仕事の生産性を変える！最低限必要なエクセルスキル
あなたは仕事の生産性を高めるためにどのような工夫をしていますか？
AIの時代とはいえ、Microsoftオフィスは未だに必要なツールです。従って、それらのツールを使いこなすことがあなたの生産性を高める鍵となります。
特に、今回はエクセルでの作業効率化についてアドバイスをご紹介します！
はじめに
以前のブログでご紹介したように、デスクワークの8割は無駄な仕事です。しかし、それらをなくすことは難しいでしょう。従って、それらの無駄な仕事を最大限効率的に片付けることが求められます。
そのために、常に仕事の効率を追求してください。エクセル、パワーポイント等のソフトはそのためにあるのです。
私はエクセルを使った財務モデリングの業務を新卒から5年間ずっと担当していました。その際、投資銀行のモデリング術を勉強し、エクセル作業の効率化を身につけたのです。
今回はその中で私が得た学びをご紹介していきます。
いきなり作業を始めない
とりあえずPCを開いてエクセルを立ち上げて。という仕事の始め方は非効率です。
しかし、PCを開いていればなんとなく仕事をしている気分になります。その罠にはまらないでください。
まずは仕事のゴールを明確にしてください。そして、そのアウトプットに必要なものは何かを明確にしてください。
理想的にはそれぞれのタスクを細分化できると、さらに仕事の効率が高まります。
例えば、財務モデルをスクラッチから作る場合、何を前提条件とするのかを明確にします。そして、その前提条件がアウトプットにどのように結びつくのかを考えます。
これらの作業は紙とペンで行うのが一番効率的です。なぜなら、それが一番自由に記述できる方法だからです。
エクセルでもワードでも、決まった手順でしか入力することができません。従って、エクセルを立ち上げる時には、何を入力するかが明確になっている必要があるのです。
エクセルを開いてから試行錯誤すると更に混乱していきます。また、エクセルの作業をしている途中でも立ち止まって紙に書き出すことも有効です。
私は、複雑な計算が求められる局面ではよくそうしていました。作業を中断し、紙に問題を書き出して整理するのです。そうすることで、解決策が見つかり前に進むことができました。
仕事では、PCでの作業に取りかかる前に紙とペンでタスク処理のイメージを掴んでください。
ショートカットは常識
マイクロソフトのツールには多くのショートカットが用意されています。一番基本的なのはコピー＆ペーストです。ショートカットキーは：
Ctrl + Cでコピー
Ctrl + Vでペースト
です。これはWindowsの場合ですがMacの場合はCtrlがCmdになります。
あらゆる作業がショートカットキーによって簡単に実行できます。最終的にはマウスを触らずにエクセルを使えるようになってください。
キーボードとマウスを行ったり来たりする時間が生産性に大きく影響します。一回一回の時間ロスはせいぜい1秒程度かもしれません。しかし、それが何百回、何千回と積み重なっていくのです。その時間ロスをなくすことで生産性は大きく向上します。
そして、ショートカットキーは頭ではなく体で覚えてください。考えるよりも自然と手が動く状態です。そのためにはエクセルで作業する度にショートカットを使い続けることです。
ほとんどの作業はエクセルの計算式で解決できる
エクセルには多くの関数が用意されています。あらゆる計算はそれら関数の組み合わせで実行することができます。
そして、関数の使い方はインターネットで調べることができます。まずはエクセルのヘルプ機能で調べることが第一歩です。他にも様々なサイトで関数のワザが紹介されています。こちらのサイトは良い参照例です。
作業に行き詰まった時はインターネットで調べて解決策を考えてください。そこで楽をしようとして間に合わせの対応をすると後々苦労することになります。どういうことでしょうか？
それは、間に合わせの対応は後々作業ミスを誘発するからです。エクセルではあらゆる計算をモデル化してください。
モデル化とは計算を変数の入力と出力で構成することです。詳しくは次のブログで紹介していきます。
例えば、セルの中に直接計算式を入力するのはモデルではありません。これはベタ打ちといって作業ミスの温床となります。
後でミスを修正するよりも、作業の段階で時間をかけてモデル化する方が効率的です。そのためにも、エクセルの関数を駆使して計算業務を効率化することを心がけてください。
結論
エクセルでの作業は仕事の大部分を占めます。従って、それを効率化することであなたの生産性が飛躍的に高まります。
作業を始める時はまず紙とペンでエクセルでの作業イメージを作ります。最初からPCを開いて取り掛かるのはやめてください。
そして、ショートカットを駆使してください。キーボードとマウスを持ち替える時間ロスをなくすことで、大幅に効率を高められます。
エクセルでの作業は大半が関数によって効率化できます。作業に行き詰まった時は、エクセルのヘルプ機能で調べてください。他にもあらゆるサイトでエクセルの関数技が紹介されています。それらを参照し、モデル化することを心がけてください。
次回以降もエクセルでの生産性向上に役立つアドバイスをご紹介します。ぜひ楽しみにしていてください！
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