【バクラク導入企業登壇】活用開始から現在までを語り尽くす！バクラクを使ったコーポレート業務のリアル
はじめに
本記事は、LayerX社様による2022/6/17開催のイベントを文字起こしをベースに再構成したレポートです。
経理をはじめ、コーポレート基盤としての整備要件を満たしながら社内ユーザーに展開・啓蒙していく必要があり、そのニーズに対してUbie Corporateがバクラクをどのように活用・運用したかをお話しさせていただきました。
講演者
モデレーター
株式会社LayerX 梶原 将翔さん（以下「梶原」敬称略）
スピーカー
Ubie株式会社 コーポレートエンジニア 盛田 崇弘（以下「盛田」）
Ubie株式会社 総務 相澤 真央（以下「相澤」）
梶原：本セッションではバクラクをご導入企業の皆様に、バクラクの開始から現在までを語っていただきます。
具体的にどんなツールを使い、どういうワークフローや請求処理を回しているのかを根掘り葉掘り聞きながら、バクラクの活用ポイントを併せてお伝えしていこうと思います。
ご登壇いただきますのは、Ubie株式会社コーポレートの盛田さんと相澤さんです。
それでは盛田さん、相澤さんから自己紹介をお願いします。
盛田：Ubie株式会社でコーポレートエンジニアをしております盛田と申します。前職では金融Slerに勤めており、24時間365日稼働するシステムの運用保守に従事しておりました。その中で、業務の生産性を改善していくということに必要性を感じており、社内のボランティアという形で、運用業務プロセスや社内ITの整備等を進めておりました。
Ubieには2021年9月より社内ITの整備を担う専属コーポレートエンジニアとして参画し、今回のようなバクラクを利用した社内の生産性改善に携わっております。
相澤：総務をしております相澤と申します。前職は全く畑の違う音楽雑誌の編集やテレビ番組制作などを行うエンターテイメント会社で働いておりました。部署移動をきっかけに総務業務の楽しさに目覚め、2021年11月にUbieの1人目の専任総務として参画しております。社員が楽しく働く環境づくりや仕組みづくり、さらにあまり見えてこない総務業務内容をクリアに整理し、属人によらない「持続可能な総務」を目指しております。
梶原：モデレーターを務めますのは私、梶原でございます。株式会社Layer X SaaS事業部にてカスタマーサクセスチームのマネージャーを務めております。株式会社LayerXに入ってからはバクラク事業の立ち上げからカスタマーサクセスとして多数のバクラクをご導入いただいたお客様の経理DXを伴走しながら推進させていただいております。
このセッションのアジェンダは3つございます。
1つ目はUbie様から会社のご紹介、2つ目がバクラクを使ったコーポレート業務のリアル、最後にバクラク導入にあたっての感想をお伝えさせていただきます。
まずは会社紹介をよろしくお願いします。
相澤：Ubie株式会社は2017年に医師とエンジニアが創業したスタートアップで、現在、従業員数200名の規模に成長しております。
弊社の掲げるミッションは「テクノロジーで人々を適切な医療に案内する」です。
忙しいからと病院に行くのをしぶったり、それにより重篤化して後悔したり、結果命を落としてしまうということがないよう、また生活者の方が適切な医療機関へかかることで医療従事者への負担を減らし、働き方改革を推進できるようなプロダクトをつくっています。
主なプロダクトはユビーAI問診と、症状検索エンジン「ユビー」の2つです。
ユビーAI問診は医療従事者の業務効率化をサポートするWeb問診サービスで、5万件の医学論文と導入医療機関でのリアルデータを取り込んだ問診データベースを構築しています。
お医者さんのカルテ作成といった医療事務作業を削減可能にするプロダクトです。
症状検索エンジン「ユビー」は生活者の適切な受診行動をサポートするWeb医療情報提供サービスです。アプリやWebで提供しており、現在の症状を質問形式で答えていくことで、症状から関連する参考病名や受診先の情報提供を行います。現在500万MAU（2022.6月現在）を越えております。
その他、地域医療連携のリデザインとして大病院だけでなく、生活者が早期に医療にかかるためのクリニックへの情報連携やそれによる医療アウトカムの向上、医療資源の適正化、医療従事者の生産性向上を目指しています。
