相手視点でビジネスメールを書くための、ロジカルシンキング入門

相手に読んでもらえるメールの書き方をご紹介します。

メールを書くときのポイント (3つ) 

毎日のやりとりに使うメールは、書き方次第でうまくコミュニケーションが取れます。工夫すれば、自分のロジカルシンキングを鍛える機会にもなります。

大事なのは、受け手である相手の立場で考えることです。置かれている状況や、背景や知識などの情報レベルはどの程度かです。

相手視点でメールを書くためのポイント
・メールを出す目的を明確にする
・メール内容をピラミッドにする
・相手視点で件名を書く

以下、それぞれについてご説明します。

[ポイント 1] メールを出す目的を明確にする

そもそもなぜメールを出すのかという目的を明確にします。

メールを出す目的
・単に報告等の情報共有だけのため
・わからないことを質問したり相談したい
・何かを依頼するため

目的には、期待する相手 (読み手) の反応も含まれます。

読み手に期待するアクション
・読むだけでよい
・返答が欲しい
・依頼したアクションを起こしてほしい

[ポイント 2] メール内容をピラミッドにする

内容の構成として、一番上に最も伝えたいキーとなるメッセージ、次に根拠や、依頼したいことの具体的な内容が続きます。キーメッセージはメールの目的を一言で表したものです。

依頼など相手のアクションを想定する場合は、期限もはっきりと書きます。

[ポイント 3] 相手視点で件名を書く

メールの受け手にとっては、受信したら一番始めに目にするのは送信者と件名です。自分が書くのに時間を使った本文ではありません。

読み手は、誰から来たメールかと件名から、読むべきかどうか、読む場合は今すぐか後でいいのかを判断します。

メールの件名は、ピラミッドの一番上にあるキーメッセージを要約した内容であるべきです。相手に何をしてほしいか、共有なのか、依頼なのか、相談なのかがわかることが読み手に親切です。

論理的かどうかは読み手が決める

論理的かどうかは、それを受け取る側が判断するものです。

いくら自分が論理的だと思っていても、相手がそう思わなければ論理的ではありません。相手にとっては「本当にそうなのか？｣「本当にそれだけなのか？」と思われれば、論理的ではないのです。

背景や前提知識が共有できていない相手には、詳細なロジックが必要になります。同じことを説明しても、前提や知識レベルが同じであれば、粗い論理でも伝わることもあります。

論理的かどうかを判断するのがあくまで受け手にあります。意識するだけでも違ってきます。

最後に (メールの処理方法) 

今回の内容に関連して、以前のノートのご紹介です。

メールをどう効率的に処理するかについて、おすすめの方法を書きました。よろしければ、こちらもぜひご覧ください。