経理・財務業務におけるExcelとGoogleスプレッドシートの違い～その２～

前回はGoogleスプレッドシートの使いにくいところばかりの紹介になってしまいました。今回は、Googleスプレッドシートの方が優れている機能を紹介したいと思います。

①「データの入力規則」での入力補完
ExcelにもGoogleスプレッドシートにも同じ機能があります。経理や財務の業務では、指定された形式の値しか入力できないようにするために、入力候補をリストで指定する場合があります。Googleスプレッドシートでは入力候補の文字を何文字か打つと候補を表示してくれるという便利な機能があります。前方一致だけでなく部分一致で表示してくれるのでかなり重宝します。

②どんなPCでも使える
これはGoogleスプレッドシートのかなり大きなアドバンテージだと思っています。お客さんとデータを共有するときにWindows PCでOfficeが入っていれば良いのですが、Macを愛用している方もいます。Mac版のOfficeもあるのですが、標準で付いているものでもないので、人によってはExcelが使えません。このようなときでも、GoogleスプレッドシートならばWebブラウザさえあれば使うことができるので相手がソフトを持っているかどうかを気にする必要がありません。また、自分で作業するときにも、会社や自宅など、どのPCからでも作業ができるというメリットがあります。

③画面を共有しながら説明ができる
電話やテレビ会議のときに資料を見ながら行うことがよくあります。Googleスプレッドシートでは誰がどの部分を見ているかが画面上に表示できるので、電話で説明するときにも簡単です。テレビ会議のときには画面自体を共有すればExcelでも良いです。しかし、資料を見て議論しながら修正を加えたい場合には、誰でも操作ができるGoogleスプレッドシートの方が優れています。

④編集履歴が自動的にバックアップされている
シートを修正するときに間違えて必要なセルを消してしまったり、変な修正をしてしまったりすることがあります。そのような場合でもGoogleスプレッドシートであれば変更履歴が残っているので復元が容易です。保存も自動で行われるので、うっかり保存を忘れて作業が台無しになるということもありません。