ベッド数が20以上あるのが病院、それ以外を診療所やクリニックと言いますが、クリニックへ適切に誘導することで、病院の医療資源を逼迫せず、かつ生活者の病気の早期発見、受診を叶えることが目的です。
症状検索エンジン「ユビー」では受診先の情報提供として地域のクリニックをご案内しており、生活者が症状検索エンジン「ユビー」で導き出した関連する参考病名やさまざまな情報がシームレスにクリニックに連携され、問診を短縮するというプロダクトを行っています。
さらなる展開として、製薬企業様との協業も行なっています。
希少疾患の早期発見を目指し、我々の持っている医療データをご活用いただくという取り組みを行なっています。
冒頭でもお伝えしましたが、現在従業員数は200名、累計資金調達額は44.8億円（2022.6月現在）を越えました。シンガポール法人も2020年に設立し、海外展開を視野に入れて現在も成長を続けております。
会社の組織としては事業開発を行うUbie Discovery、医療機関様へのセールスを行うUbie Customer Science、製薬企業様向け事業をスケールさせるためのUbie Pharma Consulting、さらに我々の所属する管理部門であるUbie Corporate、全てを総括するUbie Headquartersがあります。全ての組織を意識的に切り分け、それぞれの事業で最大出力ができるようなカルチャーをつくっているのが特徴です。
特に事業開発を行うUbie Discoveryはホラクラシーという組織運営をしているのが特徴で、いわゆる上司のいない組織で社員それぞれが自立し、決裁権を持っているので事業開発スピードが非常に速いです。
梶原：ありがとうございます。
ここからは実際にUbieの中でバクラクを使ってどういう風にコーポレート業務がリアルに動いているのかを伺っていきます。
まずはUbieの経理業務の全体像として、どんなシステムをどういう風に連携させて使っているのかのご紹介をお願いします。
相澤：現在、経理業務は以下のような形でバクラクを利用しております。
ここでは経理と社員の関わりの中でバクラクをどう使っているかにフォーカスして話をしていきます。
ワークフローとして、「バクラク申請・経理精算」を使い、「バクラク請求書」で回収した請求書をワークフロー上で支払い申請してもらうという流れが基本です。現在、個人の立替精算はTOKIUMを使用していますが、今後は「バクラク経費精算」へ移行予定となっております。
その他、紙で来る請求書は「atena」（会社宛の郵便物をすべて電子化してくれるサービス）にて自動化し、「バクラク請求書」の回収ページに自動的に落とし込まれるようにしています。
梶原：回収された請求書を「atena」経由、もしくはバクラクで直接回収し、支払い申請をあげて「バクラク請求書」で仕訳を切っている。また、現在TOKIUMで経費精算をされ、会計データは勘定奉行クラウドに全て溜まっていっているという状況でしょうか？
相澤：おっしゃる通りです。
（※今後、経費精算は「バクラク経費精算」を利用予定）
梶原：ありがとうございます。ここからは経理業務の全体像として、Ubieでの月初業務がどういう風に進んでいるかをご説明いただきます。
相澤：月初と四半期が経理チームの繁忙期です。先ほど説明した通り、弊社では一部にホラクラシーという組織運営をしているため、各チームが裁量権を持って事業を進めております。よってバックオフィスはそれらの事業開発の背景を理解していないと経費処理などが進められないという面があります。
さらに、その事業開発スピードを担保するためにSkackをコミュニケーションツールとしてメインに利用しているため、経理チームはSlackに投稿された請求書を確認する必要がありました。これらの請求書のピックアップは経理側からすると大変な作業の一つです。
それを踏まえて、第3、5、8営業日に以下のようなスケジュールで動いています。
梶原：基本的には5営業日で請求を締めていくという流れで、8営業日までにはデータの修正や結合等々を終え、完全に締めるということですね。
バクラクを使った総務業務
梶原：具体的にご利用いただいている機能や、どういったシーンで役に立っているのかという点で使い方のコツをご紹介いただければと思います。
相澤：バクラクを使った総務業務のコツですが、1つ目は都度購買申請が大変な総務備品は年間予算で購買申請をあげています。
