デジタルサイネージの運用準備

紙のポスター掲示でも電子掲示のデジタルサイネージでも同じですが、コンテンツの鮮度維持はやはり重要です。

そして、誰がコンテンツを作って、誰が内容の責任を負うのか、誰が放映スケジュールを組むのか、ハッキリとさせるための仕組みとルールが必要になります。

まず、社内デジタルサイネージでは、恒常的に放映されるコンテンツと、総務承認が必要な短期放映のコンテンツに分けることができます。

ポスターなどは総務承認というハンコを押したものを貼るのが基本的なルールとしていることが多いと思いますが、例外的に社外のお客様向けコンテンツや、食堂メニュー、総務からのお知らせなどは、総務が内容の承認をする必要がない場合もあります。

ポスターと同じで、総務、広報、食堂以外で作られた、社内の他部署が作るデジタルサイネージのコンテンツは、総務が内容を確認し、承認してから放映することになります。そこで一番はじめに用意をしたのは、放映コンテンツを申請する仕組みとルール作りになります。

どこの場所のモニターに、いつからいつまで流して欲しいのか、作ったコンテンツファイルも貼り付けて申請ができる共有データーベースを用意しました。カレンダー機能で申請できるようにしたので、そのまま番組表としても活用でき、その番組表は社内に公開しました。

放映申請をする番組表の中では、モニターを見てくれる対象者と設置場所の特性による分類も必要でした。コンテンツを見てもらいたい対象者は、社内なのか社外なのかで当然、作成する内容が変わります。

またモニター設置場所では、通りすがりに歩きながらでも情報を見られる通用口やエレベーターホールなどの場合、短い内容の静止画になりますが、リフレッシュコーナーや食堂ホールなど、じっくり内容確認や動画を見てもらえる場所では、多くの情報が入った静止画や動画のコンテンツでも良いことになり、モニターの設置場所によってコンテンツの作り方が大きく変わってきます。

したがって、番組表に放映申請されてきたコンテンツは、総務が単に承認するだけではなく、言葉や文字の大きさなど内容表示のアドバイスやパワーポイントのアニメーション設定時間、動画の編集時間などまで細かくチェックしてから承認をして、放映スケジュール登録をするという細かな努力を重ねていました。

通用口やエレベーターホールなどモニターの設置場所によっては、コンテンツ切り替え時間は秒単位で工夫をしないと、長すぎたり短すぎたりしてしまうため、情報が伝わらないことになり、スケジュール設定自体が一つのノウハウのようになっていたので、はじめのうちは大変苦労しました。

しかし、デジタルサイネージの導入によって、紙のポスターを貼ることもなくなり、コンテンツの差し替えもパソコンからできるようになったのは本当に便利でした。

実際のサイネージ管理は総務の女性１名にお任せしましたが、一日１時間から2時間の手間で、申請処理と番組表・放映管理ができていましたので、敷地の広さやビルの高さを考えると大変効果的に運用ができていたと思います。

また、女性社員の提案でデジタルサイネージをイベント活用に利用できていたのは良かったと思います。桜や紅葉の写真、夏休みの写真、自慢のペット写真などの募集をして、社員の名前入りで放映してくれたのです。沢山の応募があり、大変好評でした。

デジタルサイネージは運用で、しっかりと作り込んでいけば、画面が真っ暗になる事はありませんし、仕組み作りができたのは自信にもなりました。

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