スプシ｜Excelをスプシに変えたら生産性爆上がり。５つの観点でご紹介します。

2022年1月25日 00:07

Googleアカウントがあれば無料でも使えるスプレッドシート。ちょっと使えるようになると、営業の現場ではこちらを使うべきだと感じるポイントが多々あります。

大きいポイントとしては、GoogleスプレッドシートはWeb上で開くものであること、そしてGoogleの提供するグループウェアの一員だ、ということが差を生み出しています。

０１｜メンバー全員が同時に編集できる

いまだにExcelを共有して使ったり、前の人が閉じるまで順番待ちしたりしていませんか？

挙げ句の果てには、開いたまま外出してしまい、「早く帰ってこい！」となることも（笑）

Googleスプレッドシートでは、メンバー全員が同時に編集できます。しかも、いま誰が編集しているかひと目で分かります。

案件表を管理する立場なら、この効果がよくお分かりいただけると思います。

一昨年からの実績どうだったっけ？訪問前に、はたと気になる細かい数字。

ローカルに置いてあるExcelファイルを外出先で開くのは至難の技でしょう。いちいち営業所に電話して「ちょっと調べてもらっていい？」なんて、人の時間を奪うのはやめましょう。

Googleスプレッドシートなら、外出先からスマホで閲覧できます。

Excelで日報を作成していると、どんどんファイルが重くなり、開いたり集計したりがおっくうになることも。そこでCRM（顧客関係管理）ツールの導入を検討する企業も多いはず。

しかし、CRMツールは細かい点が融通きかず、現場としては「こんなことならExcelの方が良かったなぁ」と思うことも。

Googleスプレッドシートで日報管理すれば、Googleフォームで入力した内容を、Gmailで共有、カレンダーにタスク登録、蓄積した日報を一覧表示、ということまでが自動化出来ますし、集計や抽出も軽くこなせます（関数の使い方次第ですが）。

Excelのいいところは残しつつ、グループウェアらしい連携がしっかりと構築できる、ということです。

メンバーに入力させる箇所や、活動上のタスクをメンバーに指示するとき、あいまいな指示になってしまうことはありませんか？

Googleスプレッドシートのコメント機能を使うと、スプレッドシート上からダイレクトにメンバーにタスクを割当て、通知、管理をすることができます。

また、ちょこっとコードが書ければ、Slackに投稿したりChatworkのタスクに登録することも可能です。

作業しながら、地図を開いたりカレンダーを開いたりしたいもの。

Googleスプレッドシートなら、右のサイドバーからマップやカレンダーなど様々なアプリをサイドバー内で開くことができます。

別のファイルに移動すると、集中が途切れますからね。

ある意味最大のメリットかもしれませんが、Googleスプレッドシートでは、ファイルが壊れることがありません！（ほぼ）。作業中にPC落ちて、などExcelだとほん怖な状況にはならず、普通に他人のPCからログインすれば、元の元気なシートが登場しますよ。

セキュリティが気になる、という方。無料版ではなく、有料版のGoogle Workspaceを使えば、堅牢なGoogleのセキュリティが守ってくれますよ。

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