消化率もチームで見られるので大変便利に利用しています。
とは言え、ワークフローは承認が得られなければ前に進まないため、忘れがちな承認者に対しては総務から週1でリマインドを行なっています。
これが2つ目のコツです。
また、物理押印申請は正直ペーパーレスがなかなか進められない部分ですが、誰がいつ物理押印を受け、いつ押印をし、その書類がどこにいくのかという流れを整理するために「バクラク申請」で物理押印申請を行なっています。
フォームをUbie仕様にカスタマイズし、一度の申請でやりとりが済むようにしつつ、コメント欄やSlackで依頼者と進捗状況を共有しながら連携をとっています。
誰が対応したか履歴が残るため、タスク整理としても非常に役立っています。
梶原：少し補足をさせていただきますと、1つ目にお話しされた機能についてですが、「バクラク申請」の中に購買申請という機能があり、事前に獲得した予算枠を申請するというイメージで申請を出していただき、実際に何かを購入したり取引をして請求書がきた場合はその購買申請に支払申請を紐付けることで事前に確保した予算を超えていないか、消化率や申請した取引先としっかり取引をしているかの確認ができる機能となっています。
ちなみに2つ目のお話で、承認者の方は忙しいのでどうしても常に突いていないと進まないということがあると思います。今、進行中のものを相澤さんからリマインドしてもらっているということですが、承認催促機能をリリースする予定（6/18リリース済み）ですので、相澤さんのリマインド作業は全てなくせるようになっています。
バクラク導入前の課題と導入後いかに解決したか
梶原：続きまして、バクラク導入前の具体的な課題と、導入後の解決方法をご紹介ください。
盛田：まず１点目は経理目線で発生していた課題です。
課題の内容は経費作業で手入力が多かったということです。
各請求書の項目をPCに打ち込んでいく作業が多く、請求書の回収アプリケーションのようなものを利用はしていましたが、網羅性が非常に低く、なかなか自動化にまで至りませんでした。
また、出力するCSVの形式が難解で、会計ソフトに取り込むようにするには変換が必要だったことからも、システムを使用しているにも関わらず手入力した方が早いほど工数をかけていました。
バクラク導入後は、特にOCRで請求書の項目が入力補完されることが大きな効果をもたらしており、それぞれの科目やコスト、支払先、円やドルも正確に読み取り、欲しいところに欲しい情報が自動で入力されるようになったことがユーザーの体験としても有難いところです。
また、仕訳学習/仕訳入力の補完機能も有用であり、過去の仕訳を毎回遡って確認することなく補完してくれることで手間が少なくなっています。
その他、従来使っていた会計ソフトに比べて、そのまま取り込み可能なCSVを出力できるという利点もあります。
梶原：請求書処理における仕訳の手作業はどうしても繰り返しの作業にはなりますが、手は抜けないですし、同じ取引先でも請求書の内容が変わることもあるので、確認しながら進めないといけないところではありますね。
盛田：2点目はユーザー、従業員目線での課題です。
以前はSlackのワークフロービルダーを利用し、承認額に応じて使い分けを行うような運用を行っていましたが、複雑な分岐をSlackのワークフロービルダーに求めることはできず、ユーザーとしてもこの申請はこの経路で良いのか？と迷うことがあり課題となっていました。
また、業務委託者が多いため、多岐にわたる方法で提出される請求書の回収も大変で、経理のメンバー含めた従業員のメンバーのコストも嵩んでいました。
申請に関する情報もチャットツール上でNotionを使用しナレッジをためていましたが、探し出すのに工夫が必要であり、コストもかかっていましたし、これらを統一し示されたものがないということが課題としてありました。
これらを「バクラク請求書」のメール回収機能を導入し、業務フローを構築できたことが導入後の解決策です。
バクラクでは組織に応じて権限管理ができ、複数に権限を分岐させることも細かに設計が可能です。
組織の経路に応じてバクラクの申請が自動的に変わってくれるので、承認者が誰なのかをユーザーが意識することなく、管理者の設定によって自動的に切り替わってくれることがコストダウンに繋がっています。
