07 重要性が緊急性をカバーする

こんにちは、今日は重要性についてシェアいたします。

突然のクレームや上司からの指摘など、なぜ起こるのか？

突然のクレームや上司からの指摘などは、多くの場合、ちょっとした不注意や確認漏れ、コミュニケーション不足が原因となっていることが多いものです。クレームや上司からの指摘も、前もって気をつけていればほとんどが防げたことかもしれません。

どれも準備と計画不足が原因ではないでしょうか。

この準備と計画を行うのが「第Ⅱ領域」と呼ばれるものです。

「第Ⅲ領域」や「第Ⅳ領域」の時間を削減し、「第Ⅱ領域」に集中することによって「第Ⅰ領域」の緊急な問題が起こるリスクを減らすことにつながります。

たとえば、1か月後にレポートの提出期限である場合、少しづつ進めていくのは「第Ⅱ領域」の活動ですが、なにもせず放っておいたせいで1週間前になってしまえば、自動的に緊急で重要「第Ⅰ領域」の活動に変わってしまいます。

もうおわかりだと思いますが、「第Ⅱ領域」と「第Ⅰ領域」はとても重要な関係性を持っています。

「第Ⅱ領域」に集中することで「第Ⅰ領域」の活動の質が変わります。
同じクレーム対応についても、対応に違いが生まれるのです。

問題が発生する前に防ぐ準備を行っていると、突然のクレームが０になることはありませんが、対応が早く的確になり、情報が整理されているため緊急事態に振り回されることはありません。

また、「第Ⅱ領域」が上手くまわることによって「第Ⅲ領域」（緊急ではあるが重要ではない）の活動も自然と減ることになります。

成果が出る人はこの「第Ⅱ領域」をとても大切にしています。
逆に成果が出ない人は1日のほとんどが「第Ⅰ領域」と「第Ⅲ領域」の活動で終わってしまいます。

特別なスキルや能力は必要ありません。

スケジュールの中に「第Ⅱ領域」の活動を組み入れるだけで活動全体のバランスが大きく変わり、本当に何が大切なのかが明確になります。

「第Ⅱ領域」の活動を一つでも始めてみませんか。

時間の使い方が変わるかもしれません。

最後まで読んでいただきありがとうございました。