見出し画像

相手視点でビジネスメールを書くための、ロジカルシンキング入門

相手に読んでもらえるメールの書き方をご紹介します。

メールを書くときのポイント (3つ) 

毎日のやりとりに使うメールは、書き方次第でうまくコミュニケーションが取れます。工夫すれば、自分のロジカルシンキングを鍛える機会にもなります。

大事なのは、受け手である相手の立場で考えることです。置かれている状況や、背景や知識などの情報レベルはどの程度かです。

相手視点でメールを書くためのポイント
・メールを出す目的を明確にする
・メール内容をピラミッドにする
・相手視点で件名を書く

以下、それぞれについてご説明します。

[ポイント 1] メールを出す目的を明確にする

そもそもなぜメールを出すのかという目的を明確にします。

メールを出す目的
・単に報告等の情報共有だけのため
・わからないことを質問したり相談したい
・何かを依頼するため

目的には、期待する相手 (読み手) の反応も含まれます。

読み手に期待するアクション
・読むだけでよい
・返答が欲しい
・依頼したアクションを起こしてほしい

[ポイント 2] メール内容をピラミッドにする

内容の構成として、一番上に最も伝えたいキーとなるメッセージ、次に根拠や、依頼したいことの具体的な内容が続きます。キーメッセージはメールの目的を一言で表したものです。

依頼など相手のアクションを想定する場合は、期限もはっきりと書きます。

[ポイント 3] 相手視点で件名を書く

メールの受け手にとっては、受信したら一番始めに目にするのは送信者と件名です。自分が書くのに時間を使った本文ではありません。

読み手は、誰から来たメールかと件名から、読むべきかどうか、読む場合は今すぐか後でいいのかを判断します。

メールの件名は、ピラミッドの一番上にあるキーメッセージを要約した内容であるべきです。相手に何をしてほしいか、共有なのか、依頼なのか、相談なのかがわかることが読み手に親切です。

論理的かどうかは読み手が決める

論理的かどうかは、それを受け取る側が判断するものです。

いくら自分が論理的だと思っていても、相手がそう思わなければ論理的ではありません。相手にとっては「本当にそうなのか?」「本当にそれだけなのか?」と思われれば、論理的ではないのです。

背景や前提知識が共有できていない相手には、詳細なロジックが必要になります。同じことを説明しても、前提や知識レベルが同じであれば、粗い論理でも伝わることもあります。

論理的かどうかを判断するのがあくまで受け手にあります。意識するだけでも違ってきます。

最後に (メールの処理方法) 

今回の内容に関連して、以前のノートのご紹介です。

メールをどう効率的に処理するかについて、おすすめの方法を書きました。よろしければ、こちらもぜひご覧ください。


この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
読んでいただき、ありがとうございます!
36
ビジネスノートを毎日更新。コンセプトは 「ビジネスセンスを磨くノート」 。ベンチャーから一部上場企業、個人経営の経営・事業戦略の立案と実行に従事。Google APAC マーケティング部門シニアマネージャーを経て独立。戦略性/学習欲/達成欲/未来志向/最上志向。

こちらでもピックアップされています

汎用ビジネススキル / 働き方
汎用ビジネススキル / 働き方
  • 59本

note で公開した記事から、汎用的なビジネススキルや働き方について書いた記事を厳選したマガジンです。

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。