また、請求書をメール回収できることにより、業務委託者の請求先アドレスを一本化することができ、送られてきたものが経理メンバーによってバクラク上にすでにアップロードされているため、経理処理をスムーズに行うことが可能になりました。
このように全てがバクラクに集約されることによって申請者としても迷いなく申請ができ、経理メンバーもバクラクだけを見ることにより業務を達成できています。
また、バクラクの申請や承認依頼をSlackに通知する機能もあるため、シームレスに業務を回すことを実現できています。
梶原：バクラクの機能を使えるところをフルに活かしていただきながら全体の業務フローを再構築し、現場で様々なやりとりが、様々なツールで走っていたものを一元化できたことで見通しが良くなったということが大きな成果でしたでしょうか？
盛田：おっしゃる通り、見通しの良さがポイントだと思っています。今までどこに申請すれば良いのかを有識者に聞くといった文化から、分からないことがあればとにかくバクラクに向かえば良い、といった業務プロセスが出来上がっていることは大きな成果です。
梶原：業務フローに応じた申請業務と請求書の回収ないし処理業務を併せてできるツールというのがバクラクの特徴です。
申請業務、請求書の回収業務、仕訳業務を個別最適でツールを入れると結果的に個別最適された部分はシームレスになる一方、請求書が届いた時にその元になる申請の状態はどうなっているのか？や、実際に届いているPDFのファイルや切られた仕訳を全て突合する際にはツールを跨いでタブを切り替えながら目視するという作業がどこの会社さんでも存在しますが、そこを見通し良くご活用いただいているのは嬉しい限りです。
バクラク導入後でどう変わったのか、成果
梶原：全社的なところではどのように成果が出たと感じていますか？
盛田：まず1点目はコスト意識です。
バクラクの導入により、具体的な申請内容が集約されることができ、誰がどのような目的で何を許可したのか、それがどのようなROIによっているものなのかといったことが可視化されました。本当に必要なものかを申請時に承認者がつぶさに確認するようになったためガバナンス強化にも繋がりました。
それまでもSlackのワークフロービルダーでROIの申請もありましたが、どれがどのチームの誰マターであるかを記載する箇所がなかった等の課題があり、それがフォーマットとしてバクラクの中で提供されていたことはワークフロービルダーより優れている点として挙げられます。
2点目は経理担当の工数の削減です。
経理担当がバクラクを見さえすればその申請内容や承認者、ROIが分かることで購買申請に紐づいて支払申請がなされていることが確認できるようになったため、購買申請がどれかということを追究しやすくやすくなりガバナンス強化に加え、経理が申請するのを忘れてしまうこともなくなり、会社の文化として醸成されました。
3点目はリモート化の実現です。
完全にペーパーレス化まではできませんでしたが、「atena」と組み合わせることでバクラク側に電子データとして集中管理されることになるため、申請や請求書が全てバクラクに入り、電子の世界で仕事ができるようになったことからリモート化が実現できています。
経理のメンバー4名中2名が地方からリモートで従事できているということも、実際に成果として見えている部分ではないかと思っています。
4点目は管理体制が実践できるようになりました。
一部の組織でですが、2月にワークフローを導入し翌月にはほぼ100%経費のワークフロー申請が通るようになったという実績があります。今までもできていた部分ではありますが、100%までは至っていなかったのが実情です。
その後「部署」、「組織」、「明細」機能の利用によってプロジェクトの原価計算が詳細化できるようになったことも、集中管理かつ経理システムとして専門的に構築されたものならではの効果ではないかと考えています。
梶原：コロナ禍においてバックオフィスのリモート化や、それに伴うデジタル化によって工数削減していくことはどの企業様も取り組んでいることですので、いち早く実現まで推進された御社は素晴らしいと思います。
社員数も数百名単位の中で実際に導入された際、設定を「部署」や「組織」を跨いだ経路にすることや、現場で皆さんに100%使用してもらうまで浸透させることにはハードルがあったのかと思いますが、どのように推進されましたか？
