データの持ち方って意識してる？

お久しぶりです。

今回は、仕事をするのにとっても重要なデータの持ち方に付いてお話ししていきます。

データを貯めていく際に1番大切なのは、そのデータをいかに使いやすく貯めるかということです。

データはあくまで、集計などの結果を知るために利用するので、集計などの計算がしやすい様に貯めていく必要がある訳ですね。

データの作り方の基本をまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。

ではまず、データの持ち方ですが

Excelやスプレッドシートなどに溜め込む際に

行と列の使い方を覚えておきましょう。

まず列方向にデータの項目を並べます。

例えば住所録でしたら、

名前　年齢　郵便番号　都道府県　住所　電話番号　備考　・・・

そしてデータは行単位で 1データとなる様に貯めていきます。

山田　太郎　22 000−0000 大阪　まるまる市〇〇台0−0−0 090−0000−0000 
花田　香　　22 000−0000 兵庫　まるまる市〇〇台0−0−0 090−0000−0000 
・・・

こんな感じですね。

こうする事で後で調べたい内容の集計が簡単に出来る様になります。

この際に、accessなどのデータベースソフトを使うと、いろんな計算が驚くほど簡単になるのでこちらはまた別の機会でご紹介します。

資料を作成する際に、データをこの形で持っておくだけで、資料作成の時間が大幅に軽減されますので、是非試してみて下さい。

資料のページとデータのページは別々にすることもお忘れなく！