会議の生産性を高める5つのポイント。根底にある命への尊重

今回は、仕事での会議です。

この記事でわかること

・会社での会議に無駄が多いと感じる…
・せっかくの会議の時間をもっと有効に使いたい
・仕事の会議を生産的にする方法

こんな疑問に答える内容を書きました。

この記事で書いているのは、生産的な会議にする方法です。さらに、仕事で生産性を上げるとはどういうことかを考えます。

ぜひ記事を最後まで読んでいただき、仕事での参考にしてみてください。

会議の生産性を高めるポイント (5つ) 

いきなりですが、会議を生産的にするにはどうすればいいでしょうか？

私が会議の生産性を上げるために大切にしていることは、次の5つです。

会議の生産性を高めるポイント
・そもそも会議をやる必要があるかを確認する
・会議の準備
・会議の始め方
・会議中の議論の可視化･活性化から、合意形成
・会議の終わり方

以下、それぞれについての解説します。

[ポイント 1] そもそも会議をやる必要があるかを確認する

会議はアイデア出しや議論、意思決定の手段です。会議をあらためて設定しなくても目的が達成できるのであれば、会議は必ずしも必要ありません。

例えば、相手の席に直接行って話せば解決するようなケースです。会議をすると最低でも15分から30分は時間を使うので、席近くの立ち話で5分で済むようなものは、そもそも会議をやる必要はないのです。

[ポイント 2] 会議の準備

会議が必要という判断をすれば、会議をより良くするために準備が大事です。

会議の準備では、3つの P で整理すると良いです。

3つの P で整理する
・Purpose: 会議の背景と目的、ゴール設定 (こういう状態になれば会議の目的を達成できるという定義)
・People: 会議の参加者
・Process: 議題と論点、時間配分、どういう流れで会議を進めるか

遅くとも1日前には、事前に上記の連絡を会議参加者に連絡します。必要に応じて、あらかじめ資料を用意してもらうなどを依頼します。

会議は ｢準備が8割｣ です。

[ポイント 3] 会議の始め方

いきなり議題の各論から始めるのではなく、最初に会議の認識を参加者でそろえます。

具体的には、会議の準備で整理した Purpose (目的) と Process (プロセス) です。

会議の冒頭での認識合わせ
・目的: 会議の背景と目的、ゴール設定 (こういう状態になれば会議の目的を達成できるという定義)
・プロセス: 議題と論点、時間配分、どういう流れで会議を進めるか

特にゴール設定を共有し、どういう状態になれば会議を終了できるかの認識を合わせます。

なお、大きなプロジェクトなどのキックオフ会議の補足です。

複数部署に渡る参加メンバーがいて、お互いに顔を合わすのが初めての場合は、1人1分程度で自己紹介やプライベートの話題を話してもらうなどのチェックイン (アイスブレイク) をすると良いです。

[ポイント 4] 会議中の議論の可視化･活性化から、合意形成

会議での役割で自分がファシリテーションをする場合、会議中に私が大事にしているのは3つです。

会議中にやること
・話した内容をホワイトボードに書いていく議論の ｢可視化｣
・参加者に問いかけをし、視点･視野･視座を変えてもらい、発言を促す議論の ｢活性化｣
・会議の参加者が納得し腹落ちしている ｢合意形成 (会議の成果) ｣

可視化、活性化、合意形成の3つをいかに実現できるかです。

[ポイント 5] 会議の終わり方

会議をどう終わるかも重要です。

最低でも会議終了の5分前には、会議のクロージングを優先するようにします。

クロージングでは、以下の認識を参加者でそろえます。

会議のクロージング
・会議で決まったこと、結論を持ち越したこと
・持ち越しの論点は何をすれば決められるか
・アクションアイテム (何を･誰が･いつまでに) 

クロージングとは、会議の成果を確認する時間です。会議終了時刻まで議論を続けるよりも、決定事項やアクションアイテムの会議の成果は何かの確認を優先します。

根底にあるのは ｢時間の大切さ｣ 

ここまで、会議を生産的な場にするために、私が大事にしていることをご紹介しました。

会議の生産性を高めるポイント
・そもそも会議をやる必要があるかを確認する
・会議の準備
・会議の始め方
・会議中の議論の可視化･活性化から、合意形成
・会議の終わり方

この順番は、時系列で並んでいます。会議の前や始まりから、会議中、会議終了の順に沿ってです。

会議での5つの大事なことの根底にある考え方は、｢時間の大切さ｣ です。

会議に限らず、生産性を上げるとは自分や一緒に働く関係メンバーとの時間をいかに良くするか、意味のあるものにし質を上げるかです。誰もが平等に持ち、使えば決して取り戻せない時間を大切にします。

人生と命を大切に扱う

時間を大切にするとは、突き詰めれば自分の人生、自分の命を大切にするということです。

会議の文脈に戻すと、生産性の高い会議をするとは、自分や参加者である相手の時間 (人生･命) を尊重し、大切に扱うことです。そのために、先ほどの5つのことを時系列の並びで1つ1つ確認します。

まとめ

最後に、今回のまとめです。

会議の生産性を高めるポイント
・そもそも会議をやる必要があるかを確認する
・会議の準備
・会議の始め方
・会議中の議論の可視化･活性化から、合意形成
・会議の終わり方

5つの順番は時系列で並んでいる。つまり生産性を高めることの背景にあるのは ｢時間を大切にする｣ という考え方。

時間を大切にするとは、突き詰めれば自分の人生、自分の命を大切にするということ。会議に当てはめると、自分や参加者である相手の時間 (人生･命) を尊重し、大切に扱う。