ちゃんと開いて！「メールの件名」の付け方

こんにちは、伝わるNOTE編集長です。

今回は、仕事だけでなく、プライベートのメールのやり取りでもよくある、「未読スルー」を９割減らす方法についてお伝えします。本文ももちろん大事ですが、実は「メールの件名」にちょっとした工夫をするだけで未読スルーを防げます。

なぜ「未読スルー」してしまうのか

私もよくあるのですが、メールの件数が多かったり忙しいときは、なるべく自分に関係ないメールを一括で「開封」しがちです。「これはチーム全員向けだな」「いますぐに確認しなくていいかな」「全然私には関係なさそう」といった具合に。

でも実は中身を読んでみたら、重要なルール変更に関するものだったり、今週中にやらなければいけないことだったりするケースがあります。送った側にしてみれば、「ちゃんとあなたを宛先に入れているのだから確認してよ」ということかもしれませんが。

「未読スルー」してしまう理由は、そのほとんどが「件名」を見て「あ、これは自分に関係ないな」と思ってしまうからです。もちろん差出人を見て立ち止まれるケースもありますが、一度に100通以上を確認するような仕事などの場合は、大事なメールも見落としてしまうことが多いです。

逆に言えば、「これはあなたに関係がありますよ」とさえ思わせれば勝ちです。極端な話、「XXさん、財布落としていませんか？」といった件名だと、たとえ財布が手元にあろうと、思わず立ち止まってメールを開いてしまう人が多いのではないでしょうか（詐欺メールや広告メールにもよく使われますが・・・）。

では、具体的にどんな工夫を件名にすれば、メールは開かれやすいか見ていきましょう。

1.読んで欲しい人の「名前」を入れる

まず一番かんたんな方法は、読んで欲しい人、答えて欲しい人の「名前」を入れることです。私も仕事の中でよく使います。特に忙しい上司や同僚の場合は特に。

件名：（Aさん）データのチェックをお願いします
件名：（Bさん）明日の会議資料について
件名：（Cさん）スケジュールのお伺い

こうすることで、受け取った側は「私宛か、どれどれ」と必ず目を止めてくれます。ただ、これは3人以上の複数人に当てたメールなどには使いにくいです。グループの全員に確認してほしいものや、単なる資料の共有などには向かないやり方とも言えます。

2.「して欲しいこと」を明記する

次に未読スルーを防ぎやすい件名の入れ方としては、相手に「して欲しいこと」を明記する、という方法です。具体的なアクションを入れることで、相手の中の「いつかやらないといけないリスト」に入っていれば、すぐにピン！とくるものです。

件名：今日中にアンケートにご回答ください
件名：昨日までの勤務データを入力してください
件名：帰りにパンを買って来てね！

最後のは家族の中でよくあるやり取りの件名ではないでしょうか。仕事のメールに関わらず、家族間でのLINEやメールでも、最初の件名もしくはひと言目に「して欲しいこと」を入れるのがオススメです。用件ファーストです。日本人は結論から言うのをためらってしまう人が多いようですが、やって欲しいのならば、その用件からズバッと伝えるの吉なのです。

3.「自分ごと」だと思わせる言葉を入れる

1と2を広く括るとこの「自分ごと」だと思わせることになります。ただ、不特定多数の人に送るものだったり、具体的になにかしてほしいというより、メールの本文自体を見て欲しいときは、名前や用件以外に「自分ごと」だと思わせる内容を入れることを意識してみてください。

件名：部下とのコミュニケーションがうまくいっていないあなたへ
件名：母の日には何贈る？オススメのお手軽プレゼント特集
件名：子どもが5歳になったら教えるべき3つの言葉

事例を見てもわかるように、これは企業のキャンペーンメールや、コンテンツマーケティングなどによく使われる手法です。普段何気なく思っていることが件名にパッと現れると、ドキッとして少なくとも立ち止まってしまうでしょう。本当に知りたいと思えば、本文も一応読んでくれるはずです。

あまりやってはいけないこと

上記以外にもさまざまな「目を引く」工夫はありますが、あまりやりすぎると、逆に「またこいつか」と警戒もしくは慣れてしまう恐れもあり、諸刃の剣とも言えます。

特に、下記のように【重要】【要返信】【緊急】といったものは、本当にそれを使うべき時を選んで使うようにしたいですね。

件名：【重要】アンケートにご回答ください
件名：【要返信】スケジュールの調整のお願い
件名：【緊急】明日までにご確認ください

以上、未読スルーを９割減らすための件名の工夫についてみて来ました。ちょっとだけ相手の気持ちや、心の状態をイメージすることで、きちんとメールなどを読んでもらうことができます。「なんでメール開かないんだ！」「もう３時間も送信してから経っているのに！」と怒る前に、まずは自分の件名からぜひ見直してみてくださいね。

それでは、また。