を見せて、見て盗ませる」しかありません。この「見取り稽古」が成立するためには、コミュニケーションがオープンである必要があります。

・メンバーに疎外感を持たせず、包摂する
前提として、報連相やオープンな情報共有への意識を元々から持っている学生は極めてまれですし、全員が同じ方向を向いて走っている組織はそう多くありません。
無理やり情報共有する仕組みが無ければ、誰もがみなダイレクトメッセージやプライベートチャンネルなどを通じて、一部の人だけで議論を進めてしまいます。外の目を気にせず気ままに議論できるのは楽ですし。
一方で、それは「関わりたいと思っているけれどできていない人」に対して優しくありません。仲間外れ・のけ者にされている感覚を持つ人は、それなりに発生します。
ただこれは運営目線とかけ離れたものです。学生コミュニティは人の割振りにリソースを十分に割けていないことが多いので、運営側の本音としては「自主的に参加表明してほしいな…」となることでしょう。

以上、色々メリットを言ってきましたが…
組織運営において大事なこれらの点を達成する手段として、オープンコミュニケーションは存在しています。
他にも運営目線で言えば、(愚痴や悪口ではなく)建設的・ポジティブな発言が増えるというのも大きな魅力です。

とはいえ、一から十まで全てオープンにするべきかでいうとノーです。
銀行口座管理や、サプライズ(引退式や誕生日お祝いなど)、また特定のメンバーに向けた諫言といったクローズドにした方がうまく回ることもいくつかあります。この辺はうまく調節しましょう。

ちなみにUT-BASEでは、会計と新入メンバーの配属以外、全てパブリックチャンネルです。誰もが自由に出入りできます。
例えば、部門長チャンネルには21名が入っています。(部門長は7名)

③みんなが求めているチャンネルを作る
組織の特性や、既存チャンネルの扱う範囲を参考に、「こういうチャンネル、欲しい」を形にしていきます。これが難しい。
UT-BASEの事例を3つほど紹介します。
・個人チャンネル
・感謝チャンネル
・どうでもいいこと以外禁止

・個人チャンネル
メンバーが10人を超えた時期に作成しました。雑談チャンネル(randomなど)で発言するのを遠慮してしまい無機質なやり取りが多くなるのを危惧し、誰もが自分に関する話題を発信できる場としました。
個人的な達成報告(例：資格を取りました！)などFacebook的な使い方、日々のボヤキなどTwitter的な使い方、1on1や配属の調整などLINE/その他DM的な使い方、様々あります。

中には優良情報をまとめて投稿してくれる神もいます。

・感謝チャンネル
トップダウン的に幹部勢が設置する場合が多いですが、ボトムアップ的に素敵なチャンネルが生まれることも。
このチャンネルは、意識して互いが互いの頑張りを称え合う文化を作りたいよね、とエンジニアの江口が作成してくれました。普段の活動において感謝したい点を伝え合う場所です。

・どうでもいいこと以外禁止
ボトムアップ的に生まれたチャンネル第2弾。
このチャンネルは、「仕事チックなSlackに、緩いチャンネルが必要」というSNS担当のLilyの発想により生まれたものです。天才。

効率化の鍵③：一人ひとりのSlack活用リテラシーを上げる

今まで挙げたスタンプやチャンネル設計は、一人ひとりの行動により一層輝きます。

リテラシーとは主に、ツールの機能をきちんと知り、相手目線で受発信し、蓄積された情報を活用しやすくすることが挙げられます。
これらを成すための方法を、いくつか紹介していきます。
（鍵①、②を凝りすぎたのでざっくり書きます。）

①メンション機能をうまく使う
・@channelでは自分にメンションされた感が薄くなるので、@個人名の活用が有効
・無関係な人にメンションを飛ばさない

②リアクション魔になる&を増やす
・スタンプを探してポチるより、既についているスタンプに追いポチする方が楽
→はじめの一歩を自分でやっちゃうなり、やってくれる人を増やすのが重要
※個人的感覚としても、Slackが盛り上がったコミュニティはリアクション魔の非幹部メンバーがいた所ばかりでした。

③URL・ファイルを添付する
・相手目線の情報提供が大事、という話
・参照URLをコピーして貼っておく、画像で説明する、などできると親切
・画像で説明する場合、Monosnapというアプリが非常に便利なのでおススメ
（参考：Monosnapのざっくり使い方）

④諸機能の存在を教える

・ピン留め・転送・ブクマ・未読化・下書き・リマインド・検索など

⑤(上級編)アプリを入れる
UT-BASEではアプリを入れています！スタンプを押すと自動的にリマインダーが設置されたり(写真1)、投稿通知やミーティングのURL公開、雑談会の割振りを告知してくれたり(写真2)します。

以上、いかがでしたか？
「他にもこんな使い方あるよ！」「もう少し話を聞きたい！」という方がいれば、ぜひこちらのURLから、UT-BASEメンバーとの雑談会にお申込み下さい。

それではまた！