UP!経理イベントレポート「購買申請について」
こんにちは！
記事をお読みいただきましてありがとうございます🌷”
経理コミュニティ「UP!経理」事務局のみか（https://twitter.com/upkeiri）です！
はじめましての方は、”UP!経理について”やこれまでに開催したイベントレポート等も書いているので是非そちらもお読みいただけたら嬉しいです😘
今までの記事の一覧は【こちら】からご覧ください🤍
そして、今回は先日開催したオンラインイベントについてのイベントレポートを書いていきたいと思います！
参加出来なかった方、UP!経理や内容にご興味を持ってくださった方は、是非読んで頂けると嬉しいです！
今回のテーマ
題名にもありますので、もうご存知かと思いますが😂
今回のイベントのテーマは「購買申請について」でした！
UP!経理のSlack内には ”業務のお悩み相談チャンネル” というものがあり、
そこで今回下記の業務相談があったので、今回このテーマでイベントを開催することにしました！😊
弊社の購買申請（稟議）がなんだか項目が多くて煩雑化してきちゃっているのですが、、、
各社の購買申請のフォームを見てお手本にしたい・・
特に相見積もりの証跡どうとってるかとか。事後稟議減らすためのアイデアとか。
こんなことしてるよ！があればぜひ教えてほしいです！！！
お悩み
さて、今回は相談を投稿してくれたOさんを中心に、購買申請について皆でお話しをしました！
まず冒頭でOさんの購買申請についてのお悩みや気になっているところについて聞きました！
Oさん
会社規模：140人前後のスタートアップ
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・バクラク使用／事前申請のフォームをちょこちょこ手を入れている。
・項目がめっちゃ増えちゃう。申請する人も大変・・
・他社がどんなフォーム使っているのか知りたい。
・相見積もりしているか？
・選んだ理由。金額、納期とかがどんどん増えていく・・
・Slackチャンネルのワークフローで反社チェックを実装している。
私は、購買申請？稟議？から始まりましたが、なんとか追いつきました。
会社でお金を使おうと思ったら、基本的には使う前にOKをもらってないとダメでこの「OKをもらうためのプロセス」についてのお悩みだということですね！
それではみんなの回答見ていきましょう！！✌️
対策案
先程の悩み等を受け、みんなからの質問やアドバイスをいただきました。
ーー予算管理はありますか？あれば予算内の稟議については項目を省略できるかも
予算はあるようでない。消化率管理とかできてない。
ーー稟議申請自体になんでも詰め込まず、ある程度の根回しとかってありますか？
根回しがあまりなされずにぽんっと出てきちゃう。
人数が増えてきたので、根回しをできるだけ当てにせず仕組みで解決したいところ・・
ーー申請作成時に決裁を取りたい金額の規模感を選択させて、その規模感に応じて項目を非表示にしたりできるかも。
あくまで決済者の判断材料を提供するのが稟議申請なので、全ての申請が、用意されたすべての項目の入力を必要としているわけではないと思う。
ーーなんで項目多くなるんだろう。誰が言ってる？自分たちがやりたい？監査法人？内部監査室？監査役？
相見積もりは内部監査室かな。特定の事業者との癒着をケアしてるらしい。
項目を増やすにしても、内部統制の有効性を最終的に判断する人と握っていかないと作ってみたけど「別にいらない」みたいなことになりそう？
他社さんの状況
同じバクラクを使用していたお二人が実際のフォームを見せてくれながら、”自社ではこんな感じでやってます”と説明してくれました！
Tさん
会社規模：100名規模のスタートアップ
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・１つの汎用申請に全部入れてる。
・契約稟議も捺印稟議も一緒にしてる。
・１つの申請フォームがあらゆることに対応している代わりに、その申請フォームはやや冗長になっている感があるが、迷わないように敢えてそうしている。
T.Kさん
会社規模：100名規模のスタートアップ
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経営企画やCFOが機能している前提では、だいぶシンプルにできる。
