【リスト化したら簡単なものから】

noteはじめました。
組織リーダーをしています。
日頃の些細な気付きや思った事などを毎日スタッフに共有しています。それをnoteにも綴ってみるというモノです。

本日は【リスト化したら簡単なものから】という事で書いていこうと思います。

あくまでこれは僕が勤めているスタッフ向けに書いた事ですので、こんな事当たり前と思われる方もいるとは思いますが温かくお読みいただけましたら嬉しいです。

業務がパンパンになってしまってパニックになってしまっている人がたまに見受けられます。そういう人達のアドバイスになればと思って書いてみようと思います。

以前に書いた【少し余裕を持つ】と合わせるととても良いと思います。

https://note.com/uneru/n/n7ab47a3cabc5

意外と出来ていない人が居ると思いますので参考にしてみて下さい。先ずはあれもこれもと頭の中がぐちゃぐちゃになっている状態を整理する為にやらなければならない事をリスト化してみて下さい。

出来れば細かい方が良いです。例えば、事務処理と書くのではなく、日報をやる。依頼書を書く。経費精算をする。など事務処理との記載だけでは細かい事を忘れてしまう事がある為、出来る限り細かくリスト化すると良いです。

リストを作成する時間が勿体ないからと直ぐに作業にとりかかってしまう人もいますが、一度遠回りに思えても1回やってみて下さい。

そしてタイトル通りではありますが、そのリスト化したものの中で頭を使わなく、単純作業かつ、短時間で終えられるものから一気に処理をしていきましょう。

たまに、プレゼンの資料づくりやお客様への提案資料、企画書などの項目から行う人もいますが時間に余裕がありましたら是非、優先度の低いものかもしれませんが、簡単なものから一気にこなしてみて下さい。

プレゼンや企画書の様な時間のかかるものから手を加えてしまうとそれが半日かけて終わったとしても項目は1個しか消すことが出来ません。

簡単な事からはじめて例えば10個のうち6個も終わっている！という状態が精神的に楽です。

またプレゼンや企画書などは時間もあまり読めない為、夕方や帰宅時間が迫っている時間になっても終わっていない状態となると、あ～日報もやってないし、依頼書も出来てないし～と頭の中が混乱をし、焦ってしまい返って手に付かなくなってしまいます。

また、一日事務所で仕事をしていると上司や先輩、またはお客様からのお願いなどで仕事が追加されていきます。

そうするとリスト項目がどんどん増えていきます。その時に10個のうち、まだ1個しか手を付けられていない状態ですと、どんどん追い込まれてしまいます。

できれば10個のうち6個終わっている状態で追加出来るのが精神的に楽です。

そしてこういう仕事処理が出来ていない人に多いのですが、上司や先輩、お客様からの急な依頼があると今作業をしている業務の手を一旦とめて急な依頼をこなしてしまう人がいますが、本当に時間的に急なモノでなければ、しっかりとリストに加えて今、取り掛かっている業務を終えてから手を付ける様にしてください。

結果的にあれもこれも手を付けるよりも一つ一つこなす方が早く処理が出来るモノですし、一旦手を止めた業務を開始する時には、どこまでやったのかを思い出したり資料を見返したりが必要な為、時間のロスが出来てしまいます。

リスト化する事で一旦忘れる事が出来ます。目の前の業務に集中し、他の事は忘れて一気に処理をして終わったらリストを見返して・・・と確実に1個1個処理をしていきましょう。

リスト化が出来ていない人は作業中にあれこれと頭にやる事が浮かんでしまい、やる事が多い事に追い込まれて手が止まってしまいます。

遠回りの様に見えますが業務がはじまる前、または帰宅時に明日のやる事リストを作成するという時間を作る事をお勧めします。

参考にしてみて下さい。

合わせて【時間に少し余裕を持つ】の記事にもありました様に1週間に半日は余裕を持つという事が出来ると更に心に余裕をもち業務をこなす事が出来ると思います。

本日は以上です。

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