盛田：バクラクの導入を主導して進めたのは経理メンバーであり、彼らのニーズから始まってはいましたが、そこから派生したユーザーニーズも全て解決できるという点でバクラクを選定した背景があります。その説明を週1回の部署ごとのミーティングで発表することで、バクラクを使用した際の皆へのメリットを発信ができ、全社に必要だからやっていこうという理解を得て進めていきました。
実際につまずくことは多々あり、我々が作成したバクラクガイドが分かりづらいなどの声もありましたが、問い合わせチャネルをSlackに設けて都度回答をしたり、回答の度にガイドも改訂することで皆に理解してもらうよう進めていきました。
梶原：内部でお問い合わせいただいたものを打ち返しながら浸透していかれたんですね。
バクラクで特に役に立っている機能・よいところ
梶原：今まで課題と具体的な機能の話をしていただきましたが、最後まとめとして、特に役立っている機能のご紹介をお願いします。
盛田：まず1点目は勘定科目の学習です。
前述した通り、OCRの精度が金額や勘定科目についてもとても高いこと、また、仕訳入力補完機能により過去の仕訳を参照する必要がないことが役立っています。
今までは他のシステムを遡って見ないといけなかったことを学習することで手数が減っています。
2点目はバクラク請求書とバクラク申請ワークフローの紐付けです。
購買申請で予算をとり、支払い申請で支払いをする、といった基本が染み付いており、経理のメンバーが主に見る「バクラク請求書」さえチェックすれば予算消化率が見られるということが役立っています。
設定上、100%超過したら支払い申請ができなくすることも可能ですし、ある程度の余剰率、例えば110%までOKとした場合、105%まで使っていました、これはどういうことか？みたいなことをユーザーに確認できるというフローが可能になるため、バクラク請求書システムさえ見ればバクラク申請で申請された内容が見られることはかなり大きな点だと考えています。
3点目はこれらのデータが勘定奉行とシームレスに連携してもらえること、つまり会計ソフトへの仕訳のAPI連携です。
勘定奉行の科目や取引先、プロジェクトコードのように、別ソフトだとばらばらにマスタを管理しなければなりませんが、バクラク請求書側にこれらのデータがAPIで連携してくれることはとても有難いです。
梶原：以上3点で効率化していただいているということですので、バクラクシリーズをまだご覧いただいたことのない方に向けて画面操作をデモで流させていただきます。
＜以上、3点の画面操作デモを行いました＞
導入メンバーとしての目線
梶原：導入にあたっての感想を教えてください。
相澤：導入がとても楽だったというのが率直な感想です。私自身、情シスではないのでこのようなSaaSを総務で導入主導するのは大変なのかなと思っていましたが、フォームの作成もとても簡易にでき、障壁はなかったように思えます。
盛田：我々自身、どうすれば良いか分からなかった際にサポートを手厚くしてくださったお陰で導入をスピーディーに行えたことは大変助かりました。
梶原：今後、バクラクの導入を検討されている方に一言お願いします。
相澤：どんどん新機能が追加され、スピーディーに開発を進めてくださっているので引き続きユーザーのニーズに応えていただけるようなサービス展開を期待しております。
盛田：とても便利なサービスで、UIも管理者目線でも使用しやすいという面がある一方、自分達がどういう変更をしたのかユーザー目線で履歴を追っていく必要があります。我々はGoogleフォームを利用して変更の履歴をシームレスに記録が残るような仕組みを作っています。もしご利用になられる方はご自身で変更履歴をしっかり取っていかれると良いと思います。
梶原：ありがとうございます。その辺りも我々がしっかり機能拡張していけるように開発を続けて参りたいと思います。
これにてセッションを終了します。ありがとうございました。
おわりに
弊社では引き続き、「適切な医療に人々をご案内する」をミッションとするUbieの事業推進について、コーポレート基盤の整備からその事業を支えるメンバーを募集しております！
もしご興味をお持ちの方がいらっしゃいましたら、まずはカジュアルにお話ししてみませんか？
採用ページでのご応募も受け付けております。
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