ーー何故？
事業計画、予実をしっかりと作り込んでいる。
費用に関しても計画上ある程度把握しており、イレギュラーで発生する費用がそこまでないので、どういった費用なのかそこまで詳しく知ろうとしなくてもわかる。
（今回相談してくれた）Oさんが細かく作り込んでいる理由として、現場に確認をする労力（必要性）を極力少なくしたいとのことだったと思うのですが、聞かないとわからない費用がそこまで発生していない
・予算計上外のものに関しては、基本的にコーポレート部門で申請があり、購買申請前にある程度Slackでコミュニケーションが発生する
・少額申請（10万未満）のものに関しては、UPSIDER利用で購買申請のステップをスムーズにしている（証票とコメントで最低限のものはわかる）（←これに関してはあまりCFOと経営企画が機能しているという所とは関係ないが）
今回参加してくださった方は、同じような規模のスタートアップの方が多かったのですが、購買申請ひとつ取っても、同じツールを使っていてもやはり全然やり方が違いました・・！
他にも、今はSlackのテキストベースで管理しているが、後々は変えていかないとって方（会社さん）も！
T.Kさんの会社みたいに予算が精緻に編成されていて予算内の支出が多く、消化管理もなされている場合は事前申請をシンプルにできますが・・
それって中々希少な事かと思うので、現場の効率を損なわない範囲でいかに統制ニーズを満たしていくかは経理職（経営企画や監査室含め）の永遠の課題になるのかなって思いました・・😭✌️
事後稟議
ーー事業内容によっては購買稟議が月40本とかでてくる・・
10％くらいはどうしても事後稟議になっちゃう。
・そもそも権限一覧を調整して、稟議対象でないものを整理しておくことで回避できる。これ稟議してるけど意味なくない？っていう議論の末
ーーSaaSの年更新とか稟議必要ない！
契約内容が変わる時以外は更新稟議不要と整理しましょう！
・事後になっちゃったやつは、「事前に口頭での承認があった」「スラックでの承認があった」などの根拠を拾ってきて、事後じゃないことにする。
「口頭承認済み」便利だなと😂早速使いますとのことでした🤣
まとめ
いろんなリスクを懸念していると申請工程が冗長になってしまうことってどうしてもあるんだなと思いました。
今回参加してくださった皆さん（今回運営含め10名の方にご参加いただきました！！）は、少しでも工数を減らそうとか他社さんのやり方だったりを参考にしようと取り組んでおられました☺
今後も少しでも皆さんのお役に立てるよう、イベントを開催していきたいと思います！
おわりに
最後までお読みいただきありがとうございます😊
もしかしたら伝わりづらい部分などあったかと思いますが、
何となくでも伝わりましたでしょうか！
今回のオンラインイベントは、気になる点など次々みんなが質問して答えてという感じでとても良い会になりました！😍
正直私は冒頭から、「あ・・難しすぎてこれnote書けそうにないな・・😨」なんて諦めかけていたのですが、
最近一緒にnoteを書いてくれている最強助っ人のK氏が綺麗にまとめてくれて、私も稟議とは何かをググって勉強しながら書くことができました・・！
”通りで最近noteの文章がしっかりしてきたと思ったわけだ！” なんてお気づきの方いましたか？笑
何より、最後まで読んでくださった方！！本当に本当にありがとうございますーーー！！🧡💛💙💜🤍
是非いいね♡だけでも残していってくださーーい！
※文が変！意味がわからない！間違っているなどあれば教えてください！
今後も定期的にオンラインイベント開催して、イベントレポートを書いていくのでまた是非お読みいただけますと嬉しいです！
そしてUP!経理”select”も毎月書いていこうと思っていますのでそちらも是非チェックしていただけると嬉しいです！
これを読んでくださっている、UP!経理のメンバーは扱ってほしいテーマなどお問い合わせフォームから送ってくださいね！（匿名OK！）
そして、そろそろメンバーの募集を再開しようと思っておりますので、
ご興味ある方は、note、Twitterチェックしていただけると嬉しいです！
それではご覧いただきありがとうございました🥰🥰🥰
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