業務の継続性

こんにちは、BYARDの武内です。

バスケットボールW杯の日本×フィンランド戦は凄かったですね。
DAZNでリアルタイム観戦していたのですが、第3Qが終わった段階では10点ビハインドで「あぁ今回は頑張ったけど、結局無理か〜」みたいな雰囲気でしたが、第4Qはオフェンス・ディフェンスともにすべてがどハマりして、まさかの大逆転勝利。

東京オリンピックからの短期間で、日本代表が全く別のチームになっていたことに本当に驚きました。日本代表・女子バスケットボールで銀メダルを取ったトム・ホーバスHCの手腕に素晴らしいの一言です。

さて、今回のnoteは業務の継続性の問題（担当者が代わっても業務を継続できるか）についてです。

1.業務の継続性の担保はマネジメントの責任

日本企業は「現場」が強いと言われることが多いですが、逆にマネジメントがあまり機能していないケースも少なくありません。

現場の方々のお話を聞く機会は多いのですが
　・自分にしかできない仕事があって休めない
　・有給休暇を取る予定だったが、仕事が終わらずに諦めた
みたいなお話しをされる方は、日本企業ではかなりいらっしゃいます。

もちろん、「有給休暇は権利だから」という主張のもと、仕事を放りだしてお休みされても困るのですが・・・

2019年4月から有給休暇の年5日取得が義務化され、企業には労働者がお休みを取れるような体制を整える責任が法的に定められました。企業によっては、マネージャーに対して自部門の有給取得率を数値目標として課しているなどのケースも増えています。

年5日の年次有給休暇の確実な取得

従業員側も1人の社会人として、お休みを取る際にはそれなりの準備や周囲への共有が必要であることは当然ですが、マネージャーには従業員がお休みをしたとしても業務が回るような体制を構築しておく責任があります。

有給休暇のようなあらかじめ予定されているお休みだけでなく、急に体調をくずしたり、お子さんの病気や事故などで突発的にお休みをせざるを得ないケースは発生します。

誰かがお休みをした際には、残りのメンバーで業務対応をしなければいけません。お休みをされる方にも一定レベルでの準備や業務の整理の責任はありますが、業務を継続させる最終責任はマネージャーにあります。

「今、業務が回っているから大丈夫」という視点ではなく、「お休みがあったとしても業務が回る体制が構築できているか」という観点で体制構築をする必要性があるのです。

「担当者しか業務の内容を把握していない」「何がどこまで進捗しているのかが分からない」、こういう状態を属人化といいますが、属人化を放置していてはいつまで経っても業務の継続性は担保できません。

「業務が回っていればいい」という風に考えていては、あらゆる業務がどんどん属人化していきます。担当者自身には、可視化したり共有したりするモチベーションがないからです。属人化を解消しておくことで、お休みが取りやすくなるなど、最終的には担当者自身にもメリットは大きいのですが、目の前の仕事に追われているときにそこまで考えることは難しいため、マネージャーが業務の継続性について考え、そのような体制が構築できるように考え、動く必要があるのです。

2.業務設計はBCPの一部である

東日本大震災の直後はメディアでしきりに「BCP（事業継続計画）」の必要性が叫ばれましたが、10年以上が経ち、最近ではBCPについての記事などを見かける機会はほとんどなくなりました。

1.1 BCP（事業継続計画）とは

コロナ禍において従業員が出社できないなどの状況はまさに業務の継続性に対する緊急事態だったわけですが、「喉元過ぎれば熱さを忘れる」という感じで、きちんとした業務の継続性に対する対策を講じることができた企業が多くはないようです。

業務設計という切り口で様々な企業と業務についてのお話しをさせていただくのですが、BCPどころか現状の業務プロセスもきちんと可視化できていない企業が非常に多いのが実状です。

私が考える業務設計とは
　・業務の設計図（地図）を作る
　・継続的に業務を改善していくための仕組みを作る
の2つの要素からできています。

「設計」という名前から前者だけをイメージしてしまう人も多いようですが、業務は常に変わりうるものであるという前提に立てば、今の業務の設計図を作るだけでは十分ではないため、継続的な改善は必要不可欠なのです。

ただし、継続的な改善のためにも、まずは設計図ありき。業務の設計図がきちんと作られていることは重要であり、逆に言えば、設計図がないからいつもドタバタしてしまうのです。

生産性の向上や効率性を追求することも大事ですが、労働人口が減少し、かつ、雇用の流動性が高まっている現代においては、業務の継続性の観点からも「業務の設計図をきちんと用意しておくこと」は重要なのです。

効率化のことを考えると、どうしても「今ある業務を自動化する」という方向に発想がいきがちですが、
　　・今の業務のやり方が最適なのか
　　・その業務を継続するべきか
といった観点での議論が抜けがちです。もし、その業務そのものをなくしてしまえるなら、それがどんな自動化よりも効率化に直結します。

そういう議論をするためにも業務の設計図は必要不可欠です。

また、デジタル化の大きなメリットとして「同じものを見て仕事ができる」ことがあるのですが、ドキュメントは頑張って作るのに、業務の設計図（業務のプロセス）を同じものを見て仕事をすることはほとんど出来ていません。（なお、フローチャートはアナログなツールなので、ここでいう業務の設計図にはなりません）

もう1つのデジタルのメリットに、「タイムリーに修正できる」があります。業務は常に変わりうるものですので、業務の設計図を1回作って終わりになることはありません。業務の設計図は簡単にいつでも見直せることが大事なのです。

BCP、というとかなり大げさですが、常に最新の業務の設計図がある、というだけで、担当者が急にお休みするなどの事態の大半はカバーできます。

BYARDの導入でも、担当者の方の育児休暇、退職などをで業務の継続性を担保するために検討を始めるケースは多くあります。

契約や入社などの手続きは会社を運営している限りは何十回、何百回と繰り返し発生します。「今、回っているからいい」という観点ではなく、担当者がお休みしても、担当者が変わっても、業務が継続できるようにしておくにはどうすればいいか、という視座で社内の業務を整理してみることも必要なのです。

BYARDのご紹介

BYARDはツールを提供するだけでなく、初期の業務設計コンサルティングをしっかり伴走させていただきますので、自社の業務プロセスが確実に可視化され、業務改善をするための土台を早期に整えることができます。
BYARDはマニュアルやフロー図を作るのではなく、「業務を可視化し、業務設計ができる状態を維持する」という価値を提供するツールです。この辺りに課題を抱える皆様、ぜひお気軽にご連絡ください。

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