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タスク管理はタスクを忘れるためにある!タスクを頭から取り除いて、スッキリ仕事をしようというお話

こんにちは!
新潟県のインターネット広告会社でWEBマーケティングのマネージャーをしている櫻井です。

社内向けに行った「タスク管理が上手くいかない!」「タスクが漏れる」という人に向けた勉強会の内容をnoteで公開します!嬉しいことに、櫻井はタスク管理が上手いと言っていただくことがあり、今回、社内講師としてタスク管理について勉強会を行ったりしています。自分で普段やっていること、管理している内容などをツールと合わせて紹介していきます。

タスク管理ってなんでするの?

そもそもタスク管理ってなんのためにするんでしょう?
私は多くの案件を効率的かつスムーズに進めるために、仕事を細分化し、進める順番と優先順位を整理するためにタスク管理をしています。
逆にいうとヒマで案件が少なくて管理しなくても時間内に仕事が終わるならしなくていいと思っています。あくまでも、しないと仕事が回らないやならくてはいけないことが漏れてしまう、という状態のときに必要なものです。
でも意外と多いのが、暇な時ほどきちんとタスクを管理して、忙しい時にタスク管理をしなくなるという現象です。忙しい時こそするべきタスク管理ができなくなるのは、タスク管理が仕事の一部になっていないタスク管理と実際の仕事が別物になっているからだと思います。
このnoteでは忙しいときに覚えきれない量のタスクをどう整理しているかを私のやり方を元に図解します。

1.「タメる」場所を決める

人から「よくタスク覚えてますね」とか言われますが、基本的に全く覚えていません。タスクを入れる場所を決めてあるだけです。置く場所が決まっていれば、「そこに入れればいい」=「置いたら忘れる」ので、頭にタメずに置いてあります。

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2.スケジュール化する

1でタメると言っていましたが、そこはあくまでも一次受けです。次は一次受けしたものをスケジュール化します。スケジュール化しないと、タスクは置き場にあるだけで動きません。必ずスケジュールにして管理をします。

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3.クリアになる

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1と2をすれば、あとは頭をクリアにしてやるだけです。スケジュール化したタスクは基本的に見ればいいので、頭の中には残しておきません(私は、明日やることもすぐに言えないくらい全く覚えていません)。なぜかというと、タスクを覚えている=頭の中にあるので、他の作業をしているときにも、そのタスクが頭にあり、作業に集中できないと感じるからです。パソコンと同じで空き容量が大きい方が処理が早い!という感じです。

この状態でよくないことは

・タメたタスクをスケジュール化しない
・新しい案件が入ってきているのにスケジュールを調整しない

ことです。最低でも毎朝・毎夕やることをオススメします。

応用編:投げたボールもタスクにする

他の人に作業を依頼する、確認事項などを聞くなど自分にボールがない状態があるときに、性善説でそのときにボールが帰ってくると思っていませんか?
私は、そこまで信じていません! なぜなら、自分にとっては大事なことでも、他人にとっては優先順位が低い場合もあれば、そもそもタスク管理ができない人もいます。なので「◯◯さんに△△を確認する」というタスクを入れておくことをオススメします。このタスクがあることで、手元にある全ての案件が「どういう状態なのか」がわかるので、本当の意味での優先順位が見えてきます。自分の手元にあるボールだけで優先順位をつけると、人に投げたボールを把握できずに新の優先順位をつけることができないです。
また、「◯◯さんに△△を確認する」がズレたときにどうするか、まだ余裕があって遅れてもリカバリーできるのか、遅れたら納期に間に合わないのかも判断することが重要です。もし「遅れたら納期が間に合わない」状態のものをそのまま待っていたら、本当に間に合いませんし、そこからリカバリーするには、他の人に無理やり仕事を入れるなど迷惑をかけてしまいます。
なので、投げたボールもしっかりタスクにすることをオススメします。

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最後に

今回は普段から自分がやっているタスク管理を整理しました。なので、全部が呼んだ方に合わないかもしれません。ただ、タスクが漏れてどうしようもない、タスク管理が苦手という方に呼んでいただいて、少しでも皆さんのお役に立てば幸いです!


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